Hoe werkt de koppeling met Peppol?
Peppol is een manier om op een elektronische manier facturen te versturen en ontvangen.
In Robaws heb je volgende mogelijkheden met Peppol:
Facturen versturen naar de klant via Peppol
Aankoopfacturen ontvangen van de leverancier via Peppol
Als je op dit moment via een andere instantie verbonden bent om facturen te ontvangen via Peppol, zal je daar eerst moeten afmelden alvorens bij Robaws te kunnen koppelen.
Om met Peppol te kunnen werken, moet je je bedrijf aanmelden via ons Access Point.
Om je bedrijf te koppelen aan ons Access Point doorloop je volgende stappen:
Ga naar instellingen > algemeen > bedrijf en open het bedrijf die je wenst aan te melden.
In het kader 'Peppol' klik je op de knop 'activeer'.
In het dialoog venster vul je alle informatie in die nodig is om de aanmelding te voltooien.
Klik op 'aanvraag versturen'.
Van zodra wij de aanmelding goedkeuren, zal je in het kader 'Peppol' op het bedrijf in het groen staan 'bedrijf is geverifieerd voor Peppol'.
Vanaf dat moment ben je geregistreerd om facturen te versturen via Peppol.
Om ook via Peppol te kunnen ontvangen, zal je ook de Peppol-inbox moeten activeren. Dit doe je door te klikken op 'Peppol-inbox activeren' en de bijpassende dagboeken in te geven waarop de aankoopfacturen voor dat bedrijf moeten toekomen.
In het kader 'Peppol' op bedrijf kan je ook je ID's terugvinden waarmee je gevonden kan worden in Peppol.
Om een factuur te versturen via Peppol, is het belangrijk dat de klant gevonden kan worden via Peppol.
In de klantenfiche heb je een veld 'Bereikbaar via Peppol' die aangeeft als er een mogelijkheid is om de factuur via Peppol te versturen.
Wij zoeken dit automatisch op op basis van volgende velden. Als één van deze velden gevonden kan worden, dan zal het mogelijk zijn om via Peppol te versturen.
BTW-nummer
KVK-nummer
KBO-nummer
Global Location Number (GLN)
Om vanuit het overzicht van de facturen een factuur te versturen via Peppol doorloop je volgende stappen:
Selecteer in het overzicht de facturen die je wenst te versturen.
Klik op het 'wereldbol' icoontje om de facturen te versturen.
Er opent een dialoog waar je per factuur kan zien welke acties gedaan werden.
Bij het aanmaken van een factuur voor een klant, zal het 'wereldbol' icoontje bovenaan groen kleuren indien deze klant via Peppol kan ontvangen.
Om de factuur te versturen via Peppol, zal je op dit icoontje moeten klikken.
Er komt rechts bovenaan een pop-up venster met de melding 'In wachtrij geplaatst voor verzending via Peppol.'
Wanneer een factuur succesvol verzonden wordt, zal er een vinkje verschijnen bij de wereldbol in de factuur. Indien er een factuur niet verstuurd werd, krijg je hiervan een notificatie met een foutmelding.
Om facturen via Peppol te kunnen ontvangen, moet de Peppol-inbox actief staan.
Van zodra deze actief staat, zal je facturen kunnen ontvangen via Peppol.
Bij het inlezen van een aankoopfactuur via Peppol worden alle lijnen overgenomen in de aankoopfactuur. Het totaal bedrag die we binnengekregen hebben via Peppol, zal toegevoegd worden in het veld 'Totaal Incl. BTW'.
Het veld 'Totaal Incl. BTW' zal voor aankoopfacturen die binnenkomen via Peppol aanpasbaar zijn.
Indien het bedrag die binnenkomt via Peppol niet overeenkomt met het bedrag die wij calculeren achterliggend, zal er een rood venster rond het bedrag zichtbaar zijn.
Het zal in dat geval niet mogelijk zijn om de factuur te versturen naar de boekhouder.
Om dit recht te zetten zijn er 2 mogelijkheden:
Je past de prijzen op de lijnen aan of voegt extra lijnen toe zodat het totaal van Peppol correct is.
Je past het totaal van Peppol aan naar het totaal die wij calculeren. (Dit kan je door doen gebruik te maken van de 2 pijltjes)
Overzicht maken met enkel aankoopfacturen die je ontvangen hebt via Peppol
Overzicht maken met facturen die via Peppol verstuurd kunnen worden
Notificatie ontvangen bij het ontvangen van een factuur via Peppol
Automatisch de factuur via Peppol versturen bij het versturen van de factuur naar boekhouder
In Robaws heb je volgende mogelijkheden met Peppol:
Facturen versturen naar de klant via Peppol
Aankoopfacturen ontvangen van de leverancier via Peppol
Als je op dit moment via een andere instantie verbonden bent om facturen te ontvangen via Peppol, zal je daar eerst moeten afmelden alvorens bij Robaws te kunnen koppelen.
Peppol activeren
Om met Peppol te kunnen werken, moet je je bedrijf aanmelden via ons Access Point.
Om je bedrijf te koppelen aan ons Access Point doorloop je volgende stappen:
Ga naar instellingen > algemeen > bedrijf en open het bedrijf die je wenst aan te melden.
In het kader 'Peppol' klik je op de knop 'activeer'.
In het dialoog venster vul je alle informatie in die nodig is om de aanmelding te voltooien.
Klik op 'aanvraag versturen'.
Van zodra wij de aanmelding goedkeuren, zal je in het kader 'Peppol' op het bedrijf in het groen staan 'bedrijf is geverifieerd voor Peppol'.
Vanaf dat moment ben je geregistreerd om facturen te versturen via Peppol.
Om ook via Peppol te kunnen ontvangen, zal je ook de Peppol-inbox moeten activeren. Dit doe je door te klikken op 'Peppol-inbox activeren' en de bijpassende dagboeken in te geven waarop de aankoopfacturen voor dat bedrijf moeten toekomen.
In het kader 'Peppol' op bedrijf kan je ook je ID's terugvinden waarmee je gevonden kan worden in Peppol.
| Peppol niet actief | Peppol enkel actief voor versturen | Peppol actief voor versturen en ontvangen |
|---|---|---|
 |  |  |
Factuur versturen via Peppol
Om een factuur te versturen via Peppol, is het belangrijk dat de klant gevonden kan worden via Peppol.
In de klantenfiche heb je een veld 'Bereikbaar via Peppol' die aangeeft als er een mogelijkheid is om de factuur via Peppol te versturen.
Wij zoeken dit automatisch op op basis van volgende velden. Als één van deze velden gevonden kan worden, dan zal het mogelijk zijn om via Peppol te versturen.
BTW-nummer
KVK-nummer
KBO-nummer
Global Location Number (GLN)
Factuur versturen vanuit overzicht van facturen
Om vanuit het overzicht van de facturen een factuur te versturen via Peppol doorloop je volgende stappen:
Selecteer in het overzicht de facturen die je wenst te versturen.
Klik op het 'wereldbol' icoontje om de facturen te versturen.
Er opent een dialoog waar je per factuur kan zien welke acties gedaan werden.
Factuur versturen vanuit de factuur
Bij het aanmaken van een factuur voor een klant, zal het 'wereldbol' icoontje bovenaan groen kleuren indien deze klant via Peppol kan ontvangen.
Om de factuur te versturen via Peppol, zal je op dit icoontje moeten klikken.
Er komt rechts bovenaan een pop-up venster met de melding 'In wachtrij geplaatst voor verzending via Peppol.'
Wanneer een factuur succesvol verzonden wordt, zal er een vinkje verschijnen bij de wereldbol in de factuur. Indien er een factuur niet verstuurd werd, krijg je hiervan een notificatie met een foutmelding.
Aankoopfacturen ontvangen via Peppol
Om facturen via Peppol te kunnen ontvangen, moet de Peppol-inbox actief staan.
Van zodra deze actief staat, zal je facturen kunnen ontvangen via Peppol.
Bij het inlezen van een aankoopfactuur via Peppol worden alle lijnen overgenomen in de aankoopfactuur. Het totaal bedrag die we binnengekregen hebben via Peppol, zal toegevoegd worden in het veld 'Totaal Incl. BTW'.
Fout in het totaal bedrag van de factuur
Het veld 'Totaal Incl. BTW' zal voor aankoopfacturen die binnenkomen via Peppol aanpasbaar zijn.
Indien het bedrag die binnenkomt via Peppol niet overeenkomt met het bedrag die wij calculeren achterliggend, zal er een rood venster rond het bedrag zichtbaar zijn.
Het zal in dat geval niet mogelijk zijn om de factuur te versturen naar de boekhouder.
Om dit recht te zetten zijn er 2 mogelijkheden:
Je past de prijzen op de lijnen aan of voegt extra lijnen toe zodat het totaal van Peppol correct is.
Je past het totaal van Peppol aan naar het totaal die wij calculeren. (Dit kan je door doen gebruik te maken van de 2 pijltjes)
Interessante mogelijkheden - automatiseringen
Overzicht maken met enkel aankoopfacturen die je ontvangen hebt via Peppol
Overzicht maken met facturen die via Peppol verstuurd kunnen worden
Notificatie ontvangen bij het ontvangen van een factuur via Peppol
Automatisch de factuur via Peppol versturen bij het versturen van de factuur naar boekhouder
Bijgewerkt op: 14/03/2025
Dankuwel!