Hoe werkt de koppeling met Peppol?

Peppol is een manier om op een elektronische manier facturen te versturen en ontvangen. Vanaf 1 januari 2026 is het een wettelijke verplichting in België om facturen tussen BTW-plichtigen te verzenden via e-facturatie/Peppol. Robaws is erkend Access Point voor zowel uitgaande als inkomende facturen.

Navigeer snel naar:

• Peppol activeren
• Facturen versturen naar de klant via Peppol
• Aankoopfacturen ontvangen van de leverancier via Peppol
• Interessante mogelijkheden om een beter overzicht te bewaren

Peppol activeren

Om met Peppol aan de slag te gaan, moet je je bedrijf eenmalig aanmelden via het Access Point van Robaws. Hiervoor doorloop je een aantal eenvoudige stappen, die amper een paar minuten in beslag nemen. Momenteel is dit mogelijk in Robaws voor alle bedrijven met een BE of NL BTW-nummer.

voor verkoopfacturen

1. Ga naar instellingen > algemeen > bedrijf en open het bedrijf dat je wenst aan te melden. (Heb je meerdere 'bedrijven' met verschillende BTW-nummers? Activeer Peppol dan voor elk bedrijf apart.)
2. In het kader 'Peppol' klik je op de knop 'activeer'.
3. In het dialoog venster vul je alle informatie in die nodig is om de aanmelding te voltooien.
4. Klik op 'aanvraag versturen'.

Van zodra wij de aanmelding goedkeuren, verschijnt er in het groen 'Bedrijf is geverifieerd voor Peppol'. Vanaf dat moment ben je geregistreerd om verkoopfacturen te versturen via Peppol.

voor aankoopfacturen

Dit is pas mogelijk nadat Peppol geactiveerd werd voor verkoopfacturen.

1. Ga naar instellingen > algemeen > bedrijf en open het bedrijf dat je wenst aan te melden. (Heb je meerdere 'bedrijven' met verschillende BTW-nummers? Activeer Peppol dan voor elk bedrijf apart.)
2. In het kader 'Peppol' klik je op de knop 'Peppol-inbox activeren'
3. Er wordt een automatisch controle uitgevoerd om te zien of dit bedrijf niet bij een ander Access Point is aangemeld. Het is namelijk niet mogelijk om aankoopfacturen in meerdere softwarepakketten te laten binnenkomen via Peppol. Als je op dit moment via een andere instantie (vb je boekhoudpakket) verbonden bent om aankoopfacturen te ontvangen via Peppol, zal je daar eerst moeten afmelden alvorens bij Robaws te kunnen koppelen

Van zodra de controle positief is, verschijnt er in het groen 'Ontvangen actief'. Je vindt hier ook je ID's terug waarmee je gevonden kan worden in Peppol. Vanaf dat moment zullen de aankoopfacturen die via Peppol naar jouw bedrijf worden gestuurd, automatisch in Robaws binnenkomen.

Factuur versturen via Peppol

Om een factuur te versturen via Peppol, is het belangrijk dat de klant gevonden kan worden via Peppol.

In de klantenfiche heb je een veld 'Bereikbaar via Peppol' die aangeeft als dit bedrijf al aangemeld is bij Peppol.

Wij zoeken dit automatisch op op basis van volgende velden. Als één van deze velden gevonden kan worden, dan zal het mogelijk zijn om via Peppol te versturen.

• BTW-nummer
• KVK-nummer
• KBO-nummer
• Global Location Number (GLN)

Factuur versturen vanuit overzicht van facturen

Om vanuit het overzicht van de facturen een factuur te versturen via Peppol doorloop je volgende stappen:

1. Selecteer in het overzicht de facturen die je wenst te versturen (tip: maak hiervoor een apart overzicht aan)
2. Klik op het 'wereldbol' icoontje om de facturen te versturen.
3. Kies welke PDF-template je naar de klant wenst te sturen.
4. Indien je 1 factuur selecteerde, is het mogelijk om een extra bestand toe te voegen die je wenst mee te sturen.

Factuur versturen vanuit de factuur

Bij het aanmaken van een factuur voor een klant die bereikbaar is via Peppol, krijg je in de factuur het wereldbol icoontje te zien om deze factuur via Peppol te versturen. Je doorloopt hiervoor volgende stappen:

1. Klik op het 'wereldbol' icoontje om de factuur te versturen.
2. Kies welke PDF-template je naar de klant wenst te sturen.
3. Je krijgt een pop-up waar je extra bestanden kan selecteren indien gewenst.

Wanneer een factuur succesvol verzonden wordt, zal er een vinkje verschijnen bij de wereldbol in de factuur. Indien er een factuur niet verstuurd werd, krijg je hiervan een notificatie met een foutmelding.

Extra bestanden meesturen met factuur

Het is mogelijk om nog extra bestanden mee te sturen met de factuur richting de klant (bv. werkbonnen van een factuur meesturen).

Dit doe je in het pop-up venster die weergegeven wordt indien je vanuit de factuur of het overzicht (bij 1 geselecteerde factuur) verstuurt.

Om dit te doen slagen, zijn er wel 2 voorwaarden:

• De totale grootte van de UBL mag maximaal 100MB bedragen.
• De soorten bijlages zijn beperkt tot: PDF, CSV, PNG, JPEG, XLSX en ODS. Dit is bepaald door de Peppol Bis Billing standaard.

Feedback op verzonden factuur

Robaws verwerkt de Peppol feedback berichten, op voorwaarde dat de ontvanger die verzendt. De feedback wordt opgeslagen in een kolom 'Peppol antwoord'. Deze kolom kan je toevoegen aan het overzichtsscherm van de module 'facturen'.

De mogelijke waarden zijn: Bericht geaccepteerd, Bericht ontvangen, Bericht geweigerd, Factuur geaccepteerd, Factuur ontvangen, Factuur voorwaardelijk geaccepteerd, Factuur in behandeling, Factuur betaald, Factuur geweigerd, Factuur in onderzoek.

Aankoopfacturen ontvangen via Peppol

Om facturen via Peppol te kunnen ontvangen, moet de Peppol-inbox actief staan. Van zodra deze actief staat, zal je facturen kunnen ontvangen via Peppol. (tip: maak een overzicht van alle nieuwe Peppol facturen OF krijg een melding als er een nieuwe factuur binnenkomt via Peppol)

Bij het inlezen van een aankoopfactuur via Peppol worden alle lijnen overgenomen in de aankoopfactuur. Het totaal bedrag die we binnengekregen hebben via Peppol, zal toegevoegd worden in het veld 'Totaal Incl. BTW'.

Wat indien er een fout staat in het totaal bedrag van de factuur?

Het veld 'Totaal Incl. BTW' zal voor aankoopfacturen die binnenkomen via Peppol aanpasbaar zijn.

Indien het bedrag die binnenkomt via Peppol niet overeenkomt met het bedrag die wij calculeren achterliggend, zal er een rood venster rond het bedrag zichtbaar zijn.

Het zal in dat geval niet mogelijk zijn om de factuur te versturen naar de boekhouder.

Om dit recht te zetten zijn er 2 mogelijkheden:

1. Je past de prijzen op de lijnen aan of voegt extra lijnen toe zodat het totaal van Peppol correct is.
2. Je past het totaal van Peppol aan naar het totaal die wij calculeren. (Dit kan je door doen gebruik te maken van de 2 pijltjes)

Interessante mogelijkheden - automatiseringen

• Overzicht maken met alle verkoopfacturen die via Peppol verstuurd kunnen worden
• Overzicht met de status van een verzonden verkoopfactuur via Peppol raadplegen
• Automatisch de verkoopfactuur via Peppol versturen naar de klant bij het versturen naar de boekhouder

• Overzicht maken met enkel de aankoopfacturen die je ontvangen hebt via Peppol
• Notificatie ontvangen bij het ontvangen van een aankoopfactuur via Peppol

Bijgewerkt op: 24/09/2025