Hoe verstuur ik mails vanuit Robaws?

Offertes versturen, facturen versturen, bestellingen plaatsen bij een leverancier,... Het kan allemaal rechtstreeks vanuit Robaws!
Door gebruik te maken van de mogelijkheid om een e-mailaccount te koppelen aan jouw Robaws omgeving, kan je de mails vanuit jouw profiel versturen.

Om de mail te versturen, maken wij gebruik van de e-mailserver waarmee jij in je bedrijf werkt. Werk je bijvoorbeeld met een Google-account, dan gaan we de mails met deze server versturen.

Robaws staat enkel in voor het versturen van de mails. Ontvangen van mails en reacties op mails worden niet geregistreerd in Robaws.

Stappen om mails te kunnen versturen

Om mails te kunnen versturen zijn er enkele stappen noodzakelijk:

E-mailaccount aanmaken: je kan een e-mailaccount voor een gebruiker instellen, maar je kan ook kiezen voor een specifiek e-mailaccount per bedrijf/module
E-mailtemplate aanmaken: dit is een vooraf opgestelde mail die gebruikt wordt als template voor de mails

Binnen het versturen van de mails zijn er nog enkele functionaliteiten die handig zijn in gebruik:

Tracking pixel: door hiervan gebruik te maken, kan je zien als de ontvanger de mail reeds geopend heeft.
Digitaal ondertekenen: door hiervan gebruik te maken kan je een link meesturen met je e-mail om een document digitaal goed te keuren.
Algemene voorwaarden toevoegen aan je e-mail
Je kan automatische statussen instellen op de e-mailtemplate. Hierdoor krijgt je document een automatisch aanpassing van statussen na bepaalde handelingen (bv. status na verzenden)

Problemen bij versturen van mails

Problemen met mails kunnen volgende oorzaken hebben:

Mails komen vaak toe in spam van de ontvanger
De mail kan niet verstuurd worden en je krijgt een foutmelding

Bijgewerkt op: 08/01/2025