E-Mails direkt aus Robaws versenden
Angebote verschicken, Rechnungen senden, Bestellungen bei Lieferanten aufgeben – das alles ist direkt aus Robaws möglich!
Durch die Verknüpfung eines E-Mail-Kontos mit Ihrer Robaws-Umgebung können Sie E-Mails direkt aus Ihrem Profil heraus versenden.
Der Versand erfolgt über den E-Mail-Server, den Ihr Unternehmen nutzt.
Wenn Sie beispielsweise ein Google-Konto verwenden, wird der Versand über den Google-Mailserver abgewickelt.
Robaws übernimmt nur den Versand von E-Mails. Der Empfang von Antworten oder eingehenden E-Mails wird in Robaws nicht registriert.
Um E-Mails aus Robaws versenden zu können, müssen einige Schritte durchgeführt werden:
E-Mail-Konto einrichten
- Sie können ein E-Mail-Konto pro Benutzer konfigurieren.
- Alternativ können Sie ein spezifisches E-Mail-Konto pro Unternehmen oder Modul hinterlegen.
E-Mail-Template erstellen
- Dies ist eine vordefinierte E-Mail-Vorlage, die beim Versenden von E-Mails genutzt wird.
- Tracking-Pixel
→ Ermöglicht die Nachverfolgung, ob der Empfänger die E-Mail bereits geöffnet hat.
- Digitales Unterschreiben
→ Ermöglicht das Versenden eines Links zur digitalen Genehmigung eines Dokuments.
- Allgemeine Geschäftsbedingungen ( AGB ) als Anhang hinzufügen
→ So stellen Sie sicher, dass wichtige Dokumente immer mitgesendet werden.
- Automatische Statusänderungen
→ Durch Konfiguration der E-Mail-Templates können Dokumente nach bestimmten Aktionen automatisch mit einem neuen Status versehen werden (z. B. Status „versendet“ nach Versand der E-Mail).
Sollten Probleme auftreten, können folgende Ursachen infrage kommen:
E-Mails landen häufig im Spam-Ordner
→ Maßnahmen zur Verbesserung der Zustellbarkeit prüfen.
Die E-Mail kann nicht gesendet werden und eine Fehlermeldung erscheint.
→ Details zur Fehlermeldung analysieren und Einstellungen überprüfen.
Im Dokument finden Sie folgendes Symbol, vorausgesetzt, dass mindestens eine E-Mail-Vorlage erstellt wurde.
In der Übersicht bestimmter Module erscheint ebenfalls ein 'Briefumschlag'-Symbol.
Wenn Sie auf das Symbol klicken, können Sie wieder eine oder mehrere E-Mail-Vorlagen auswählen. Der Ablauf unterscheidet sich jedoch vom Versenden einer E-Mail aus einem Dokument heraus.
Es wird keine Vorschau der E-Mail angezeigt.
Sie müssen zuerst eine oder mehrere Zeilen in der Übersicht auswählen, bevor Sie eine E-Mail versenden können. Die E-Mail wird sofort an alle Empfänger (E-Mail-Adressen der zugewiesenen Ansprechpartner beim Kunden, und/oder allgemeine E-Mail-Adressen) gesendet.
Das Versenden einer Massen-E-Mail ist nützlich für die interne Kommunikation zwischen Mitarbeitern, den Versand von Newslettern an Kunden usw.
Durch die Verknüpfung eines E-Mail-Kontos mit Ihrer Robaws-Umgebung können Sie E-Mails direkt aus Ihrem Profil heraus versenden.
Der Versand erfolgt über den E-Mail-Server, den Ihr Unternehmen nutzt.
Wenn Sie beispielsweise ein Google-Konto verwenden, wird der Versand über den Google-Mailserver abgewickelt.
Robaws übernimmt nur den Versand von E-Mails. Der Empfang von Antworten oder eingehenden E-Mails wird in Robaws nicht registriert.
Schritte zum E-Mail-Versand in Robaws
Um E-Mails aus Robaws versenden zu können, müssen einige Schritte durchgeführt werden:
E-Mail-Konto einrichten
- Sie können ein E-Mail-Konto pro Benutzer konfigurieren.
- Alternativ können Sie ein spezifisches E-Mail-Konto pro Unternehmen oder Modul hinterlegen.
E-Mail-Template erstellen
- Dies ist eine vordefinierte E-Mail-Vorlage, die beim Versenden von E-Mails genutzt wird.
Nützliche Funktionen für den E-Mail-Versand
- Tracking-Pixel
→ Ermöglicht die Nachverfolgung, ob der Empfänger die E-Mail bereits geöffnet hat.
- Digitales Unterschreiben
→ Ermöglicht das Versenden eines Links zur digitalen Genehmigung eines Dokuments.
- Allgemeine Geschäftsbedingungen ( AGB ) als Anhang hinzufügen
→ So stellen Sie sicher, dass wichtige Dokumente immer mitgesendet werden.
- Automatische Statusänderungen
→ Durch Konfiguration der E-Mail-Templates können Dokumente nach bestimmten Aktionen automatisch mit einem neuen Status versehen werden (z. B. Status „versendet“ nach Versand der E-Mail).
Probleme beim E-Mail-Versand?
Sollten Probleme auftreten, können folgende Ursachen infrage kommen:
E-Mails landen häufig im Spam-Ordner
→ Maßnahmen zur Verbesserung der Zustellbarkeit prüfen.
Die E-Mail kann nicht gesendet werden und eine Fehlermeldung erscheint.
→ Details zur Fehlermeldung analysieren und Einstellungen überprüfen.
Verwendung
Das Versenden einer einzelnen E-Mail
Im Dokument finden Sie folgendes Symbol, vorausgesetzt, dass mindestens eine E-Mail-Vorlage erstellt wurde.
Das Versenden einer E-Mail in Massen
In der Übersicht bestimmter Module erscheint ebenfalls ein 'Briefumschlag'-Symbol.
Wenn Sie auf das Symbol klicken, können Sie wieder eine oder mehrere E-Mail-Vorlagen auswählen. Der Ablauf unterscheidet sich jedoch vom Versenden einer E-Mail aus einem Dokument heraus.
Es wird keine Vorschau der E-Mail angezeigt.
Sie müssen zuerst eine oder mehrere Zeilen in der Übersicht auswählen, bevor Sie eine E-Mail versenden können. Die E-Mail wird sofort an alle Empfänger (E-Mail-Adressen der zugewiesenen Ansprechpartner beim Kunden, und/oder allgemeine E-Mail-Adressen) gesendet.
Das Versenden einer Massen-E-Mail ist nützlich für die interne Kommunikation zwischen Mitarbeitern, den Versand von Newslettern an Kunden usw.
Aktualisiert am: 01/02/2025
Danke!