Angebote verschicken, Rechnungen senden, Bestellungen bei Lieferanten aufgeben – das alles ist direkt aus Robaws möglich!

Durch die Verknüpfung eines E-Mail-Kontos mit deiner Robaws-Umgebung kannst du E-Mails direkt aus deinem Profil heraus versenden.

Der Versand erfolgt über den E-Mail-Server, den dein Unternehmen nutzt.

Wenn du beispielsweise ein Google-Konto verwendest, wird der Versand über den Google-Mailserver erfolgen.

Schritte zum E-Mail-Versand in Robaws

Um E-Mails aus Robaws versenden zu können, müssen einige Schritte durchgeführt werden:

1. E-Mail-Konto einrichten

• Du kannst ein E-Mail-Konto pro Benutzer konfigurieren.
• Alternativ kannst du ein spezifisches E-Mail-Konto pro Unternehmen oder Modul hinterlegen.

2. E-Mail-Template erstellen

• Dies ist eine vordefinierte E-Mail-Vorlage, die beim Versenden von E-Mails genutzt wird.

Nützliche Funktionen für den E-Mail-Versand

• Tracking-Pixel

→ Ermöglicht die Nachverfolgung, ob der Empfänger die E-Mail bereits geöffnet hat.

• Digitales Unterschreiben

→ Ermöglicht das Versenden eines Links zur digitalen Genehmigung eines Dokuments.

• Allgemeine Geschäftsbedingungen ( AGB ) als Anhang hinzufügen

→ So stellst du sicher, dass wichtige Dokumente immer mitgesendet werden.

• Automatische Statusänderungen

→ Durch Konfiguration der E-Mail-Templates können Dokumente nach bestimmten Aktionen automatisch mit einem neuen Status versehen werden (z. B. Status „versendet“ nach Versand der E-Mail).

Probleme beim E-Mail-Versand?

Sollten Probleme auftreten, können folgende Ursachen infrage kommen:

1. E-Mails landen häufig im Spam-Ordner

→ Maßnahmen zur Verbesserung der Zustellbarkeit prüfen.

2. Die E-Mail kann nicht gesendet werden und eine Fehlermeldung erscheint.

→ Details zur Fehlermeldung analysieren und Einstellungen überprüfen.

Verwendung

Das Versenden einer einzelnen E-Mail

Im Dokument findest du folgendes Symbol, vorausgesetzt, dass mindestens eine E-Mail-Vorlage erstellt wurde.

Das Versenden einer E-Mail in Bulk (mehrere E-Mails zusammen)

In der Übersicht bestimmter Module erscheint ebenfalls ein 'Briefumschlag'-Symbol.

Wenn du auf das Symbol klickst, kannst du wieder eine oder mehrere E-Mail-Vorlagen auswählen. Der Ablauf unterscheidet sich jedoch vom Versenden einer E-Mail aus einem Dokument heraus.

Es wird keine Vorschau der E-Mail angezeigt.

Du musst zuerst eine oder mehrere Zeilen in der Übersicht auswählen, bevor du eine E-Mail versenden können. Die E-Mail wird sofort an alle Empfänger (E-Mail-Adressen der zugewiesenen Ansprechpartner beim Kunden, und/oder allgemeine E-Mail-Adressen) gesendet.

Aktualisiert am: 08/04/2026