Genehmigungsflow

Der Genehmigungsflow ist eine Funktion, die in den Modulen Bestellungen und Einkaufsrechnungen verwendet wird.
Es handelt sich um ein System, das sicherstellt, dass eine Bestellung oder Einkaufsrechnung zunächst von bestimmten Personen im Unternehmen genehmigt werden muss, bevor weitere Maßnahmen ergriffen werden können.

Beispiel

Es geht eine Einkaufsrechnung eines Lieferanten ein, die sich auf Einkäufe für ein durchzuführendes Projekt bezieht. Bevor diese Rechnung bezahlt werden darf, muss sie zunächst vom Projektleiter geprüft werden. Der Projektleiter kann die Einkaufsrechnung akzeptieren, wenn sie mit den bestellten Materialien übereinstimmt.

Sie können verschiedene Genehmigungsflows einrichten, die je nach Lieferant angewendet werden und erst ab einem bestimmten Rechnungsbetrag aktiviert werden.
Diese Genehmigungsflows können bereits direkt mit einem Lieferanten verknüpft werden, sodass immer die richtigen Benutzer die Genehmigung erteilen müssen. Die Nutzung verschiedener Genehmigungsflows ist besonders wertvoll für die Verarbeitung verschiedener Arten von Einkaufsrechnungen (Versicherungen, Materialien usw.). Darüber hinaus kann dies auch hilfreich sein, wenn Sie in einer Umgebung mit mehreren Unternehmen arbeiten und unterschiedliche Verantwortliche für die Einkaufsrechnungen der jeweiligen Unternehmen zuständig sind.

Innerhalb der Genehmigungsflows können Prioritäten festgelegt werden. Diese Prioritäten sorgen dafür, dass eine zweite (oder auch dritte) Person die Genehmigungsanfrage erst erhält, wenn die erste Person die Einkaufsrechnung genehmigt hat.

z.B.

Ich richte einen Genehmigungsflow ein, der mit einem Lieferanten verknüpft ist, bei dem wir unsere Materialien bestellen:

Priorität 1: Der Projektleiter muss die Einkaufsrechnung prüfen, ob die Materialien mit den für das Projekt bestellten übereinstimmen.
Priorität 2: Der Verantwortliche für Einkaufsrechnungen gibt seine Genehmigung, wenn alle Angaben korrekt sind.
Priorität 3: Der Geschäftsführer gibt die finale Genehmigung zur Bezahlung der Einkaufsrechnung.

Verwendung

Der Genehmigungsflow besteht aus mehreren Schritten, die durchlaufen werden müssen, bevor eine Rechnung an den Buchhalter gesendet oder eine Zahlungsdatei erstellt werden kann.

Start des Genehmigungsablaufs:
- Automatisch über die Funktion, die in der Robawsbox aktiviert werden kann.
- Manuell direkt an der Einkaufsrechnung.
Die Benutzer, die Teil des Genehmigungsflows sind, können oben rechts die offenen Genehmigungsanfragen einsehen.
Im Überblick der Genehmigungsanfragen können sie Maßnahmen für die Einkaufsrechnungen ergreifen. Die möglichen Aktionen sind:
- Akzeptieren
- Ablehnen
- Warten
Über die Genehmigungsanfrage können auch bestimmte Daten angepasst oder hinzugefügt werden (z. B. Projekt, Bestellung, Spalte X für die Nachkalkulation, Preis usw.).
Sobald alle Benutzer im Genehmigungsflow die Einkaufsrechnung genehmigt haben, kann diese an den Buchhalter gesendet oder eine Zahlungsdatei erstellt werden.

Einstellungen

Über Einstellungen > Einkaufsrechnungen > Stammdaten > Genehmigungsanträge oder Einstellungen > Bestellung > Stammdaten > Genehmigungsanträge können Sie die Funktion aktivieren und verschiedene Flows erstellen. Die Genehmigungsanfragen für Einkaufsrechnungen und Bestellungen sind voneinander unabhängig und können separat verwendet werden.
Sobald die Funktion aktiviert ist, können Sie in der Lieferantenakte den passenden Genehmigungsflow für den Lieferanten hinzufügen.

Konfigurierbare Einstellungen für Genehmigungsflows

Einstellung	Beschreibung
Name	Der Name, den Sie dem Genehmigungsflow geben.
Benutzer	Sie können die Benutzer hinzufügen, die Sie dieser Priorität zuweisen möchten. Es können mehrere Benutzer hinzugefügt werden.
Projektleiter	Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird der Projektleiter des Projekts, das mit der Einkaufsrechnung verknüpft ist, automatisch in diese Priorität des Genehmigungsflows aufgenommen.
Mindestbetrag	Der Mindestbetrag, den die Einkaufsrechnung haben muss, damit diese Priorität im Genehmigungsflow berücksichtigt wird.

Zusätzlich gibt es in den Einstellungen die Möglichkeit, Status für den Genehmigungsflow zu definieren.

Aktualisiert am: 05/01/2025