Hoe kan ik een afwezigheid van een werknemer registreren?

Een werknemer kan om verschillende redenen afwezig zijn: verlof, ziekte, klein verlet, ... Registreer je die uren, dan kloppen zijn uren op het einde van de week en zie je in de dagplanning meteen wie er niet is.

Afwezigheidsuren komen in Robaws op drie plaatsen samen:

• Afwezigheid registreren in de dagplanning
• Afwezigheid registreren in Wappy
• Afwezigheden verwerken in de uurcontrole

Werk je met de module verlofaanvragen, dan hoeft dat niet manueel: een goedgekeurde verlofaanvraag zet zichzelf om in een planningsitem en in afwezigheidsuren.

Wat je eerst instelt

Voor je een afwezigheid kan registreren, zet je drie zaken klaar.

Afwezigheid registreren in de dagplanning

Een afwezigheid geef je in de dagplanning in als een gewoon planningsitem, maar met een afwezigheidscategorie in plaats van een opdracht.

1. Ga naar de module dagplanning.
2. Maak een nieuw planningsitem aan via de actieknop toevoegen bovenaan, of klik in het overzicht op de juiste dag bij de juiste werknemer.
3. Geef een titel aan het item.
4. Vul de start- en einddatum in. Duurt de afwezigheid meerdere dagen, dan zet je de eerste en de laatste dag van de periode.
5. Voeg bij Werknemers de werknemer toe die afwezig is. Je kan er meerdere selecteren, bijvoorbeeld wanneer een hele ploeg samen vrij is.
6. Vul Afwezigheidscategorie in.
7. Vul Uursoort in.
8. Bewaar het planningsitem.

Het planningsitem krijgt in het overzicht de kleur van de afwezigheidscategorie. Kende je ook een planningstype toe, dan heeft dat altijd voorrang op de kleur van de categorie. Via de weergave-actieknop bepaal je of je afwezigheden in het overzicht wil zien.

Afwezigheid registreren in Wappy

Je werknemer kan zijn afwezigheid ook zelf ingeven in het uren overzicht in Wappy. Dat is handig voor uren die niet gepresteerd konden worden door ziekte of vakantie.

1. Open het uren overzicht in het menu van Wappy.
2. Klik onderaan op +.
3. Kies de datum waarvoor je uren registreert. Dat kan vandaag of een dag in het verleden zijn.
4. Kies afwezigheid.
5. Vul het aantal uren en de uursoort in.
6. Verstuur de registratie.

Bij een afwezigheid verschijnen er dus maar twee velden. Voor een afwezigheid wordt er ook geen werkbon aangemaakt, in tegenstelling tot een aanwezigheid.

Afwezigheden verwerken in de uurcontrole

De uurcontrole is de plaats waar alle aan- en afwezigheidsuren samenkomen en waar je ze goedkeurt. Je vindt ze in de module werkbonnen onder de weergave kalender, met de detailweergave uitgeschakeld.

In dat overzicht is een gearceerde cel een afwezigheid en een niet-gearceerde cel een aanwezigheid. Klik je op het aantal uren van een dag, dan opent onderaan het detailpaneel met de geregistreerde uren van die werknemer voor die dag.

Planningsitems omzetten naar afwezigheidsuren

De afwezigheden die je in de dagplanning ingaf, haal je als volgt binnen:

1. Zet in het overzicht van de uurcontrole de periode open die je wil verwerken.
2. Klik rechtsboven op Synchroniseer afwezigheden.
3. Bevestig de vraag die verschijnt.

Robaws neemt daarbij alle planningsitems in de zichtbare periode met een afwezigheidscategorie en maakt er afwezigheidsuren van: per dag één lijn, met start- en einduur binnen de uren van het uurrooster van die werknemer.

Afwezigheidsuren manueel toevoegen voor één dag

1. Klik in het overzicht op de cel van de juiste werknemer en de juiste dag.
2. Klik in het detailpaneel onderaan op Afwezigheidsuren toevoegen.
3. Vul de lijn aan en bewaar.

Op zo'n lijn vul je volgende velden in:

Afwezigheidsuren in bulk toevoegen

Duurt een afwezigheid meerdere dagen, of gaat het over meerdere werknemers? Dan voeg je de uren in één keer toe.

1. Klik in het overzicht van de uurcontrole linksboven op +. Het venster Aan-/Afwezigheidsuren toevoegen opent.
2. Vul Van datum en Tot en met datum in.
3. Selecteer bij Werknemers één of meerdere werknemers.
4. Zet Type op Afwezigheid. De velden project, artikel en activiteit verdwijnen dan, want die horen bij een aanwezigheid.
5. Kies de Uursoort.
6. Klik op Opslaan, of op Opslaan & Goedkeuren als je de uren meteen wil goedkeuren.

Robaws maakt vervolgens per dag in die periode een afwezigheidsuur aan volgens het uurrooster van elke werknemer. Dagen waarop volgens het uurrooster niet gewerkt wordt, worden overgeslagen.

Prestaties goedkeuren

Kloppen de geregistreerde uren met wat die werknemer die dag werkelijk gepresteerd of opgenomen heeft, dan keur je ze goed. Een afwezigheidsuur doorloopt drie statussen:

• Niet gecontroleerd: de uren staan geregistreerd, maar zijn nog niet nagekeken.
• Goedgekeurd: de uren zijn nagekeken en bevestigd.
• Verzonden: de uren zijn doorgestuurd naar je sociaal secretariaat. Verzonden uren worden bij een synchronisatie niet meer overschreven.

Afwezigheid via een verlofaanvraag

Werk je met verlofaanvragen, dan hoef je niets dubbel te doen. Je werknemer vraagt zijn verlof aan via Wappy of de Robaws App en kiest daarbij enkel een afwezigheidscategorie. De verantwoordelijke vult bij de goedkeuring de juiste uursoort aan.

Zodra de aanvraag goedgekeurd is, maakt Robaws automatisch:

• een planningsitem in de dagplanning, met de werknemer, de afwezigheidscategorie en de uursoort van de aanvraag;
• de bijhorende afwezigheidsuren in de uurcontrole.

Wijken de aangevraagde uren af van het uurrooster van de werknemer, dan komt er in de uurcontrole naast de lijn volgens het uurrooster ook een correctielijn met het verschil. Die lijn krijgt de opmerking Correctie uren in verband met uurrooster.

Bijgewerkt op: 08/09/2026