Angebote verschicken, Rechnungen senden, Bestellungen bei Lieferanten aufgeben – das alles ist direkt aus Robaws möglich!
Durch die Verknüpfung eines E-Mail-Kontos mit Ihrer Robaws-Umgebung können Sie E-Mails direkt aus Ihrem Profil heraus versenden.

Der Versand erfolgt über den E-Mail-Server, den Ihr Unternehmen nutzt.
Wenn Sie beispielsweise ein Google-Konto verwenden, wird der Versand über den Google-Mailserver abgewickelt.

Schritte zum E-Mail-Versand in Robaws

Um E-Mails aus Robaws versenden zu können, müssen einige Schritte durchgeführt werden:

1. E-Mail-Konto einrichten

• Sie können ein E-Mail-Konto pro Benutzer konfigurieren.
• Alternativ können Sie ein spezifisches E-Mail-Konto pro Unternehmen oder Modul hinterlegen.

2. E-Mail-Template erstellen

• Dies ist eine vordefinierte E-Mail-Vorlage, die beim Versenden von E-Mails genutzt wird.

Nützliche Funktionen für den E-Mail-Versand

• Tracking-Pixel
  → Ermöglicht die Nachverfolgung, ob der Empfänger die E-Mail bereits geöffnet hat.

• Digitales Unterschreiben
  → Ermöglicht das Versenden eines Links zur digitalen Genehmigung eines Dokuments.

• Allgemeine Geschäftsbedingungen ( AGB ) als Anhang hinzufügen
  → So stellen Sie sicher, dass wichtige Dokumente immer mitgesendet werden.

• Automatische Statusänderungen
  → Durch Konfiguration der E-Mail-Templates können Dokumente nach bestimmten Aktionen automatisch mit einem neuen Status versehen werden (z. B. Status „versendet“ nach Versand der E-Mail).

Probleme beim E-Mail-Versand?

Sollten Probleme auftreten, können folgende Ursachen infrage kommen:

1. E-Mails landen häufig im Spam-Ordner
   → Maßnahmen zur Verbesserung der Zustellbarkeit prüfen.

2. Die E-Mail kann nicht gesendet werden und eine Fehlermeldung erscheint.
   → Details zur Fehlermeldung analysieren und Einstellungen überprüfen.

Verwendung

Das Versenden einer einzelnen E-Mail

Im Dokument finden Sie folgendes Symbol, vorausgesetzt, dass mindestens eine E-Mail-Vorlage erstellt wurde.

Das Versenden einer E-Mail in Massen

In der Übersicht bestimmter Module erscheint ebenfalls ein 'Briefumschlag'-Symbol.

Wenn Sie auf das Symbol klicken, können Sie wieder eine oder mehrere E-Mail-Vorlagen auswählen. Der Ablauf unterscheidet sich jedoch vom Versenden einer E-Mail aus einem Dokument heraus.
Es wird keine Vorschau der E-Mail angezeigt.

Sie müssen zuerst eine oder mehrere Zeilen in der Übersicht auswählen, bevor Sie eine E-Mail versenden können. Die E-Mail wird sofort an alle Empfänger (E-Mail-Adressen der zugewiesenen Ansprechpartner beim Kunden, und/oder allgemeine E-Mail-Adressen) gesendet.

Aktualisiert am: 01/02/2025