Kassa module
De kassa module stelt ondernemingen in staat om op een eenvoudige manier ook cash/bancontact/creditcard transacties te verwerken.
De module kan op zichzelf gebruikt worden, maar de grootste meerwaarde zit in de koppeling met Exact Online.
Om gebruik te maken van de kassa-module moeten volgende zaken geactiveerd zijn:
Gebruikersrol: op de gebruikersrol moet de module 'kassa' geactiveerd zijn.
Instelling 'kassa functionaliteiten inschakelen' moet geactiveerd zijn. Dit doe je via instellingen > kassa > instellingen.
Van zodra je bovenstaande instellingen geactiveerd hebt, zal er in de linker kolom een 'kassa' module toegevoegd worden. Daarnaast krijg je op het order en de factuur een venster 'kasbewegingen'.
Om gebruik te maken van de kassa functionaliteiten, moet je een kassa aanmaken. Dit doe je via instellingen > algemeen > kassa of instellingen > kassa > stamgegevens > kassa.
Bij het aanmaken van een kassa zijn onderstaande velden van belang.
De instellingen met betrekking tot de grootboekrekeningen waarop geboekt moeten worden, doe je via instellingen > integraties > Exact Online.
Volgende grootboekrekeningen worden gebruikt:
Cash transacties: worden geboekt op 'grootboekrekening klanten'
Bancontact/creditcard transacties: worden geboekt op 'grootboekrekening klanten' met een tegenboeking op 'grootboekrekening betaaldienst'
Betalingsverschillen: worden geboekt op de grootboekrekeningen voor positieve en negatieve betalingsverschillen
Er zijn 5 types van kassa bewegingen die geregistreerd kunnen worden:
Interne overboeking
Kasverschil
Cash
Bancontact
Creditcard
De interne overboeking en kasverschil wordt geboekt via het overzicht van de kassa module.
Cash/Bancontact/Creditcard boekingen gebeuren op het order of de factuur.
Daar heb je een venster 'kasbewegingen'. Op dit venster kan je op 'toevoegen' klikken om een kasbeweging te registreren. Er wordt automatisch rekening gehouden met het bedrag van het order/de factuur om de betaling te registreren.
Bij het registreren van een cash betaling wordt er rekening gehouden met de afronding van 5 cent. Er wordt steeds afgerond en het verschil wordt geregistreerd als een kasverschil.
Als je een kasbeweging registreert op een order en daarna zet je het order om naar een factuur, wordt de kasbeweging verplaatst naar de factuur.
In het overzicht van de module kassa kan je een afsluiting van de kassa doen voor een specifieke dag. Je klikt hiervoor op het sleutel icoontje.
Volgende acties kunnen uitgevoerd worden op de kassa-afsluit:
Versturen naar boekhouder: je geeft de afsluit door aan Exact Online
PDF: je neemt een Z-rapport van de kassa afsluit
Vanuit het overzicht van de kassa module is het tevens mogelijk om een historiek van kassa afsluitingen te raadplegen (uurwerk icoontje) of een proforma Z-rapport te genereren (PDF icoontje).
Zoals hierboven vermeld is het gebruik van de kassa functionaliteiten zeer nuttig in combinatie met de integratie met Exact Online.
Na het maken van een kassa-afsluit, kan je deze doorsturen naar Exact Online.
Na het doorsturen vanuit Robaws naar Exact Online, kan je deze in Exact terugvinden via boekhouding > bank & kas > kasboekingen > overzicht.
Daar kan je de te verwerken en verwerkte boekingen terugvinden.
Je kan op deze boekingen doorklikken om meer details te zien.
De module kan op zichzelf gebruikt worden, maar de grootste meerwaarde zit in de koppeling met Exact Online.
Instellingen
Om gebruik te maken van de kassa-module moeten volgende zaken geactiveerd zijn:
Gebruikersrol: op de gebruikersrol moet de module 'kassa' geactiveerd zijn.
Instelling 'kassa functionaliteiten inschakelen' moet geactiveerd zijn. Dit doe je via instellingen > kassa > instellingen.
Van zodra je bovenstaande instellingen geactiveerd hebt, zal er in de linker kolom een 'kassa' module toegevoegd worden. Daarnaast krijg je op het order en de factuur een venster 'kasbewegingen'.
Kassa aanmaken
Om gebruik te maken van de kassa functionaliteiten, moet je een kassa aanmaken. Dit doe je via instellingen > algemeen > kassa of instellingen > kassa > stamgegevens > kassa.
Bij het aanmaken van een kassa zijn onderstaande velden van belang.
| Instelling | Uitleg |
|---|---|
| Naam | De naam van de kassa |
| Dagboek | Het dagboek waarop de cash betalingen geboekt worden. Dit is van belang bij de koppeling met Exact Online. |
| Dagboek diversen | Het dagboek waarop de bancontact/creditcard betalingen geboekt worden. Dit is van belang bij de koppeling met Exact Online. |
| Beginsaldo | Het beginsaldo van de kassa. Indien het beginsaldo niet overeen komt met het eindsaldo van het kasdagboek in Exact Online, zal het versturen mislukken. |
De instellingen met betrekking tot de grootboekrekeningen waarop geboekt moeten worden, doe je via instellingen > integraties > Exact Online.
Volgende grootboekrekeningen worden gebruikt:
Cash transacties: worden geboekt op 'grootboekrekening klanten'
Bancontact/creditcard transacties: worden geboekt op 'grootboekrekening klanten' met een tegenboeking op 'grootboekrekening betaaldienst'
Betalingsverschillen: worden geboekt op de grootboekrekeningen voor positieve en negatieve betalingsverschillen
Kasbewegingen registreren
Er zijn 5 types van kassa bewegingen die geregistreerd kunnen worden:
Interne overboeking
Kasverschil
Cash
Bancontact
Creditcard
De interne overboeking en kasverschil wordt geboekt via het overzicht van de kassa module.
Cash/Bancontact/Creditcard boekingen gebeuren op het order of de factuur.
Daar heb je een venster 'kasbewegingen'. Op dit venster kan je op 'toevoegen' klikken om een kasbeweging te registreren. Er wordt automatisch rekening gehouden met het bedrag van het order/de factuur om de betaling te registreren.
Bij het registreren van een cash betaling wordt er rekening gehouden met de afronding van 5 cent. Er wordt steeds afgerond en het verschil wordt geregistreerd als een kasverschil.
Als je een kasbeweging registreert op een order en daarna zet je het order om naar een factuur, wordt de kasbeweging verplaatst naar de factuur.
Kassa afsluiten
In het overzicht van de module kassa kan je een afsluiting van de kassa doen voor een specifieke dag. Je klikt hiervoor op het sleutel icoontje.
Volgende acties kunnen uitgevoerd worden op de kassa-afsluit:
Versturen naar boekhouder: je geeft de afsluit door aan Exact Online
PDF: je neemt een Z-rapport van de kassa afsluit
Vanuit het overzicht van de kassa module is het tevens mogelijk om een historiek van kassa afsluitingen te raadplegen (uurwerk icoontje) of een proforma Z-rapport te genereren (PDF icoontje).
Koppeling Exact Online
Zoals hierboven vermeld is het gebruik van de kassa functionaliteiten zeer nuttig in combinatie met de integratie met Exact Online.
Na het maken van een kassa-afsluit, kan je deze doorsturen naar Exact Online.
Na het doorsturen vanuit Robaws naar Exact Online, kan je deze in Exact terugvinden via boekhouding > bank & kas > kasboekingen > overzicht.
Daar kan je de te verwerken en verwerkte boekingen terugvinden.
Je kan op deze boekingen doorklikken om meer details te zien.
Bijgewerkt op: 27/03/2025
Dankuwel!