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Comment puis-je envoyer une facture de vente via Peppol ?

Dans Robaws, vous pouvez facilement envoyer des factures de vente via Peppol. Pour cela, vous devez d'abord activer Peppol dans Robaws. Il est également possible de recevoir des factures via self-billing.

Naviguez rapidement vers :

Le client est-il joignable ?
Envoyer depuis la facture
Envoyer depuis l'aperçu
Envoyer des fichiers supplémentaires
Envoyer la condition de paiement via UBL
Statut après l'envoi
Retour de Peppol après l'envoi
Messages d'erreur lors de l'envoi
Astuces pratiques

ASTUCE : regardez notre webinaire sur Peppol pour obtenir rapidement un aperçu du fonctionnement de Peppol

Le client est-il joignable ?

Pour envoyer une facture via Peppol, il est important que le client puisse être trouvé via Peppol.
Dans la fiche client, vous avez un champ 'accessible via Peppol' qui indique si cette entreprise est déjà enregistrée auprès de Peppol.
Nous recherchons cela automatiquement sur la base des champs suivants. Si l'un de ces champs peut être trouvé, il sera possible d'envoyer via Peppol.

Numéro de TVA
Numéro KVK
Numéro BCE
Global Location Number (GLN)

Astuce : dans le répertoire Peppol officiel, vous pouvez vérifier une nouvelle fois si le client est enregistré auprès de Peppol.

Envoyer facture par facture

Lors de la création d'une facture pour un client accessible via Peppol, vous voyez apparaître dans la facture l'icône globe dans la couleur d'accentuation. Vous parcourez les étapes suivantes :

Cliquez sur l'icône 'globe' pour envoyer la facture.
Choisissez quel modèle PDF vous souhaitez envoyer au client.
Vous obtenez une pop-up où vous pouvez sélectionner des fichiers supplémentaires si vous le souhaitez.

Lorsqu'une facture est envoyée avec succès, une coche apparaîtra à côté du globe dans la facture. Si une facture n'a pas été envoyée, vous en recevez une notification avec un message d'erreur.

Le client n'est pas accessible via Peppol	Le client est accessible via Peppol	La facture a déjà été envoyée via Peppol

Envoyer (plusieurs) factures depuis l'aperçu

Pour envoyer une facture via Peppol depuis l'aperçu des factures, vous parcourez les étapes suivantes :

Sélectionnez dans l'aperçu les factures que vous souhaitez envoyer (astuce : créez pour cela un aperçu distinct)
Cliquez sur l'icône 'globe' pour envoyer les factures.
Choisissez quel modèle PDF vous souhaitez envoyer au client.
Si vous avez sélectionné 1 facture, il est possible d'ajouter un fichier supplémentaire que vous souhaitez joindre.

Il est possible d'envoyer une facture plusieurs fois via Peppol. Une pop-up apparaît toutefois d'abord où vous devez confirmer si vous souhaitez effectivement renvoyer.

Envoyer des fichiers supplémentaires avec la facture

Joindre une annexe fixe

Souvent, les conditions générales sont ajoutées à la facture. Vous pouvez faire en sorte que cela soit automatiquement ajouté à chaque facture, qu'elle soit envoyée par mail ou via Peppol.

Allez pour cela dans paramètres > factures > pdf > choisissez le pdf
cochez 'page de couverture' (par ex. une page de garde) ou 'page finale' (par ex. les conditions générales)
chargez votre annexe ici
activez les paramètres

Joindre un fichier supplémentaire

Il est possible de joindre encore des fichiers supplémentaires à la facture destinée au client (par ex. joindre les bons de travail d'une facture).
Vous faites cela dans la fenêtre pop-up qui s'affiche lorsque vous envoyez depuis la facture ou l'aperçu (avec 1 facture sélectionnée).
Vous pouvez en outre choisir de fusionner toutes les annexes en 1 seule annexe via le bouton 'fusionner les annexes'.

Pour réussir cela, il y a toutefois 2 conditions :

La taille totale de l'UBL ne peut pas dépasser 100 MB.
Les types d'annexes sont limités à : PDF, CSV, PNG, JPEG, XLSX et ODS. Ceci est déterminé par la norme Peppol Bis Billing.

L'inbox Peppol de votre client doit évidemment pouvoir gérer des fichiers supplémentaires ... certains logiciels ne le peuvent pas.

Comment puis-je voir quels fichiers j'ai envoyés via Peppol ?

Dès que votre facture a été envoyée via Peppol, vous retrouvez l'UBL dans les fichiers. Il s'agit de la version encodée qui a été transmise à Peppol ; elle contient votre facture + les éventuelles annexes. Dans l'UBL, vous pouvez rechercher 'AdditionalDocumentReference' ; en dessous se trouvent les fichiers qui ont été envoyés via Peppol. Dans l'exemple ci-dessous, une seule annexe a été ajoutée, à savoir le pdf de la facture.

Statut de la facture après l'envoi

Vous pouvez configurer un statut distinct qu'une facture reçoit automatiquement dès qu'elle a été envoyée via Peppol.

allez dans paramètres > factures > statuts > ajoutez un nouveau statut (par ex. 'Envoyé via Peppol')
saisissez ce nouveau statut (littéralement !) dans le champ 'Statut après envoi par Peppol'
ajoutez ce nouveau statut dans le champ 'Statuts vers lesquels une facture peut basculer'

Pour les factures que vous recevez via self-billing, vous pouvez également configurer un statut distinct.

Retour de Peppol après l'envoi

Robaws traite les messages de retour Peppol, à condition que le destinataire les envoie. Le retour est enregistré dans une colonne 'Réponse Peppol'. Vous pouvez ajouter cette colonne à l'aperçu du module 'factures'.

Les valeurs possibles sont : Message accepté, Message reçu, Message rejeté, Facture acceptée, Facture reçue, Facture acceptée sous condition, Facture en cours de traitement, Facture payée, Facture rejetée, Facture en cours d'examen.

Messages d'erreur lors de l'envoi

Lors de l'envoi via Peppol, il se peut que vous receviez un message d'erreur. Si vous cliquez sur le lien, vous voyez les détails du message d'erreur.

Message d'erreur	Explication	Solution
Le client n'est pas enregistré auprès de Peppol	Le client doit être enregistré pour pouvoir recevoir des factures via Peppol.	Vérifiez auprès du client quel est son ID Peppol. Vous pouvez le saisir via financier > ID Peppol préféré.
Données de facture incomplètes	Les données du client doivent être entièrement remplies sur la fiche client ; au niveau de l'adresse, le pays doit également être renseigné.	Remplissez correctement toutes les données de l'adresse dans la fiche client.
In an Invoice line (BG-25) where the Invoiced item VAT category code (BR-151) is “Standard rated”, the invoiced item VAT rate (BT-152) shall be greater than zero.	Un taux de TVA a été lié avec la catégorie 'taux normal'. Le pourcentage doit dans ce cas être supérieur à 0.	Supprimer le taux de TVA, créer un nouveau taux de TVA avec la bonne catégorie. Lier ce taux de TVA à la facture puis renvoyer.

Possibilités intéressantes - automatisations

Mis à jour le : 05/07/2026

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