Wie kann ich eine Mahnung an meine Kunden senden?

Mit Robaws haben Sie volle Kontrolle über Ihre Rechnungen und Zahlungserinnerungen. Dank eines klaren, visuell strukturierten Überblicks sehen Sie auf einen Blick den Status all Ihrer Rechnungen – ob bezahlt, offen oder verfallen.

Mit nur wenigen Klicks erstellen und versenden Sie Mahnungen direkt aus dem System an Ihre Kunden. Sparen Sie Zeit und Stress, indem Sie Mahnungen automatisieren und jederzeit den Überblick über Ihre Finanzen behalten.

Die einfache Handhabung der Mahnfunktion in Robaws sorgt dafür, dass keine Rechnung übersehen wird und Zahlungen schneller bei Ihnen eintreffen.

1. Überprüfen und Anpassen der Mahnungsstatus

Standardmäßig bietet Robaws die folgenden Status:
- gesendet
- überfällig
- Mahnung (1, 2, 3, ...)
- bezahlt

Falls Sie die Namen dieser Status anpassen möchten, müssen Sie sicherstellen, dass die entsprechenden Felder ebenfalls korrekt angepasst werden.

Schritte:

Gehen Sie in die Rechnungseinstellungen .

Überprüfen Sie die Standard-Status und passen Sie sie nach Bedarf an.

Wenn Sie Änderungen vornehmen, stellen Sie sicher, dass die Statusnamen in den Feldern „Status, in den eine Rechnung überfällig sein kann“ und „Status wenn überfällig“ ebenfalls geändert werden.

2. Erstellen eines Standard-Mahnschreibens

Erstellen Sie ein Standard-Mahnschreiben Dokument, das Sie in Ihren E-Mail-Vorlagen verwenden können, um Kunden schnell und einfach zu mahnen.

Schritte:

Gehen Sie in die Rechnungseinstellungen und scrollen Sie nach unten.

Erstellen Sie ein Standarddokument für das Mahnschreiben.

Verwenden Sie Platzhalter wie ${totalIncBtw}, um Rechnungsdaten automatisch in das Dokument einzufügen.

3. Erstellen einer E-Mail-Vorlage für Mahnungen

Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage, die das Mahnschreiben enthält, um die Mahnung an Ihre Kunden zu versenden.

Schritte:

Gehen Sie in die Rechnungseinstellungen.

Erstellen Sie eine neue E-Mail-Vorlage.

Fügen Sie das zuvor erstellte Mahnschreiben in die Vorlage ein.

Setzen Sie das Feld „Status bei Senden der E-Mail anpassen auf“ auf „erste Mahnschreiben“.

4. Versenden einer Mahnung

Wenn eine Rechnung den Status „überfällig“ hat, ist es an der Zeit, eine Mahnung zu senden.

Schritte:

Öffnen Sie die Übersicht und suchen Sie nach Rechnungen mit dem Status „überfällig“.

Klicken Sie in der Rechnungsansicht auf das E-Mail-Symbol.

Wählen Sie die erstellte E-Mail-Vorlage aus.

Senden Sie die E-Mail. Wenn alles richtig eingestellt ist, wird der Status der Rechnung automatisch auf „erste Mahnschreiben“ geändert.


Mit Robaws gestalten Sie Ihr Mahnwesen effizienter und stressfreier. Automatisieren Sie Ihre Mahnungen, halten Sie Kunden zur pünktlichen Zahlung an und sparen Sie wertvolle Zeit, während Sie den Überblick über Ihre Finanzen bewahren.

Aktualisiert am: 23/10/2024