Kan ik documenten digitaal laten ondertekenen?
Binnen Robaws bieden wij de mogelijkheid om de verstuurde documenten naar klanten digitaal te laten ondertekenen.
Digitaal ondertekenen biedt meerdere voordelen ten opzichte van de traditionele papieren handtekening.
Enkele voordelen:
Efficiëntie en tijdsbesparing: de klanten kunnen vrijwel meteen ondertekenen zonder te hoeven wachten op fysieke verzendingen via post.
Kostenbesparing: er is minder administratief werk
Transparantie: je kan nagaan wanneer een document verzonden is, wanneer geopend en wanneer ondertekend. Je kan in real-time bijhouden als een klant het document heeft bekeken of al ondertekend heeft. Dat is nuttig voor het beheren van deadlines.
Voorbeeld: Je verstuurt een e-mail naar de klant met daarin een offerte. In de mail geef je een link mee waarbij de klant de offerte digitaal kan goedkeuren met of zonder opmerking of de klant kan de offerte weigeren.
In verschillende modules binnen Robaws heb je de mogelijkheid om via de e-mail richting de klant/leverancier/werknemer een link mee te sturen om het document digitaal te ondertekenen.
Als men op deze linkt klikt, worden ze doorgestuurd naar een nieuw tabblad waar ze een keuze kunnen maken tussen 'aanvaarden' of 'aanpassing vragen'. Wanneer men kiest voor 'aanvaarden' is er bijkomend een mogelijkheid om een extra opmerking mee te sturen.
Na goedkeuring van het document krijg je een mail in de mailbox dat het document goedgekeurd werd. Deze mail wordt gestuurd naar alle gebruikers met admin-rechten alsook de verantwoordelijke van het document die verstuurd werd. Bij goedkeuring wordt het ondertekende bestand toegevoegd in Robaws en wordt een interne opmerking toegevoegd dat het document goedgekeurd werd. Deze opmerking wordt eventueel aangevuld met de feedback die de klant meegegeven heeft bij het goedkeuren.
Bij het vragen van een aanpassing krijg je een mail in de mailbox dat er feedback gegeven werd op het document. Deze mail wordt gestuurd naar alle gebruikers met admin-rechten alsook de verantwoordelijke van het document die verstuurd werd. Deze feedback wordt ook in Robaws toegevoegd onder het tabblad 'interne opmerking'.
Om digitaal te kunnen goedkeuren, doorloop je volgende stappen:
Voeg het document die je wenst te laten ondertekenen toe aan de e-mailtemplate.
Klik het vinkje 'handtekening' aan naast dit document.
Voeg een link toe aan de e-mailtemplate waarop de klant kan klikken om naar het tabblad voor ondertekening te gaan.
Het toevoegen van de link in de e-mailtemplate gebeurt via de teksteditor. Je klikt hiervoor op 'link invoegen'. Bij de URL gebruik je de vervangingscode ${signLink} om een link in de e-mail te genereren. Bij 'tekst' kan je een tekst ingeven waarachter de URL zit.
Indien je deze stap overslaat, zullen wij automatisch een link toevoegen onderaan op de e-mail zodat de klant alsnog digitaal kan ondertekenen.
Digitaal ondertekenen biedt meerdere voordelen ten opzichte van de traditionele papieren handtekening.
Enkele voordelen:
Efficiëntie en tijdsbesparing: de klanten kunnen vrijwel meteen ondertekenen zonder te hoeven wachten op fysieke verzendingen via post.
Kostenbesparing: er is minder administratief werk
Transparantie: je kan nagaan wanneer een document verzonden is, wanneer geopend en wanneer ondertekend. Je kan in real-time bijhouden als een klant het document heeft bekeken of al ondertekend heeft. Dat is nuttig voor het beheren van deadlines.
Voorbeeld: Je verstuurt een e-mail naar de klant met daarin een offerte. In de mail geef je een link mee waarbij de klant de offerte digitaal kan goedkeuren met of zonder opmerking of de klant kan de offerte weigeren.
Gebruik
In verschillende modules binnen Robaws heb je de mogelijkheid om via de e-mail richting de klant/leverancier/werknemer een link mee te sturen om het document digitaal te ondertekenen.
Als men op deze linkt klikt, worden ze doorgestuurd naar een nieuw tabblad waar ze een keuze kunnen maken tussen 'aanvaarden' of 'aanpassing vragen'. Wanneer men kiest voor 'aanvaarden' is er bijkomend een mogelijkheid om een extra opmerking mee te sturen.
Na goedkeuring van het document krijg je een mail in de mailbox dat het document goedgekeurd werd. Deze mail wordt gestuurd naar alle gebruikers met admin-rechten alsook de verantwoordelijke van het document die verstuurd werd. Bij goedkeuring wordt het ondertekende bestand toegevoegd in Robaws en wordt een interne opmerking toegevoegd dat het document goedgekeurd werd. Deze opmerking wordt eventueel aangevuld met de feedback die de klant meegegeven heeft bij het goedkeuren.
Bij het vragen van een aanpassing krijg je een mail in de mailbox dat er feedback gegeven werd op het document. Deze mail wordt gestuurd naar alle gebruikers met admin-rechten alsook de verantwoordelijke van het document die verstuurd werd. Deze feedback wordt ook in Robaws toegevoegd onder het tabblad 'interne opmerking'.
Instellingen
Om digitaal te kunnen goedkeuren, doorloop je volgende stappen:
Voeg het document die je wenst te laten ondertekenen toe aan de e-mailtemplate.
Klik het vinkje 'handtekening' aan naast dit document.
Voeg een link toe aan de e-mailtemplate waarop de klant kan klikken om naar het tabblad voor ondertekening te gaan.
Het toevoegen van de link in de e-mailtemplate gebeurt via de teksteditor. Je klikt hiervoor op 'link invoegen'. Bij de URL gebruik je de vervangingscode ${signLink} om een link in de e-mail te genereren. Bij 'tekst' kan je een tekst ingeven waarachter de URL zit.
Indien je deze stap overslaat, zullen wij automatisch een link toevoegen onderaan op de e-mail zodat de klant alsnog digitaal kan ondertekenen.
Bijgewerkt op: 14/02/2025
Dankuwel!