Vorderingen
De module vorderingen is inbegrepen in de Robaws pro licentie
TIP: bekijk onze webinar over vorderingen om snel een inzicht te krijgen in deze module.
Navigeer snel naar het onderdeel over:
overzichtsscherm van de vorderingen
hoe maak ik een nieuwe vordering aan?
algemene opbouw van de vorderingsfiche
vorderingslijnen aanpassen
extra lijnen / zaken toevoegen (vb verrekening, 2de offerte, werkbon, order)
vorderingsstaat, verletstaat, prijsherziening
vordering versturen
vordering factureren
volgende vordering opstellen
Het overzicht van de vorderingen kan je aanpassen via de instellingen: welke kolommen wens je, in welke volgorde, welke snelfilters? Daarnaast kan iedere gebruiker zijn eigen overzichten aanmaken en personaliseren.
Via het overzichtsscherm kan je bulk aanpassingen doen voor meerdere vorderingen ineens.
Vorderingen kunnen via de actieknoppen bovenaan verwijderd, gearchiveerd of vergrendeld worden, en kunnen naar excel geëxporteerd worden.
Een vordering vertrekt altijd vanuit een project. Je kan een nieuwe vordering aanmaken op 2 manieren:
ofwel vanuit het overzicht bovenaan klikken op de actieknop '+ toevoegen'
ofwel vanuit een project > inzichten > overzicht > vorderingen klikken op '+'
In beide gevallen zal daarna gevraagd worden op welke offerte de vordering gebaseerd mag zijn. De offertes die actief staan op het project worden standaard geselecteerd, andere niet. Je kan meerdere offertes selecteren om om te zetten naar één vordering.
Net als bij de andere modules in Robaws, is het ook bij vorderingen mogelijk om opmerkingen, bestanden of taken toe te voegen.
Specifiek voor de vordering zijn er 2 extra tabbladen: verlet en herzieningsformules.
Ook kan je extra velden aanmaken via de instellingen om informatie over de vordering bij te houden.
TIP: als je hetzelfde extra veld aanmaakt in Project en Vordering, zal de inhoud van dit veld overgenomen worden van project naar vordering.
De vordering bevat meteen alle lijnen die overgenomen zijn uit de offerte. Er wordt altijd gevorderd op de bovenbouw (naam van het artikel/de post), niet op de onderbouw (calculatiedetail) van een post.
In de kolom 'Voorzien' wordt het aantal weergegeven dat op de offerte voorzien werd.
In de kolom 'Vorige' wordt het aantal weergegeven dat in de vorige vordering(en) reeds werd gevorderd.
Beide aantallen kunnen in principe niet bewerkt worden (tenzij de lijn als verrekening staat aangevinkt).
De lijnen behouden het lijntype van de bron (vb de offerte), maar dit kan manueel aangepast worden. Handig indien je bepaalde lijnen bijvoorbeeld nog wenst na te kijken.
Onderaan rechts zie je het totaalbedrag van de vordering en het % van voltooiing.
In de kolommen 'Huidige' (aantal) en '% Totaal' (%) kan je de huidige voltooiing invullen, het ene veld wijzigt automatisch mee met het ander. Je kan dit manueel, lijn per lijn doen.
Er is ook een mogelijkheid om voor alle lijnen ineens een % in te vullen via de actieknop '%' bovenaan. Dit heeft enkel invloed op alle lijnen die nog niet manueel bewerkt werden. Daarna kan je ze manueel ook nog aanpassen.
De som van voorzien + huidige wordt weergegeven in de 'Totaal' kolom. Dit is dus hoeveel er tot op vandaag van deze lijn werd gevorderd. Er is een Totaal %, Totaal (aantal) en Totaal € kolom.
De kleur van het Totaal (aantal) wijzigt als volgt:
indien het totaal minder is dan voorzien: zwart
indien het totaal gelijk is aan voorzien: groen
indien het totaal meer is dan voorzien: oranje
De eenheidsprijzen kunnen manueel worden aangepast of via een prijsherziening.
TIP: het huidig aantal kan via een berekening worden ingegeven door op de i - infobutton te klikken
In een vorderingsstaat kan je verschillende handelingen in "bulk" uitvoeren. Hiervoor selecteer je een aantal lijnen a.d.h.v. het selectievakje en klik je vervolgens op de rechtermuisknop. Een menu wordt weergegeven waarbij je de mogelijkheid krijgt om de geselecteerde lijnen te verwijderen of te bewerken. Gegevens zoals btw-tarief, verdeelsleutel, herzieningsformule en type kunnen in bulk gewijzigd worden.
Op de vordering kunnen er manueel lijnen worden toegevoegd, maar een handigere manier is om extra zaken toe te voegen via de actieknop '+ Toevoegen' bovenaan.
Dit staat toe om een bijkomende offerte, verrekening, werkbon of order toe te voegen aan de lopende vordering.
Deze lijnen worden dan automatisch onder de bestaande vorderingslijnen geplaatst, met telkens een titel zodat duidelijk is waar deze lijnen vandaan komen.
Op de verrekening wordt aangeduid of de lijnen bij de basis van de vordering behoren (vb offertelijnen, werkbon, order) of als ze als verrekening worden beschouwd. Dit onderscheid wordt gemaakt door de kolom 'VR' aan te vinken of niet.
Gevolg: op de pdf en op de factuur zal een totaalbedrag 'Basis' en een totaalbedrag 'Verrekening' gemaakt worden.
Lijnen die als verrekening aangeduid staan, kan je volledig bewerken: je kan de voorziene en vorige hoeveelheid ook aanpassen (in tegenstelling tot lijnen die als basis worden beschouwd).
Bovenaan kan je de pdf van de vordering oproepen via de actieknop 'pdf'. Er staan verschillende documenten klaar,de vorderingsstaat zelf heet 'Pdf', dit wordt standaard gemaild naar de klant.
De pdf wordt weergegeven op horizontaal briefpapier. Zorg dus zeker dat dit voorzien is en dat de marges aangepast zijn zodat je logo niet door de vordering loopt.
De andere documenten die voorzien zijn:
Overzicht: geeft een samenvatting van de vordering
Verletstaat: geeft de verletdagen weer van deze vordering, samen met een overzicht van de voorziene en resterende uitvoeringstermijn
Prijsherziening: geeft het detail weer van de toegepaste prijsherziening van deze vordering
Schuldvordering: geeft het bedrag van deze vordering weer als schuldvordering
Deze documenten zijn niet dynamisch (kunnen niet aangepast worden via de instellingen).
Net als bij andere modules, kan de vordering vanuit Robaws gemaild worden naar de klant of naar een bouwpartner (vb de architect).
Klik hiervoor op de actieknop 'E-mail' bovenaan en kies één van je e-mailtemplates. Je kan deze aanpassen via de instellingen: kies welke tekst er gemaild wordt, en kies ook welke bestanden standaard meegaan.
Via de e-mailtemplate kan je de klant vragen om deze vordering online te ondertekenen voor goedkeuring (kopieer de link uit de offerte e-mail of vraag de link aan support).
De status van de vordering wijzigt dan automatisch naar verstuurd, gelezen of goedgekeurd.
Indien er een e-mailadres ingevuld is in de klantenfiche, zal dit gesuggereerd worden bij het versturen.
TIP: Wens je de vorderingsstaat eerst naar een andere partij te versturen, vb de architect, dan kan je dit instellen op de projectfiche door een bouwheer toe te voegen en "vordering ontvangen" aan te vinken. Dan verschijnt zijn e-mailadres ook bij het versturen.
De vordering kan eenvoudig omgezet worden naar een factuur door bovenaan te klikken op de actieknop '€'.
Indien de vordering naar meerdere partijen gefactureerd moet worden, kan je gebruik maken van de verdeelsleutel.
De vorderingsstaat zal standaard worden toegevoegd aan de factuur als je de factuur naar de klant mailt.
Afhankelijk van het gekozen facturatietype bij de vorderingsgegevens, kies je of de factuur een samenvatting van de vordering bevat of een gedetailleerd overzicht. Je kan het meest gebruikelijke type vastleggen via de instellingen.
eenvoudige factuur: op de factuur wordt 1 lijn tekst weergegeven. Deze tekst kan indien gewenst aangepast worden via de instellingen (er komt een tweede lijn bij indien er een herzieningsformule werd toegepast op sommige lijnen.)
gedetailleerde factuur: op de factuur worden alle vorderingslijnen weergegeven.
De factuur kan ofwel enkel de bedragen van de huidige vordering bevatten, ofwel het totaalbedrag van alle vorderingen MIN alle reeds gefactureerde bedragen. Dit is een cumulatieve factuur.
Via de instellingen kan je bepalen of de facturen altijd simpel zijn, cumulatief , of als Robaws dit moet vragen op het moment dat je een vordering factureert.
Het gefactureerde bedrag blijft hetzelfde, alleen is het een andere weergave.
Voorbeeld: Ik factureer de lopende vordering van 3195,54€. Op een vorige vordering werd reeds 3041,04€ gefactureerd.
Weergave van de simpele factuur: enkel de lopende vordering wordt weergegeven
Weergave van de cumulatieve factuur: de som van alle vorderingen wordt weergegeven, en de vorige facturen worden ervan afgetrokken
Meestal wordt een vordering gemaakt voor een bepaalde periode. Als alles niet werd uitgevoerd, zal er in de volgende periode een nieuwe vordering worden opgesteld.
Hiervoor ga je naar het project > inzichten > vorderingen > klik op '+'
Automatisch wordt dan Vordering 2 van dit project aangemaakt. Deze baseert zich op vordering 1, en vermeldt in de kolom 'Vorige' de aantallen die op de vorige vordering(en) reeds opgenomen waren.
Ook op deze vordering is het mogelijk om extra lijnen / zaken toe te voegen (zoals een verrekening, werkbon, offerte, order). Deze worden vanaf toevoeging meegenomen naar alle verdere vorderingen.
TIP: bekijk onze webinar over vorderingen om snel een inzicht te krijgen in deze module.
Navigeer snel naar het onderdeel over:
overzichtsscherm van de vorderingen
hoe maak ik een nieuwe vordering aan?
algemene opbouw van de vorderingsfiche
vorderingslijnen aanpassen
extra lijnen / zaken toevoegen (vb verrekening, 2de offerte, werkbon, order)
vorderingsstaat, verletstaat, prijsherziening
vordering versturen
vordering factureren
volgende vordering opstellen
Overzichtsscherm
Het overzicht van de vorderingen kan je aanpassen via de instellingen: welke kolommen wens je, in welke volgorde, welke snelfilters? Daarnaast kan iedere gebruiker zijn eigen overzichten aanmaken en personaliseren.
Via het overzichtsscherm kan je bulk aanpassingen doen voor meerdere vorderingen ineens.
Vorderingen kunnen via de actieknoppen bovenaan verwijderd, gearchiveerd of vergrendeld worden, en kunnen naar excel geëxporteerd worden.
Nieuwe vordering aanmaken
Een vordering vertrekt altijd vanuit een project. Je kan een nieuwe vordering aanmaken op 2 manieren:
ofwel vanuit het overzicht bovenaan klikken op de actieknop '+ toevoegen'
ofwel vanuit een project > inzichten > overzicht > vorderingen klikken op '+'
In beide gevallen zal daarna gevraagd worden op welke offerte de vordering gebaseerd mag zijn. De offertes die actief staan op het project worden standaard geselecteerd, andere niet. Je kan meerdere offertes selecteren om om te zetten naar één vordering.
Algemene opbouw van de vorderingsfiche
Vordering gegevens
| Veld | Uitleg |
|---|---|
| Datum | Datum van deze vordering |
| Titel | Titel van de vordering, deze zal verschijnen op de pdf |
| Project | Project waaraan deze vordering gekoppeld is (wordt automatisch ingevuld) |
| Van... tot... | Start- en einddatum van deze vordering |
| Status | Status waarin deze vordering zich bevindt. Deze wordt automatisch of manueel aangepast, en kan gewijzigd worden via de instellingen |
| Verantwoordelijke | Gebruiker die de vordering heeft aangemaakt |
| Startdatum | Startdatum van het project |
| Uitvoeringstermijn | Vul in hoeveel werkdagen / kalenderdagen voorzien zijn voor de uitvoering. Dit wordt weergegeven in de verletstaat |
| Facturatie | kies het facturatietype van deze vordering |
Tabbladen en extra velden
Net als bij de andere modules in Robaws, is het ook bij vorderingen mogelijk om opmerkingen, bestanden of taken toe te voegen.
Specifiek voor de vordering zijn er 2 extra tabbladen: verlet en herzieningsformules.
Ook kan je extra velden aanmaken via de instellingen om informatie over de vordering bij te houden.
TIP: als je hetzelfde extra veld aanmaakt in Project en Vordering, zal de inhoud van dit veld overgenomen worden van project naar vordering.
Vorderingslijnen aanpassen
Lijnen van de vordering
De vordering bevat meteen alle lijnen die overgenomen zijn uit de offerte. Er wordt altijd gevorderd op de bovenbouw (naam van het artikel/de post), niet op de onderbouw (calculatiedetail) van een post.
In de kolom 'Voorzien' wordt het aantal weergegeven dat op de offerte voorzien werd.
In de kolom 'Vorige' wordt het aantal weergegeven dat in de vorige vordering(en) reeds werd gevorderd.
Beide aantallen kunnen in principe niet bewerkt worden (tenzij de lijn als verrekening staat aangevinkt).
De lijnen behouden het lijntype van de bron (vb de offerte), maar dit kan manueel aangepast worden. Handig indien je bepaalde lijnen bijvoorbeeld nog wenst na te kijken.
Onderaan rechts zie je het totaalbedrag van de vordering en het % van voltooiing.
Voltooiing invullen
In de kolommen 'Huidige' (aantal) en '% Totaal' (%) kan je de huidige voltooiing invullen, het ene veld wijzigt automatisch mee met het ander. Je kan dit manueel, lijn per lijn doen.
Er is ook een mogelijkheid om voor alle lijnen ineens een % in te vullen via de actieknop '%' bovenaan. Dit heeft enkel invloed op alle lijnen die nog niet manueel bewerkt werden. Daarna kan je ze manueel ook nog aanpassen.
De som van voorzien + huidige wordt weergegeven in de 'Totaal' kolom. Dit is dus hoeveel er tot op vandaag van deze lijn werd gevorderd. Er is een Totaal %, Totaal (aantal) en Totaal € kolom.
De kleur van het Totaal (aantal) wijzigt als volgt:
indien het totaal minder is dan voorzien: zwart
indien het totaal gelijk is aan voorzien: groen
indien het totaal meer is dan voorzien: oranje
De eenheidsprijzen kunnen manueel worden aangepast of via een prijsherziening.TIP: het huidig aantal kan via een berekening worden ingegeven door op de i - infobutton te klikken
Bulkaanpassingen
In een vorderingsstaat kan je verschillende handelingen in "bulk" uitvoeren. Hiervoor selecteer je een aantal lijnen a.d.h.v. het selectievakje en klik je vervolgens op de rechtermuisknop. Een menu wordt weergegeven waarbij je de mogelijkheid krijgt om de geselecteerde lijnen te verwijderen of te bewerken. Gegevens zoals btw-tarief, verdeelsleutel, herzieningsformule en type kunnen in bulk gewijzigd worden.
Extra lijnen / zaken toevoegen
Op de vordering kunnen er manueel lijnen worden toegevoegd, maar een handigere manier is om extra zaken toe te voegen via de actieknop '+ Toevoegen' bovenaan.
Dit staat toe om een bijkomende offerte, verrekening, werkbon of order toe te voegen aan de lopende vordering.
Deze lijnen worden dan automatisch onder de bestaande vorderingslijnen geplaatst, met telkens een titel zodat duidelijk is waar deze lijnen vandaan komen.
Basis versus verrekening
Op de verrekening wordt aangeduid of de lijnen bij de basis van de vordering behoren (vb offertelijnen, werkbon, order) of als ze als verrekening worden beschouwd. Dit onderscheid wordt gemaakt door de kolom 'VR' aan te vinken of niet.
Gevolg: op de pdf en op de factuur zal een totaalbedrag 'Basis' en een totaalbedrag 'Verrekening' gemaakt worden.
Lijnen die als verrekening aangeduid staan, kan je volledig bewerken: je kan de voorziene en vorige hoeveelheid ook aanpassen (in tegenstelling tot lijnen die als basis worden beschouwd).
Pdf van de vordering
Bovenaan kan je de pdf van de vordering oproepen via de actieknop 'pdf'. Er staan verschillende documenten klaar,de vorderingsstaat zelf heet 'Pdf', dit wordt standaard gemaild naar de klant.
De pdf wordt weergegeven op horizontaal briefpapier. Zorg dus zeker dat dit voorzien is en dat de marges aangepast zijn zodat je logo niet door de vordering loopt.
De andere documenten die voorzien zijn:
Overzicht: geeft een samenvatting van de vordering
Verletstaat: geeft de verletdagen weer van deze vordering, samen met een overzicht van de voorziene en resterende uitvoeringstermijn
Prijsherziening: geeft het detail weer van de toegepaste prijsherziening van deze vordering
Schuldvordering: geeft het bedrag van deze vordering weer als schuldvordering
Deze documenten zijn niet dynamisch (kunnen niet aangepast worden via de instellingen).
Vordering versturen
Net als bij andere modules, kan de vordering vanuit Robaws gemaild worden naar de klant of naar een bouwpartner (vb de architect).
Klik hiervoor op de actieknop 'E-mail' bovenaan en kies één van je e-mailtemplates. Je kan deze aanpassen via de instellingen: kies welke tekst er gemaild wordt, en kies ook welke bestanden standaard meegaan.
Via de e-mailtemplate kan je de klant vragen om deze vordering online te ondertekenen voor goedkeuring (kopieer de link uit de offerte e-mail of vraag de link aan support).
De status van de vordering wijzigt dan automatisch naar verstuurd, gelezen of goedgekeurd.
Indien er een e-mailadres ingevuld is in de klantenfiche, zal dit gesuggereerd worden bij het versturen.
TIP: Wens je de vorderingsstaat eerst naar een andere partij te versturen, vb de architect, dan kan je dit instellen op de projectfiche door een bouwheer toe te voegen en "vordering ontvangen" aan te vinken. Dan verschijnt zijn e-mailadres ook bij het versturen.
Vordering factureren
De vordering kan eenvoudig omgezet worden naar een factuur door bovenaan te klikken op de actieknop '€'.
Indien de vordering naar meerdere partijen gefactureerd moet worden, kan je gebruik maken van de verdeelsleutel.
De vorderingsstaat zal standaard worden toegevoegd aan de factuur als je de factuur naar de klant mailt.
Facturatietype
Afhankelijk van het gekozen facturatietype bij de vorderingsgegevens, kies je of de factuur een samenvatting van de vordering bevat of een gedetailleerd overzicht. Je kan het meest gebruikelijke type vastleggen via de instellingen.
eenvoudige factuur: op de factuur wordt 1 lijn tekst weergegeven. Deze tekst kan indien gewenst aangepast worden via de instellingen (er komt een tweede lijn bij indien er een herzieningsformule werd toegepast op sommige lijnen.)
gedetailleerde factuur: op de factuur worden alle vorderingslijnen weergegeven.
Facturatiestrategie
De factuur kan ofwel enkel de bedragen van de huidige vordering bevatten, ofwel het totaalbedrag van alle vorderingen MIN alle reeds gefactureerde bedragen. Dit is een cumulatieve factuur.
Via de instellingen kan je bepalen of de facturen altijd simpel zijn, cumulatief , of als Robaws dit moet vragen op het moment dat je een vordering factureert.
Het gefactureerde bedrag blijft hetzelfde, alleen is het een andere weergave.
Voorbeeld: Ik factureer de lopende vordering van 3195,54€. Op een vorige vordering werd reeds 3041,04€ gefactureerd.
Weergave van de simpele factuur: enkel de lopende vordering wordt weergegeven
Weergave van de cumulatieve factuur: de som van alle vorderingen wordt weergegeven, en de vorige facturen worden ervan afgetrokken
Volgende vordering
Meestal wordt een vordering gemaakt voor een bepaalde periode. Als alles niet werd uitgevoerd, zal er in de volgende periode een nieuwe vordering worden opgesteld.
Hiervoor ga je naar het project > inzichten > vorderingen > klik op '+'
Automatisch wordt dan Vordering 2 van dit project aangemaakt. Deze baseert zich op vordering 1, en vermeldt in de kolom 'Vorige' de aantallen die op de vorige vordering(en) reeds opgenomen waren.
Ook op deze vordering is het mogelijk om extra lijnen / zaken toe te voegen (zoals een verrekening, werkbon, offerte, order). Deze worden vanaf toevoeging meegenomen naar alle verdere vorderingen.
Bijgewerkt op: 20/05/2025
Dankuwel!