Schritt-für-Schritt-Anleitung für neue Robaws Benutzer
Willkommen bei Robaws!
Mit dieser kompakten Anleitung führen wir dich Schritt für Schritt durch dein neues ERP-Paket.
Viel Erfolg, und melde dich jederzeit bei Fragen!
Schnellnavigation:
- Einloggen in Robaws
- Erste Inbetriebnahme
- Benutzer anlegen und verwalten
- Die verschiedenen Module
- Praktische Tipps
- Integrationen / Schnittstellen
- Datenimport
- Hast du noch Fragen?
Einloggen in Robaws
Robaws ist eine cloudbasierte Software. Für das beste Benutzererlebnis empfehlen wir Google Chrome.
- Öffne die Webseite app.robaws.com
- Logge dich mit deinem Benutzernamen und Passwort ein.
- Tipp: Diese Zugangsdaten gelten auch für die Robaws App, erhältlich im Apple Store oder Play Store.
Möchtest du dich in Wappy einloggen? Folge dann dieser Anleitung.
Erste Inbetriebnahme
Beim ersten Login in Robaws musst du einmalig folgende Schritte durchgehen. Überspringe diese nicht, sonst kannst du Robaws nicht optimal nutzen.
Abrechnung
- Klicke oben rechts auf deinen Namen > Billing und prüfe dort deine Rechnungs- und Lizenzdaten.
- Ergänze alle Informationen vollständig, bevor deine Testphase endet, um weiterhin Zugang zu behalten.
Profil
- Klicke oben rechts auf deinen Namen > Profil und überprüfe deine Benutzerdaten.
- Ändere bei Bedarf dein Passwort, stelle deine Benutzerrolle ein oder aktiviere die Multi-Faktor-Authentifizierung.
- Verknüpfe dein E-Mail-Konto, um E-Mails (Angebote, Rechnungen usw.) direkt aus Robaws senden zu können.
Firmendaten
- Klicke oben rechts auf deinen Namen > Einstellungen > Firma und gib hier deine Unternehmensdaten ein.
- Trage USt-IdNr., IBAN und BIC ein, das ist entscheidend für korrekt erzeugte Rechnungen.
- Hinterlege deine Adresse, damit später Entfernungen zu Projektadressen berechnet werden können.
- Lade dein Briefpapier hoch, es dient als Hintergrund für alle ausgehenden Dokumente.
- Aktiviere Peppol, damit du später E‑Rechnungen senden und empfangen kannst.
MwSt.-Sätze und Zahlungsbedingungen
- Bleibe in Einstellungen > Allgemein.
- Überprüfe deine MwSt.-Sätze und ergänze fehlende Einträge.
- Überprüfe die Zahlungsbedingungen, entferne nicht benötigte und füge benötigte hinzu.
Buchhaltungssoftware
- Bleibe in Einstellungen > Allgemein.
- Richte die Journale ein, damit Verkaufs- und Eingangsrechnungen sauber gruppiert und nummeriert werden.
- Stelle sicher, dass du Rechnungen an deinen Buchhalter oder Steuerberater übermitteln kannst, je nach Software per Integration, als UBL-Datei oder per Download.
Benutzer anlegen und verwalten
Du kannst Kollegen und Mitarbeiter selbst als Benutzer hinzufügen, ihnen passende Benutzerrollen zuweisen und Zugriff auf Robaws oder Wappy geben.
Verknüpfe anschließend ihre E-Mail-Adressen, damit sie E-Mails direkt aus Robaws versenden können.
Die verschiedenen Module
Zu jedem Modul gibt es einen kurzen Helpcenter-Artikel, der dir einen Überblick über die Möglichkeiten gibt, oft mit einer Video-Tour.
Wenn du im Artikel weiterklickst, findest du die detaillierte Anleitung zu jedem Teilbereich.
Einen Überblick aller Module findest du auf dieser Seite: Alle Module in Robaws.
Praktische Tipps
Robaws bietet viele praktische Funktionen, um perfekt auf deinen Betrieb abgestimmt zu sein:
- Extra Felder: lege pro Modul zusätzliche Felder an, zeige sie in Übersichten, kopiere Werte automatisch in andere Module oder nutze sie über Platzhalter in Dokumenten.
- Status: definiere eigene Status für Angebote, Projekte und mehr, damit du den Fortschritt schnell im Blick hast.
- Aktivitäten: sinnvoll für Kalkulation und Nachkalkulation, um Kosten pro Phase auszuwerten.
- Dokumentgestaltung: bestimme Inhalt und Layout von Angeboten, Arbeitsberichten, Bestellungen und weiteren PDFs.
- Templates: erstelle Vorlagen für Angebote, Aufträge, Projekte und mehr, damit Grunddaten bereits vorausgefüllt sind.
- E-Mail-Templates: standardisierte E-Mail-Texte mit gewünschten Anhängen, zum Beispiel AGB.
- Persönliche Übersichten: konfiguriere mehrere Ansichten je Modul mit Filtern, Spalten und Auswertungen.
- Analyse Möglichkeiten: sieh auf einen Blick die Nachkalkulation einzelner oder mehrerer Projekte, das offene Angebotsvolumen und Erfolgswahrscheinlichkeiten.
- Aufgaben: weise Aufgaben direkt aus jeder Fiche dir oder Kollegen zu und verfolge sie in der Aufgabenübersicht.
- Bemerkungen: halte wichtige Hinweise auf einer Fiche fest, damit alle informiert sind.
- Dateien: lege relevante Dateien direkt am passenden Ort ab.
- Platzhalter: nahezu alle Felder, auch selbst angelegte, können per Platzhalter automatisiert in Dokumenten und E-Mails verwendet werden.
- Standarddokumente: generiere weitere Dokumentarten mit Platzhaltern und eigenem Layout, zum Beispiel Verträge.
- Formulare: erstelle Checklisten für die Kollegen auf der Baustelle.
- Longlist und Shortlist: viele Einstellungen bestehen aus Listen, die du nach Bedarf erweitern oder reduzieren kannst.
- Automation von Arbeitsabläufen
Integrationen / Schnittstellen
Robaws verbindet sich mit vielen Softwarelösungen, z.B. mit Buchhaltungsprogrammen, Webshops, Track und Trace Plattformen sowie weiteren Systemen.
Die Übersicht der bestehenden Anbindungen findest du unter Einstellungen > Integrationen (ganz unten).
Im Helpcenter gibt es für jede Integration eine eigene Seite mit Anleitung zur Einrichtung und Nutzung, unter anderem für Webshops.
Datenimport und Aktualisierung
Du startest mit einer leeren Umgebung. Bestehende Listen kannst du mithilfe unserer Import-Templates in Robaws importieren.
Hier findest du alle Informationen zum Import sowie die Besonderheiten pro Modul. Über diese Templates kannst du später auch bestehende Daten aktualisieren.
Hast du noch Fragen?
Du hast eine Frage, brauchst zusätzliche Unterstützung oder Hilfe beim Einrichten oder Entwickeln einer Integration?
Wir hören zu und bringen dich mit der richtigen Ansprechperson zusammen.
Aktualisiert am: 08/08/2025
Danke!