Kan ik documenten digitaal laten ondertekenen?
Binnen Robaws bieden wij de mogelijkheid om de verstuurde documenten naar klanten digitaal te laten ondertekenen.
Digitaal ondertekenen biedt meerdere voordelen ten opzichte van de traditionele papieren handtekening.
Enkele voordelen:
Efficiëntie en tijdsbesparing: de klanten kunnen vrijwel meteen ondertekenen zonder te hoeven wachten op fysieke verzendingen via post.
Kostenbesparing: er is minder administratief werk
Transparantie: je kan nagaan wanneer een document verzonden is, wanneer geopend en wanneer ondertekend. Je kan in real-time bijhouden als een klant het document heeft bekeken of al ondertekend heeft. Dat is nuttig voor het beheren van deadlines.
Voorbeeld: Je verstuurt een e-mail naar de klant met daarin een offerte. In de mail geef je een link mee waarbij de klant de offerte digitaal kan goedkeuren of weigeren.
In verschillende modules binnen Robaws heb je de mogelijkheid om via de e-mail richting de klant/leverancier/werknemer een link mee te sturen om het document digitaal te ondertekenen.
Als men op de link klikt, worden ze doorgestuurd naar een nieuw tabblad waar ze een keuze kunnen maken tussen 'aanvaarden' of 'aanpassing vragen'.
Na goedkeuring van het document krijg je een mail in de mailbox dat het document goedgekeurd werd. Deze mail wordt gestuurd naar alle gebruikers met admin-rechten alsook de verantwoordelijke van het document die verstuurd werd. Bij goedkeuring wordt het ondertekende bestand toegevoegd in Robaws en wordt een interne opmerking toegevoegd dat het document goedgekeurd werd.
Bij het vragen van een aanpassing krijg je een mail in de mailbox dat er feedback gegeven werd op het document. Deze mail wordt gestuurd naar alle gebruikers met admin-rechten alsook de verantwoordelijke van het document die verstuurd werd. Deze feedback wordt ook in Robaws toegevoegd onder het tabblad 'interne opmerking'.
Om digitaal te kunnen goedkeuren dien je enkele instellingen te doen op de e-mailtemplate van de module.
Naast de bijlagen van een e-mailtemplate heb je een functie 'handtekening'. Van zodra deze functie geactiveerd werd, zal er een link meegestuurd worden met de mail voor digitale goedkeuring.
Het aanvinken van 'handtekening' is niet voldoende. Er moet ook een link toegevoegd worden aan de e-mail. Dit kan ingesteld worden in de teksteditor van de e-mailtemplate.
Je klikt hiervoor in de tekst-editor op 'link invoegen'. Bij de URL gebruik je de vervangingscode ${signLink} om een link in de e-mail te genereren. Bij 'tekst' kan je een tekst ingeven waarachter de URL zit.
Digitaal ondertekenen biedt meerdere voordelen ten opzichte van de traditionele papieren handtekening.
Enkele voordelen:
Efficiëntie en tijdsbesparing: de klanten kunnen vrijwel meteen ondertekenen zonder te hoeven wachten op fysieke verzendingen via post.
Kostenbesparing: er is minder administratief werk
Transparantie: je kan nagaan wanneer een document verzonden is, wanneer geopend en wanneer ondertekend. Je kan in real-time bijhouden als een klant het document heeft bekeken of al ondertekend heeft. Dat is nuttig voor het beheren van deadlines.
Voorbeeld: Je verstuurt een e-mail naar de klant met daarin een offerte. In de mail geef je een link mee waarbij de klant de offerte digitaal kan goedkeuren of weigeren.
Gebruik
In verschillende modules binnen Robaws heb je de mogelijkheid om via de e-mail richting de klant/leverancier/werknemer een link mee te sturen om het document digitaal te ondertekenen.
Als men op de link klikt, worden ze doorgestuurd naar een nieuw tabblad waar ze een keuze kunnen maken tussen 'aanvaarden' of 'aanpassing vragen'.
Na goedkeuring van het document krijg je een mail in de mailbox dat het document goedgekeurd werd. Deze mail wordt gestuurd naar alle gebruikers met admin-rechten alsook de verantwoordelijke van het document die verstuurd werd. Bij goedkeuring wordt het ondertekende bestand toegevoegd in Robaws en wordt een interne opmerking toegevoegd dat het document goedgekeurd werd.
Bij het vragen van een aanpassing krijg je een mail in de mailbox dat er feedback gegeven werd op het document. Deze mail wordt gestuurd naar alle gebruikers met admin-rechten alsook de verantwoordelijke van het document die verstuurd werd. Deze feedback wordt ook in Robaws toegevoegd onder het tabblad 'interne opmerking'.
Instellingen
Om digitaal te kunnen goedkeuren dien je enkele instellingen te doen op de e-mailtemplate van de module.
Naast de bijlagen van een e-mailtemplate heb je een functie 'handtekening'. Van zodra deze functie geactiveerd werd, zal er een link meegestuurd worden met de mail voor digitale goedkeuring.
Het aanvinken van 'handtekening' is niet voldoende. Er moet ook een link toegevoegd worden aan de e-mail. Dit kan ingesteld worden in de teksteditor van de e-mailtemplate.
Je klikt hiervoor in de tekst-editor op 'link invoegen'. Bij de URL gebruik je de vervangingscode ${signLink} om een link in de e-mail te genereren. Bij 'tekst' kan je een tekst ingeven waarachter de URL zit.
Bijgewerkt op: 15/01/2025
Dankuwel!