E-Rechnung empfangen und verarbeiten mit Robaws

Ab dem 01.01.2025 wird es in Deutschland verpflichtend, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Robaws ist optimal darauf vorbereitet, Ihnen den Übergang in diese neue Ära der digitalen Rechnungsbearbeitung zu erleichtern.

Mit Robaws können Sie XRechnung (CII und UBL) sowie ZUGFeRD-Rechnungen nahtlos empfangen und automatisch verarbeiten. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Rechnung effizient in Robaws registrieren und nutzen können.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die maschinenlesbar und vollständig digital ist. Sie entspricht der EU-Norm EN 16931 und enthält strukturierte Daten, die direkt in Systeme wie Robaws eingelesen werden können. Im Vergleich dazu sind PDFs lediglich digitale Versionen von Papierrechnungen.

Die gängigen Formate in Deutschland:

XRechnung: Ein XML-basiertes Format, das speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde.
ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das PDF und XML-Daten kombiniert, um sowohl maschinen- als auch menschenlesbar zu sein.

E-Rechnung in Robaws verarbeiten

Schritt 1: Hochladen oder Weiterleiten der E-Rechnung

Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihre E-Rechnung in Robaws zu registrieren:

Manuell hochladen:

- Navigieren Sie zur Übersicht Eingangsrechnungen.
- Klicken Sie auf „Rechnung hochladen“ und wählen Sie Ihre XRechnung- oder ZUGFeRD-Datei aus.
- Robaws extrahiert automatisch alle relevanten Daten wie Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag, Positionen ...

Automatische Verarbeitung über die Robawsbox:

- Leiten Sie die Rechnung an Ihre persönliche Robawsbox-E-Mail-Adresse weiter.
- Die Daten werden automatisch eingelesen, inklusive aller Rechnungszeilen und zugehöriger Bestellungen.

Hinweis: Die Robawsbox-Adresse finden Sie unter Einstellungen > Eingangsrechnungen > Robawsbox.

Schritt 2: Überprüfung und Validierung

Nach dem Import in Robaws können Sie die Rechnung überprüfen:
- Alle relevanten Daten wie Lieferant, Rechnungsbetrag und Fälligkeitsdatum sind bereits vorab ausgefüllt.
- Kontrollieren Sie die Richtigkeit der Zuordnungen, insbesondere bei Projekten oder Bestellungen.

Tipp: Mit der OCR-Funktion von Robaws können auch nicht-standardisierte Rechnungen überprüft werden.

Schritt 3: Automatische Zuordnung und Archivierung

Robaws übernimmt automatisch die Zuordnung:
- Rechnungszeilen: Positionen werden bestehenden Projekten oder Bestellungen zugeordnet.
- GoBD-konforme Archivierung: Die E-Rechnung wird revisionssicher gespeichert.

Warum Robaws für E-Rechnungen nutzen?

Mit Robaws profitieren Sie von einer automatisierten und GoBD-konformen Verarbeitung von E-Rechnungen:
- Zeitersparnis: Automatische Extraktion und Zuordnung von Rechnungsdaten.
- Fehlerreduktion: Minimierung manueller Eingaben durch strukturierte XML-Daten.
- Finanzübersicht: Optimale Zuordnung von Rechnungen zu Projekten und Bestellungen.
- Schnelle Zahlung: Durch automatische Verarbeitung sparen Sie Zeit und sichern Skonto.

Häufige Fragen (FAQ)

Wie lange dauert die Verarbeitung einer E-Rechnung?

- XRechnung und ZUGFeRD: Ergebnisse sind innerhalb einer Minute verfügbar.
- Andere Formate über OCR: Ergebnisse am nächsten Arbeitstag.

Welche Daten werden erkannt?

- Lieferant, Leitweg-ID, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferdatum, Fälligkeitsdatum, Zahlungsbedingungen, Positionen, Auftragsnummer, Bestellnummer, Zahlungsreferenz, Verwendungszweck, Beträge, Anhänge und mehr.

Was kostet die Nutzung?

- Die Verarbeitung von XML-Dateien ist kostenlos.

Kann ich XML-Rechnungen ohne OCR verarbeiten?

Ja, Robaws gibt UBL-Rechnungen den Vorzug, wodurch die OCR-Erkennung entfällt.

Hinweis: Nur UBL-Rechnungen im OpenPeppol-Standard BIS Billing 3.0. sind kompatibel.

Fazit

Mit Robaws wird die Verarbeitung von E-Rechnungen ein Kinderspiel.

Automatisieren Sie Ihre Prozesse, sparen Sie Zeit und erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen ab 2025 problemlos. Aktivieren Sie Ihre Robawsbox noch heute und profitieren Sie von einer nahtlosen Rechnungsbearbeitung!

Aktualisiert am: 25/11/2024