E-Mail-Fehlermeldungen in Robaws

Beim Versenden von E-Mails oder beim Einrichten eines E-Mail-Kontos kann es vorkommen, dass eine Fehlermeldung auftritt.
Diese weist auf ein spezifisches Problem hin, das das Versenden der E-Mail verhindert.

Die Fehlermeldung erscheint oben rechts als Pop-up und wird zusätzlich als Benachrichtigung gespeichert.
Durch Anklicken der Benachrichtigung erhältst du detaillierte Informationen zur Fehlermeldung.

Aufbau einer Fehlermeldung

Jede Fehlermeldung besteht aus vier Blöcken:

1. Titel – Zeigt an, auf welches Dokument sich die Fehlermeldung bezieht.
2. Detail – Beschreibt den genauen Grund, warum die E-Mail nicht versendet werden konnte.
3. Betreff – Zeigt an, auf welche E-Mail sich die Fehlermeldung bezieht (mit direkter Verlinkung zur betreffenden E-Mail).
4. Hilfe – Enthält einen Link zur Support-Seite mit weiterführenden Informationen zur jeweiligen Fehlermeldung.

Häufige Fehlermeldungen und Lösungen

1. Authentication error 5.7.3 / oder / E-Mail account username and password are required

🔹 Problem: Falscher Benutzername oder falsches Passwort.
✅ Lösung: Überprüfe die Zugangsdaten und gib sie erneut korrekt ein.

2. Couldn't connect to host, port: smtp-auth.mailprotect.be, 995; timeout 60000; nested exception is: java.net.SocketTimeoutException: connect timed out

🔹 Problem: Es kann keine Verbindung zum Server hergestellt werden, weil der SMTP-Port falsch ist.
✅ Lösung: Stelle die richtige Port-Nummer für die SMTP-Verbindung ein.

3. User doesn't have rights to send e-mail

🔹 Problem: Beim Verwenden eines Office-Kontos musst du dich mit derselben E-Mail-Adresse anmelden, die als "Von"-Adresse in den Kontoeinstellungen hinterlegt ist.
✅ Lösung: Melde dich mit der richtigen E-Mail-Adresse an, um das Problem zu beheben.

4. Die E-Mail ist wegen der Anhänge zu groß zum Versenden.

🔹 Problem: Die Anhänge sind zusammen zu groß für deinen Mailserver. Bei einem Konto vom Typ OFFICE365_OAUTH2 erhältst du diese Meldung in verständlicher Form; bei anderen Kontotypen kann die Meldung von deinem eigenen Mailserver stammen und technischer aussehen.
✅ Lösung: Verteile die Anhänge auf mehrere E-Mails oder lass einen großen Anhang weg und teile ihn auf andere Weise.

5. Microsoft konnte die Datei nicht an die E-Mail anhängen. Bitte versuchen Sie den Versand erneut.

🔹 Problem: Diese Meldung erscheint nur bei einem Konto vom Typ OFFICE365_OAUTH2 und nur bei großen Anhängen. Anhänge ab 3 MB werden in Teilen zu Microsoft hochgeladen; geht dabei etwas schief, wird der Anhang nicht mit der E-Mail verknüpft. Robaws versucht es automatisch bis zu dreimal. Siehst du diese Meldung, sind alle Versuche fehlgeschlagen und die E-Mail wurde nicht versendet.
✅ Lösung: Versende die E-Mail einfach erneut, meistens klappt es dann. Tritt der Fehler weiterhin auf, verkleinere deine Anhänge, zum Beispiel indem du sie auf mehrere E-Mails verteilst. Das Problem tritt vor allem auf, wenn du mehrere große Anhänge gleichzeitig mitschickst.

6. E-Mail konnte nicht zugestellt werden

🔹 Problem: Die E-Mail wurde versendet, aber der Mailserver des Empfängers hat sie nachträglich abgelehnt. Wird die E-Mail über den Mailserver von Robaws versendet, also nicht über dein eigenes Office-365-, Gmail- oder SMTP-Konto, erhältst du dann die Benachrichtigung E-Mail „…“ konnte nicht zugestellt werden, mit dem Betreff der E-Mail im Titel. Das gilt zum Beispiel für die E-Rechnung, die Robaws per E-Mail an deinen Steuerberater oder deine Buchhaltungssoftware sendet. Pro E-Mail-Adresse siehst du, ob das Problem vorübergehend oder dauerhaft ist und warum, zum Beispiel weil das Postfach voll ist, die Adresse nicht existiert, ein Anhang abgelehnt wurde oder der Empfänger die E-Mail als Spam gemeldet hat. Aus der Benachrichtigung heraus öffnest du die betreffende E-Mail. Die Benachrichtigung geht an die Person, die die E-Mail versendet hat; bei einer automatischen E-Mail erhalten sie alle Administratoren.
✅ Lösung: Prüfe die E-Mail-Adresse beim Empfänger, korrigiere sie bei Bedarf und versende die E-Mail erneut. Ist das Postfach voll, versuche es später noch einmal. Steht in der Benachrichtigung, dass die Adresse auf der Sperrliste von Robaws steht, wende dich an support@robaws.com, um sie entfernen zu lassen.

Falls die Fehlermeldung weiterhin besteht oder unklar ist, empfehlen wir, die Hilfe-Links in der Fehlermeldung zu nutzen, dein EDV-Dienstleister oder den support@robaws.com zu kontaktieren.

Aktualisiert am: 23/10/2026