Navigeer snel naar het onderdeel over:

• overzichtsscherm van de vorderingen
• hoe maak ik een nieuwe vordering aan?
• algemene opbouw van de vorderingsfiche
• vorderingslijnen aanpassen
• extra lijnen / zaken toevoegen (vb verrekening, 2de offerte, werkbon, order)
• vorderingsstaat, verletstaat, prijsherziening
• vordering versturen
• vordering factureren
• volgende vordering opstellen

Overzichtsscherm

Het overzicht van de vorderingen kan je aanpassen via de instellingen: welke kolommen wens je, in welke volgorde, welke snelfilters? Daarnaast kan iedere gebruiker zijn eigen overzichten aanmaken en personaliseren.
Via het overzichtsscherm kan je bulk aanpassingen doen voor meerdere vorderingen ineens.
Vorderingen kunnen via de actieknoppen bovenaan verwijderd, gearchiveerd of vergrendeld worden, en kunnen naar excel geëxporteerd worden.

Nieuwe vordering aanmaken

Een vordering vertrekt altijd vanuit een project. Je kan een nieuwe vordering aanmaken op 2 manieren:

• ofwel vanuit het overzicht bovenaan klikken op de actieknop '+ toevoegen'
• ofwel vanuit een project > inzichten > overzicht > vorderingen klikken op '+'

In beide gevallen zal daarna gevraagd worden op welke **offerte **de vordering gebaseerd mag zijn. De offertes die actief staan op het project worden standaard geselecteerd, andere niet. Je kan meerdere offertes selecteren om om te zetten naar één vordering.

Algemene opbouw van de vorderingsfiche

Vordering gegevens

Tabbladen en extra velden

Net als bij de andere modules in Robaws, is het ook bij vorderingen mogelijk om opmerkingen, bestanden of taken toe te voegen.
Specifiek voor de vordering zijn er 2 extra tabbladen: verlet en herzieningsformules.

Ook kan je extra velden aanmaken via de instellingen om informatie over de vordering bij te houden.

Vorderingslijnen aanpassen

Lijnen van de vordering

De vordering bevat meteen alle lijnen die overgenomen zijn uit de offerte. Er wordt altijd gevorderd op de bovenbouw (naam van het artikel/de post), niet op de onderbouw (calculatiedetail) van een post.

• In de kolom 'Voorzien' wordt het aantal weergegeven dat op de offerte voorzien werd.
• In de kolom 'Vorige' wordt het aantal weergegeven dat in de vorige vordering(en) reeds werd gevorderd.
  Beide aantallen kunnen in principe niet bewerkt worden (tenzij de lijn als verrekening staat aangevinkt).

De lijnen behouden het lijntype van de bron (vb de offerte), maar dit kan manueel aangepast worden. Handig indien je bepaalde lijnen bijvoorbeeld nog wenst na te kijken.

Onderaan rechts zie je het totaalbedrag van de vordering en het % van voltooiing.

Voltooiing invullen

• In de kolommen 'Huidige' (aantal) en '% Totaal' (%) kan je de huidige voltooiing invullen, het ene veld wijzigt automatisch mee met het ander. Je kan dit manueel, lijn per lijn doen.
• Er is ook een mogelijkheid om voor alle lijnen ineens een % in te vullen via de actieknop '%' bovenaan. Dit heeft enkel invloed op alle lijnen die nog niet manueel bewerkt werden. Daarna kan je ze manueel ook nog aanpassen.

De som van voorzien + huidige wordt weergegeven in de 'Totaal' kolom. Dit is dus hoeveel er tot op vandaag van deze lijn werd gevorderd. Er is een Totaal %, Totaal (aantal) en Totaal € kolom.
De **kleur **van het Totaal (aantal) wijzigt als volgt:

• indien het totaal minder is dan voorzien: zwart
• indien het totaal gelijk is aan voorzien: groen
• indien het totaal meer is dan voorzien: oranje
  eenheidsprijzen kunnen manueel worden aangepast of via een prijsherziening.

Bulkaanpassingen

In een vorderingsstaat kan je verschillende handelingen in "bulk" uitvoeren. Hiervoor selecteer je een aantal lijnen a.d.h.v. het selectievakje en klik je vervolgens op de rechtermuisknop. Een menu wordt weergegeven waarbij je de mogelijkheid krijgt om de geselecteerde lijnen te verwijderen of te bewerken. Gegevens zoals btw-tarief, verdeelsleutel, herzieningsformule en type kunnen in bulk gewijzigd worden.

Extra lijnen / zaken toevoegen

Op de vordering kunnen er manueel lijnen worden toegevoegd, maar een handigere manier is om extra zaken toe te voegen via de actieknop '+ Toevoegen' bovenaan.
Dit staat toe om een bijkomende offerte, verrekening, werkbon of order toe te voegen aan de lopende vordering.
Deze lijnen worden dan automatisch onder de bestaande vorderingslijnen geplaatst, met telkens een titel zodat duidelijk is waar deze lijnen vandaan komen.

Basis versus verrekening

Op de verrekening wordt aangeduid of de lijnen bij de basis van de vordering behoren (vb offertelijnen, werkbon, order) of als ze als verrekening worden beschouwd. Dit onderscheid wordt gemaakt door de kolom 'VR' aan te vinken of niet.
Gevolg: op de pdf en op de factuur zal een totaalbedrag 'Basis' en een totaalbedrag 'Verrekening' gemaakt worden.

Lijnen die als verrekening aangeduid staan, kan je volledig bewerken: je kan de voorziene en vorige hoeveelheid ook aanpassen (in tegenstelling tot lijnen die als basis worden beschouwd).

Pdf van de vordering

Bovenaan kan je de pdf van de vordering oproepen via de actieknop 'pdf'. Er staan verschillende documenten klaar,de vorderingsstaat zelf heet 'Pdf', dit wordt standaard gemaild naar de klant.
De pdf wordt weergegeven op horizontaal briefpapier. Zorg dus zeker dat dit voorzien is en dat de marges aangepast zijn zodat je logo niet door de vordering loopt.

De andere documenten die voorzien zijn:

• Overzicht: geeft een samenvatting van de vordering
• Verletstaat: geeft de verletdagen weer van deze vordering, samen met een overzicht van de voorziene en resterende uitvoeringstermijn
• Prijsherziening: geeft het detail weer van de toegepaste prijsherziening van deze vordering
• Schuldvordering: geeft het bedrag van deze vordering weer als schuldvordering

Deze documenten zijn niet dynamisch (kunnen niet aangepast worden via de instellingen).

Vordering versturen

Net als bij andere modules, kan de vordering vanuit Robaws gemaild worden naar de klant of naar een bouwpartner (vb de architect).
Klik hiervoor op de actieknop 'E-mail' bovenaan en kies één van je e-mailtemplates. Je kan deze aanpassen via de instellingen: kies welke tekst er gemaild wordt, en kies ook welke bestanden standaard meegaan.

Via de e-mailtemplate kan je de klant vragen om deze vordering online te ondertekenen voor goedkeuring (kopieer de link uit de offerte e-mail of vraag de link aan support).
De status van de vordering wijzigt dan automatisch naar verstuurd, gelezen of goedgekeurd.

Indien er een e-mailadres ingevuld is in de klantenfiche, zal dit gesuggereerd worden bij het versturen.

Vordering factureren

De vordering kan eenvoudig omgezet worden naar een factuur door bovenaan te klikken op de actieknop '€'.
Indien de vordering naar meerdere partijen gefactureerd moet worden, kan je gebruik maken van de verdeelsleutel.
De vorderingsstaat zal standaard worden toegevoegd aan de factuur als je de factuur naar de klant mailt.

Facturatietype

Afhankelijk van het gekozen facturatietype bij de vorderingsgegevens, kies je of de factuur een samenvatting van de vordering bevat of een gedetailleerd overzicht. Je kan het meest gebruikelijke type vastleggen via de instellingen.

1. **eenvoudige **factuur: op de factuur wordt 1 lijn tekst weergegeven. Deze tekst kan indien gewenst aangepast worden via de instellingen (er komt een tweede lijn bij indien er een herzieningsformule werd toegepast op sommige lijnen.)
   
2. **gedetailleerde **factuur: op de factuur worden alle vorderingslijnen weergegeven.

Facturatiestrategie

De factuur kan ofwel enkel de bedragen van de huidige vordering bevatten, ofwel het totaalbedrag van alle vorderingen MIN alle reeds gefactureerde bedragen. Dit is een cumulatieve factuur.
Via de instellingen kan je bepalen of de facturen altijd simpel zijn, cumulatief , of als Robaws dit moet **vragen **op het moment dat je een vordering factureert.
Het gefactureerde bedrag blijft hetzelfde, alleen is het een andere weergave.

*Voorbeeld: Ik factureer de lopende vordering van 3195,54€. Op een vorige vordering werd reeds 3041,04€ gefactureerd. *
Weergave van de simpele factuur: enkel de lopende vordering wordt weergegeven

Weergave van de cumulatieve factuur: de som van alle vorderingen wordt weergegeven, en de vorige facturen worden ervan afgetrokken

Volgende vordering

Meestal wordt een vordering gemaakt voor een bepaalde periode. Als alles niet werd uitgevoerd, zal er in de volgende periode een nieuwe vordering worden opgesteld.
Hiervoor ga je naar het project > inzichten > vorderingen > klik op '+'
Automatisch wordt dan Vordering 2 van dit project aangemaakt. Deze baseert zich op vordering 1, en vermeldt in de kolom 'Vorige' de aantallen die op de vorige vordering(en) reeds opgenomen waren.

Ook op deze vordering is het mogelijk om extra lijnen / zaken toe te voegen (zoals een verrekening, werkbon, offerte, order). Deze worden vanaf toevoeging meegenomen naar alle verdere vorderingen.

Bijgewerkt op: 13/06/2025