Wie kann ich Dateien hochladen und verwenden?

Das Dokumentenmanagement System in Robaws sorgt dafür, dass deine Dateien nicht mehr auf verschiedene Speicherorte verteilt sind. Statt Dokumente in E-Mails, Bilder auf dem Handy und Pläne in lokalen Ordnern zu suchen, kannst du alles direkt in Robaws hochladen.

So liegen die Dateien zentral in der Kundenakte oder im Projekt, sind für alle Benutzer mit den passenden Rechten zugänglich und können bei Bedarf auch als Anhang per E-Mail an den Kunden verschickt werden.

Dateien können Dokumente, Bilder oder andere digitale Dateien sein, die in die Robaws Umgebung hochgeladen werden.

Genau wie die Registerkarten Bemerkungen und Aufgaben gibt es auch in jedem Datensatz eine Registerkarte Dateien.

Dort kannst du, je nach Modul, die passenden Dateien speichern.

Diese Dateien sind ausschließlich intern sichtbar und stehen nur Robaws-Benutzern zur Verfügung.

In Robaws gibt es einige wichtige Funktionen im Umgang mit Dateien:

1. Ordnerstruktur
2. Dateien hochladen
3. Bilder direkt in Robaws bearbeiten
4. Dateinamen anpassen
5. Dateien ersetzen
6. Mehrere Dateien gleichzeitig hochladen

Ordnerstruktur

Um eine klare Struktur der Dateien pro Modul zu haben, kannst du eine Ordnerstruktur anlegen.

Ein Dokument wird dabei immer in einem bestimmten Ordner gespeichert.

So erstellst du einen neuen Ordner:

1. Gehe auf die Registerkarte Dateien im gewünschten Objekt (z. B. Kunde, Projekt, Angebot, Arbeitsbericht ...).
2. Klicke auf Neuer Ordner, um einen neuen Ordner anzulegen.
3. Lade anschließend deine Dateien in den passenden Ordner hoch.

Die Ordnerstruktur kannst du bereits in einer Vorlage festlegen.

Dateien hochladen

Um eine Datei hochzuladen, gehst du wie folgt vor:

1. Öffne das Objekt, in dem du die Datei speichern möchtest (z. B. Kunde, Angebot, Projekt, Arbeitsbericht ...).
2. Wechsle auf die Registerkarte Dateien.
3. Lade die Datei hoch. Du hast dabei drei Möglichkeiten:

• Ziehe die Datei per Drag & Drop in den Bereich.
• Klicke auf Hochladen, um eine Datei von deinem Gerät auszuwählen.
• Klicke auf das Kamera-Symbol, um ein Foto direkt aufzunehmen und hochzuladen.

Dateien bearbeiten

Wenn du ein Foto oder Bild zu den Dateien hinzugefügt hast, kannst du dieses direkt in Robaws bearbeiten.

1. Klicke beim gewünschten Bild über die drei Punkte > Bild bearbeiten

2. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem du alle Anpassungen am Bild vornehmen kannst.

Dateiname anpassen

Beim Hochladen einer Datei in Robaws wird der ursprüngliche Name übernommen.

Du kannst den Namen jedoch ändern:

1. Rechtsklick auf die Datei,
2. Klicke auf „Umbenennen",
3. Trag den gewünschten Namen ein.

Dateien ersetzen

Wenn du eine Datei hochgeladen hast, sich das Dokument aber geändert hat, kannst du die neue Version einfach per Drag & Drop auf die bestehende Datei ziehen.

Die alte Datei wird dadurch ersetzt.

Beispiel:

Du hast die allgemeinen Geschäftsbedingungen in den allgemeinen Einstellungen gespeichert. Nun änderst du die AGB. Wenn du die Datei einfach neu hochlädst, müsstest du sie manuell in jeder E-Mail-Vorlage austauschen.

Wenn du jedoch die neue Datei auf die alte ziehst, wird diese automatisch überall ersetzt, auch in allen E-Mail-Vorlagen.

Mehrere Dateien gleichzeitig hochladen

Du kannst mehrere Dateien auf einmal in Robaws hochladen: entweder per Drag & Drop oder über das Menü im Tab Dateien.

Option 1: Drag & Drop

1. Wähle die gewünschten Dateien auf deinem Gerät aus.
2. Ziehe sie per Drag & Drop direkt in Robaws.

Option 2: Menü im Tab „Dateien“

1. Klicke auf Neu → Dateien hochladen.
2. Wähle die gewünschten Dateien aus.
3. Klicke auf Öffnen.

Alle ausgewählten Dateien werden in einem Schritt hinzugefügt.

Aktualisiert am: 01/10/2025