Hoe beheer ik mijn factuurnummers in Robaws?
Elke factuur krijgt een uniek nummer toegekend, het factuurnummer. Het is wettelijk verplicht dat facturen een uniek en opvolgend nummer hebben.
Snel naar:
- Hoe bepaal ik mijn factuurnummers?
- Mijn nummering klopt niet meer - wat nu?
- Nummering aanpassen aan het nieuw boekjaar
Hoe bepaal ik mijn nummering van de facturen?
Het factuurnummer dat de factuur krijgt, wordt bepaald door het dagboek.
Op basis van de instellingen die op het dagboek staan, zal de nummering samengesteld worden.
Een factuur- of creditnummer is tweedelig en bestaat uit een prefix en een aantal nummers achteraan. Het aantal nummers die een factuur moet krijgen, is ook zelf in te stellen op het dagboek.
De prefix wordt meestal opgebouw uit het jaartal (y):
- Fyy = De prefix voor 2025 zal hier vertaald worden als F25
- Fyyyy = De prefix voor 2025 zal hier vertaald worden als F2025
Mijn nummering klopt niet meer - Wat nu?
Nadat je een factuur aangemaakt hebt, krijgt je factuur een nummering toegekend. Stel dat dit nummer niet meer klopt volgens de automatische nummering moet je 2 stappen doorlopen om de automatische nummering terug correct te krijgen.
- Factuurnummer manueel aanpassen
- Volgend nummer wijzigen in de dagboek instellingen
Factuurnummer manueel aanpassen
Voor de reeds aangemaakte factuur zal je het nummer manueel moeten aanpassen. Dit doe je door in de factuur bovenaan op het potlood icoontje te klikken.
Je kan hierbij manueel het nummer ingeven die deze factuur moet krijgen.
Volgend nummer wijzigen in de dagboek instellingen
De automatische nummering kan je opnieuw correct laten verlopen door het volgend nummer in te stellen op het dagboek.
Je gaat hiervoor naar de instellingen van het dagboek (instellingen > algemeen > stamgegevens > financieel > dagboeken). Je opent het dagboek waarvoor je de nummering wenst correct te plaatsen.
Na klikken op 'wijzig volgend nummer' kan je de nummering voor een bepaald jaar opnieuw automatisch laten verlopen door het volgend nummer in te geven die een factuur moet krijgen.
Nummering aanpassen aan het nieuw boekjaar
Mijn boekjaar start op 1 januari
Als je nieuw boekjaar start op 1 januari, en je factuurnummers worden opgebouwd met de prefix 'Fyy', dan hoef je niets te doen. Bij het begin van een nieuw jaar wijzigt de prefix dan automatisch en begint de nummering van je facturen opnieuw bij 1.
Voorbeeld: je laatste factuur van 2024 is F240358. Automatisch zal je eerste factuur in 2025 het volgende nummer hebben: F250001.
Mijn boekjaar start NIET op 1 januari
Als je nieuw boekjaar niet start op 1 januari, maar op een ander moment, dan moet je bij het begin van een nieuw boekjaar eenmalig manueel de nummering aanpassen.
- ga bij het begin van het nieuw boekjaar naar instellingen > algemeen > dagboeken
- klik het juiste verkoopdagboek open
- wijzig manueel je prefix naar het juiste jaar
- als je de nummering vanaf 1 wilt laten starten voor het nieuwe boekjaar, klik op 'wijzig volgend nummer'
- pas het 'volgend nummer' aan naar 1 -> je ziet bij het voorbeeld het nummer van je volgende factuur staan
Bijgewerkt op: 06/10/2025
Dankuwel!