Hoe maak ik een betaalbestand aan?

Om een uitgaande betaling te doen, kan je een betaalbestand initiëren vanuit je Robaws omgeving, voor één of meerdere aankoopfacturen.

Een betaalbestand is een XML-document dat je vanuit het overzicht van de aankoopfacturen genereert en dat je kan uploaden in het dashboard van je bankapplicatie om de betaling uit te voeren. Dit zorgt ervoor dat je de betaling niet manueel hoeft over te typen, maar dat alle info van de aankoopfactuur die noodzakelijk is voor het uitvoeren van de betaling meteen opgenomen wordt.

Bij het initiëren van een betaalbestand heb je nog bepaalde mogelijkheden die je zelf kan kiezen:

• Je kan kiezen op welke datum de betaling uitgevoerd wordt. Je kan manueel een gewenste datum invoeren, of je kan laten betalen op de vervaldatum.
• Je kan kiezen vanaf welk rekeningnummer je de betaling laat uitvoeren. Dit is praktisch als je in Robaws meerdere bedrijven ingesteld hebt.

Gebruik

Een betaalbestand initiëren doe je vanuit het overzicht van de aankoopfacturen.

• Je selecteert hierbij de aankoopfacturen die je wenst te betalen en klikt in de balk bovenaan op het icoontje 'aankoopfacturen betalen', waarna je kiest voor 'exporteren van betaalbestand'.
• Als alle gegevens in Robaws correct ingevuld zijn, krijg je een nieuw venster waar je kan kiezen vanuit welk rekeningnummer je wenst te betalen en waar je per aankoopfactuur een datum kan toekennen. Je kan er ook voor kiezen om meteen alle facturen te betalen op de vervaldatum. Daarnaast zijn er nog enkele andere zaken die je in dit venster kan aanpassen, zoals het toevoegen van een referentie of aanpassen van de prijs.
• Nadat je geklikt hebt op de knop 'exporteren naar betaalbestand' wordt een XML-bestand gemaakt. Dit bestand kan je inladen in je bankapplicatie om de betaling uit te voeren.

Instellingen

Gegevens

Als één van onderstaande gegevens niet aangevuld is, krijg je hier een melding van en is het niet mogelijk om een betaalbestand te maken.

1. Je eigen IBAN en BIC nummer moeten ingevuld zijn bij de instellingen van je bedrijf
2. Naam van de leverancier moet gekend zijn.
3. Adres van de leverancier moet gekend zijn.
4. Bankrekeningnummer (IBAN) van de leverancier moet gekend zijn.

Instellingen

Via de instellingen > aankoopfacturen kan je volgende zaken instellen:

• bepaal de status van de aankoopfactuur zodra deze in een betaalbestand werd opgenomen via 'nieuwe status na initiëren betaling'
• kies om default te betalen op vervaldatum via 'betalen op vervaldatum'

Bijgewerkt op: 11/09/2025