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Comment enregistrer une absence d'un employé ?

Un employé peut être absent pour différentes raisons : congé, maladie, petit chômage, ... Si vous enregistrez ces heures, ses heures sont correctes à la fin de la semaine et vous voyez immédiatement dans le planning journalier qui n'est pas là.

Les heures d'absence se rejoignent à trois endroits dans Robaws :

Enregistrer une absence dans le planning journalier
Enregistrer une absence dans Wappy
Traiter les absences dans le contrôle des heures

Si vous travaillez avec le module demandes de congé, cela ne doit pas se faire manuellement : une demande de congé approuvée se transforme elle-même en élément de planning et en heures d'absence.

Ce que vous paramétrez d'abord

Avant de pouvoir enregistrer une absence, vous préparez trois choses.

Quoi	Pour quoi	Où vous le paramétrez
Catégorie d'absence	La catégorie indique de quoi il s'agit : congé, maladie, petit chômage, ... Elle détermine aussi la couleur de l'élément dans le planning journalier.	paramètres > planning journalier > données de base > catégories d'absence, ou paramètres > demandes de congé
Type d'heure du type absence	Le type d'heure indique comment l'absence est traitée administrativement. Sur chaque type d'heure d'absence, vous complétez une catégorie d'absence.	paramètres > employé > données de base > type d'heure
Horaire hebdomadaire sur l'employé	Robaws déduit de l'horaire hebdomadaire combien d'heures cet employé est absent par jour, pause comprise.	fiche employé, champ Horaire hebdomadaire

Sans horaire hebdomadaire sur l'employé, Robaws ne crée pas d'heures d'absence. Cet employé est ignoré et Robaws affiche un message avec son nom.

Le champ Type d'heure n'apparaît que dès que vous avez activé les types d'heure via paramètres > employé. Si vous travaillez avec un secrétariat social, complétez également le code sur le type d'heure : vous en avez besoin pour l'intégration SCAB ou l'export pour Prisma (Sodeco Software).

Enregistrer une absence dans le planning journalier

Une absence s'introduit dans le planning journalier comme un élément de planning ordinaire, mais avec une catégorie d'absence au lieu d'une tâche.

Allez dans le module planning journalier.
Créez un nouvel élément de planning via le bouton d'action ajouter en haut, ou cliquez dans l'aperçu sur le bon jour chez le bon employé.
Donnez un titre à l'élément.
Complétez la date de début et de fin. Si l'absence dure plusieurs jours, vous indiquez le premier et le dernier jour de la période.
Ajoutez sous Personnel l'employé qui est absent. Vous pouvez en sélectionner plusieurs, par exemple lorsqu'une équipe entière est en congé en même temps.
Complétez la Catégorie d'absence.
Complétez le Type d'heure.
Enregistrez l'élément de planning.

Si vous choisissez d'abord un type d'heure, Robaws complète automatiquement la catégorie d'absence. Si vous choisissez d'abord une catégorie, vous ne voyez que les types d'heure qui relèvent de cette catégorie. Si vous modifiez ensuite la catégorie, le type d'heure est vidé afin que vous en choisissiez à nouveau un qui correspond.

L'élément de planning reçoit dans l'aperçu la couleur de la catégorie d'absence. Si vous avez également attribué un type de planning, celui-ci a toujours la priorité sur la couleur de la catégorie. Via le bouton d'action d'affichage, vous déterminez si vous souhaitez voir les absences dans l'aperçu.

Un élément de planning avec une catégorie d'absence n'est pas encore une heure d'absence. Vous convertissez ces éléments de planning via le bouton Synchroniser les absences dans le contrôle des heures.

S'agit-il d'un congé collectif ou d'un jour férié pour toute votre entreprise ? Vous travaillez alors plus facilement avec une période de congé : celle-ci colore l'arrière-plan de ces jours dans le planning journalier et le planning de projet. Une période de congé n'enregistre toutefois pas d'heures ; pour cela, vous avez toujours besoin d'un élément de planning ou d'une demande de congé.

Enregistrer une absence dans Wappy

Votre employé peut aussi introduire lui-même son absence dans l'aperçu des heures dans Wappy. C'est pratique pour les heures qui n'ont pas pu être prestées pour cause de maladie ou de vacances.

Ouvrez l'aperçu des heures dans le menu de Wappy.
Cliquez en bas sur +.
Choisissez la date pour laquelle vous enregistrez des heures. Cela peut être aujourd'hui ou un jour dans le passé.
Choisissez absence.
Complétez le nombre d'heures et le type d'heure.
Envoyez l'enregistrement.

Pour une absence, seuls deux champs apparaissent donc. Pour une absence, aucun bon de travail n'est créé non plus, contrairement à une présence.

Les heures que votre employé enregistre via Wappy aboutissent dans le contrôle des heures dans Robaws. Vous devez encore les y enregistrer et les approuver. Ce n'est qu'après approbation qu'elles apparaissent avec une coche verte dans l'aperçu des heures dans Wappy.

L'aperçu des heures est disponible à partir d'une certaine formule Wappy et exige qu'un employé soit lié à la fiche utilisateur. Quelle formule vous avez besoin, vous le lisez dans Wappy | Licences.

Traiter les absences dans le contrôle des heures

Le contrôle des heures est l'endroit où toutes les heures de présence et d'absence se rejoignent et où vous les approuvez. Vous les trouvez dans le module bons de travail sous l'affichage calendrier, avec l'affichage détaillé désactivé.

Dans cet aperçu, une cellule hachurée est une absence et une cellule non hachurée est une présence. Si vous cliquez sur le nombre d'heures d'un jour, le panneau de détail s'ouvre en bas avec les heures enregistrées de cet employé pour ce jour.

Convertir des éléments de planning en heures d'absence

Vous récupérez comme suit les absences que vous avez introduites dans le planning journalier :

Ouvrez dans l'aperçu du contrôle des heures la période que vous souhaitez traiter.
Cliquez en haut à droite sur Synchroniser les absences.
Confirmez la question qui apparaît.

Robaws prend alors tous les éléments de planning de la période visible qui ont une catégorie d'absence et en fait des heures d'absence : une ligne par jour, avec une heure de début et de fin situées dans les heures de l'horaire hebdomadaire de cet employé.

Lors de la synchronisation, les heures d'absence existantes de cette période sont d'abord supprimées puis recréées. Toutes les modifications que vous avez apportées manuellement à ces heures d'absence sont donc perdues. Les heures avec le statut Envoyé restent en place.

S'il y a des employés planifiés sans horaire hebdomadaire, Robaws signale après la synchronisation de qui il s'agit. Aucune heure d'absence n'est créée pour ces employés.

Ajouter manuellement des heures d'absence pour un jour

Cliquez dans l'aperçu sur la cellule du bon employé et du bon jour.
Cliquez dans le panneau de détail en bas sur Ajouter des heures d'absence.
Complétez la ligne et enregistrez.

Sur une telle ligne, vous complétez les champs suivants :

Champ	Explication
Employé	L'employé qui est absent.
Type d'heure	Le type d'heure du type absence.
Catégorie d'absence	La catégorie dont relève l'absence. Si vous choisissez un type d'heure, la catégorie est reprise automatiquement.
Remarques	Explication libre concernant l'absence.
Heures début et heures fin	Le début et la fin de l'absence.
Heures	Le nombre d'heures d'absence.
Statut	Non vérifié, Approuvé ou Envoyé.

Ajouter des heures d'absence en masse

Une absence dure plusieurs jours, ou concerne plusieurs employés ? Vous ajoutez alors les heures en une seule fois.

Cliquez dans l'aperçu du contrôle des heures en haut à gauche sur +. La fenêtre Ajouter des heures de présence/absence s'ouvre.
Complétez Date de et Jusqu'à et y compris.
Sélectionnez sous Personnel un ou plusieurs employés.
Mettez Types sur Absence. Les champs projet, article et activité disparaissent alors, car ils relèvent d'une présence.
Choisissez le Type d'heure.
Cliquez sur Sauvegarder, ou sur Enregistrer et approuver si vous souhaitez approuver les heures immédiatement.

Robaws crée ensuite, par jour de cette période, une heure d'absence selon l'horaire hebdomadaire de chaque employé. Les jours où il ne faut pas travailler selon l'horaire hebdomadaire sont ignorés.

Le type d'heure est obligatoire dans cette fenêtre. Les employés sans horaire hebdomadaire ne sont pas repris ; Robaws le signale par employé.

Approuver les prestations

Si les heures enregistrées correspondent à ce que cet employé a réellement presté ou pris ce jour-là, vous les approuvez. Une heure d'absence passe par trois statuts :

Non vérifié : les heures sont enregistrées, mais n'ont pas encore été contrôlées.
Approuvé : les heures ont été contrôlées et confirmées.
Envoyé : les heures ont été transmises à votre secrétariat social. Les heures envoyées ne sont plus écrasées lors d'une synchronisation.

Seules les heures de présence et d'absence avec un type d'heure qui compte dans l'horaire sont utilisées pour calculer si le nombre d'heures à prester de ce jour est atteint. Ce paramètre se règle par type d'heure.

Une absence via une demande de congé

Le module demandes de congé est inclus dans la licence Robaws Pro.

Si vous travaillez avec les demandes de congé, vous ne devez rien faire en double. Votre employé demande son congé via Wappy ou l'App Robaws et choisit uniquement une catégorie d'absence. Lors de l'approbation, le responsable complète le bon type d'heure.

Dès que la demande est approuvée, Robaws crée automatiquement :

un élément de planning dans le planning journalier, avec l'employé, la catégorie d'absence et le type d'heure de la demande ;
les heures d'absence correspondantes dans le contrôle des heures.

Si les heures demandées diffèrent de l'horaire hebdomadaire de l'employé, une ligne de correction avec la différence apparaît dans le contrôle des heures à côté de la ligne selon l'horaire hebdomadaire. Cette ligne reçoit la remarque Heures de correction dues à l'horaire hebdomadaire.

Mis à jour le : 08/09/2026

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