Dynamische PDF-documenten
In een softwareprogramma is het mogelijk om van een document een export te nemen naar een PDF-document. Deze documenten worden gebruikt als men een e-mail naar een klant wenst te versturen of naar een leverancier. De meeste PDF-documenten hebben altijd een vaste structuur, dus een vaste positie van de adresgegevens of bijvoorbeeld de offertegegevens of factuurgegevens.
Maar soms is het ook mogelijk om deze structuur te gaan aanpassen en dit heet dan een dynamische PDF. Het is mogelijk om de positie van de tekst, de afbeelding of een tabel te gaan wijzigen. Dit zorgt ervoor dat je zo documenten kunt aanmaken op maat van de klant of een leverancier.
Het is in ROBAWS mogelijk om van elk document een export te nemen naar een PDF-document. Deze PDF-documenten van bijvoorbeeld offertes of facturen worden gebruikt als je een e-mail verstuurt naar de klant of de leverancier.
We werken met een vaste structuur op elke PDF, maar het is ook mogelijk om deze vaste structuur te gaan wijzigen. Dit is mogelijk bij de modules bestellingen, offertes, orders, facturen en werkbonnen.
Als je een PDF aanklikt, die je wenst te wijzigen of aan te maken, dan wordt dit opgedeeld in 4 grote blokken waar je aanpassingen kunt ingeven: template, header, algemeen en kolommen. Bij de module 'orders' is er nog een extra blok, namelijk 'uitvoering.
Hier vul je de naam in die je wenst te geven aan jouw PDF-document. Dit is enkel voor intern gebruik en zal dus niet verschijnen op het document zelf.
Bijvoorbeeld: Je wilt een PDF maken in verschillende talen en om te weten welke PDF je wilt exporteren, geef je het een interne naam bijvoorbeeld PDF - Nederlands.
Je kan zelf bepalen welke gegevens er al dan niet op het PDF-document mogen of moeten weergegeven worden bv. het verbergen van het offertenummer of het verbergen van de adresgegevens.
Iedere PDF kan je ook een naam geven die op het document zal verschijnen bv. Offerte - prijsraming.
Maar het is ook mogelijk om de hoofding van het PDF-document volledig te gaan personaliseren door te kiezen voor 'aangepaste hoofding'. Door te werken met vervangingscodes kan je alle informatie die je wenst toevoegen op jouw PDF-document hier ingeven.
### Algemeen
Hier kan je aangeven wat je wilt zien op een offerte, een order, een bestelling, ... .
Bijvoorbeeld ik wil dat op mijn offerte alle subtotalen worden getoond op het PDF-document. Of ik wil dat de informatie over het project wordt getoond op mijn bestelbon.
Onder de rubriek 'kolommen' kan je de kolommen toevoegen die je op het PDF-document wenst weer te geven.
Zo kan je een template aanmaken waarbij enkel kolommen met verkoopprijzen worden weergegeven, terwijl je in een andere template enkel de kolommen met kostprijzen voorziet.
Nieuwe PDF-documenten worden nog niet standaard opgenomen in een reeds bestaande e-mail template. Daarom is het aan te raden om een nieuwe e-mail template aan te maken en de nieuwe PDF-documenten toe te voegen.
Via Instellingen > module offertes, orders, facturen, bestellingen of werkbonnen > PDF
Maar soms is het ook mogelijk om deze structuur te gaan aanpassen en dit heet dan een dynamische PDF. Het is mogelijk om de positie van de tekst, de afbeelding of een tabel te gaan wijzigen. Dit zorgt ervoor dat je zo documenten kunt aanmaken op maat van de klant of een leverancier.
Gebruik
Het is in ROBAWS mogelijk om van elk document een export te nemen naar een PDF-document. Deze PDF-documenten van bijvoorbeeld offertes of facturen worden gebruikt als je een e-mail verstuurt naar de klant of de leverancier.
We werken met een vaste structuur op elke PDF, maar het is ook mogelijk om deze vaste structuur te gaan wijzigen. Dit is mogelijk bij de modules bestellingen, offertes, orders, facturen en werkbonnen.
Als je een PDF aanklikt, die je wenst te wijzigen of aan te maken, dan wordt dit opgedeeld in 4 grote blokken waar je aanpassingen kunt ingeven: template, header, algemeen en kolommen. Bij de module 'orders' is er nog een extra blok, namelijk 'uitvoering.
Template
Hier vul je de naam in die je wenst te geven aan jouw PDF-document. Dit is enkel voor intern gebruik en zal dus niet verschijnen op het document zelf.
Bijvoorbeeld: Je wilt een PDF maken in verschillende talen en om te weten welke PDF je wilt exporteren, geef je het een interne naam bijvoorbeeld PDF - Nederlands.
Header
Je kan zelf bepalen welke gegevens er al dan niet op het PDF-document mogen of moeten weergegeven worden bv. het verbergen van het offertenummer of het verbergen van de adresgegevens.
Iedere PDF kan je ook een naam geven die op het document zal verschijnen bv. Offerte - prijsraming.
Maar het is ook mogelijk om de hoofding van het PDF-document volledig te gaan personaliseren door te kiezen voor 'aangepaste hoofding'. Door te werken met vervangingscodes kan je alle informatie die je wenst toevoegen op jouw PDF-document hier ingeven.
### AlgemeenHier kan je aangeven wat je wilt zien op een offerte, een order, een bestelling, ... .
Bijvoorbeeld ik wil dat op mijn offerte alle subtotalen worden getoond op het PDF-document. Of ik wil dat de informatie over het project wordt getoond op mijn bestelbon.
Kolommen
Onder de rubriek 'kolommen' kan je de kolommen toevoegen die je op het PDF-document wenst weer te geven.
Zo kan je een template aanmaken waarbij enkel kolommen met verkoopprijzen worden weergegeven, terwijl je in een andere template enkel de kolommen met kostprijzen voorziet.
Nieuwe PDF-documenten worden nog niet standaard opgenomen in een reeds bestaande e-mail template. Daarom is het aan te raden om een nieuwe e-mail template aan te maken en de nieuwe PDF-documenten toe te voegen.
Instellingen
Via Instellingen > module offertes, orders, facturen, bestellingen of werkbonnen > PDF
Bijgewerkt op: 19/11/2024
Dankuwel!