Offertes | Offerte gegevens

Bij het opstellen van een offerte staan bovenaan een aantal standaard velden. Je kan deze indien gewenst zelf verder aanvullen met extra velden naar keuze.
Zowel deze standaard velden als de extra velden kunnen als vervangingscodes gebruikt worden, en als kolommen in het overzicht van de offertes.

Standaard veld	Uitleg
Datum	De datum van de offerte wordt automatisch ingevuld bij aanmaak van de offerte. Deze kan manueel aangepast worden.
Project	Dit verwijst naar het project dat aan de offerte gekoppeld is. Dit wordt automatisch ingevuld zodra er van de offerte een project gemaakt wordt, maar kan ook manueel ingevuld worden.
Klant	Verwijst naar de klant (de offerte zal op deze naam staan, is de persoon die ondertekent en betaalt)
Contactpersoon	Indien er in de klantfiche contactpersonen opgenomen zijn, kan je hier een contactpersoon toekennen voor deze offerte.
Eindklant	Verwijst naar de eindklant (persoon die betrokken is bij de offerte maar die niet ondertekent en niet betaalt). Zie je dit veld niet staan, ga naar instellingen > algemeen > instellingen > eindklant
Klant referentie	De referentie van deze offerte, deze wordt vermeld op alle verdere communicatie met de klant (factuur, project, abonnement, order,...)
Bedrijf	Dit veld is enkel zichtbaar als je meerdere bedrijven hebt ingesteld in je Robaws omgeving. Hier kies je welk van je bedrijven deze offerte opstelt.
Kilometers	De afstand tussen je bedrijf en het projectadres (enkele afstand). Dit is gebaseerd op het bedrijfsadres dat ingegeven is in de instellingen > algemeen > bedrijf, en wordt automatisch ingevuld. Dit kan manueel aangepast worden. In een gecalculeerde offerte kan dit veld gebruikt worden om mee te rekenen, vb om de verplaatsingsvergoeding te berekenen.
Betreft	Indien gewenst kan een eigen referentie aan de offerte gegeven worden. Deze wordt overgenomen naar het project als planningnaam.
Status	De offerte kan een aantal statussen doorlopen. De meeste statussen worden automatisch aangepast, maar dit kan ook manueel.
Actief op project	Dit selectievakje is enkel zichtbaar als er een project is gekoppeld aan de offerte. Indien aangevinkt, zal deze offerte opgenomen worden in de nacalculatie van het project, anders niet. Dit is bijvoorbeeld nuttig om verschillende revisies van een offerte aan een project te kunnen koppelen, zonder ze in de nacalculatie op te nemen. In het overzicht van het project wordt een onderscheid gemaakt tussen offertes die actief zijn (blauw) of niet actief zijn op het project (oranje).
Verantwoordelijke	Automatisch wordt de naam ingevuld van de gebruiker die deze offerte heeft aangemaakt. Dit kan manueel aangepast worden.

Naast de standaard velden staan een aantal datumvelden, die meerdere functies hebben:

ze geven een overzicht van timing op de offertefiche
ze kunnen in de offerte als vervangingscode gebruikt worden (vb de vervaldatum van de offerte)
in het overzicht van de offertes kan je deze toevoegen als kolom en erop filteren / sorteren
ze zorgen ervoor dat sommige statussen automatisch wijzigen:
- eens de vervaldatum bereikt is, wijzigt de status van de offerte automatisch naar "vervallen"
- eens de opvolgdatum bereikt is, wijzigt de status van de offerte automatisch naar "op te volgen"

Datumveld	Uitleg
Vervaldatum	De vervaldatum wordt automatisch ingevuld bij aanmaak van de offerte. Default staat deze op 30 dagen, maar dit kan aangepast worden in de instellingen > offerte > vervaldatum. Deze wijzigt automatisch indien de offertedatum wordt gewijzigd maar kan ook manueel aangepast worden. Doel: tot wanneer is deze offerte geldig?
Opvolgdatum	De opvolgdatum wordt automatisch ingevuld bij aanmaak van de offerte. Default staat deze op 15 dagen, maar dit kan aangepast worden in de instellingen > offerte > opvolgdatum. Deze wijzigt automatisch indien de offertedatum wordt gewijzigd maar kan ook manueel aangepast worden. Doel: wanneer moet ik deze offerte opvolgen / de klant eens bellen?
Ontvangen	Deze datum wordt automatisch ingevuld op de dag van aanmaak van de offerte. Deze wijzigt niet indien de offertedatum wordt gewijzigd, maar kan kan manueel aangepast worden. Doel: wanneer heb ik deze offerte-aanvraag van de klant ontvangen?
Uiterste datum	De uiterste datum wordt automatisch ingevuld bij aanmaak van de offerte. Default staat deze op 2 dagen, maar dit kan aangepast worden in de instellingen > offerte > vervaldatum. Deze wijzigt automatisch indien de offertedatum wordt gewijzigd maar kan ook manueel aangepast worden. Doel: wanneer moet ik deze offerte ten laatste versturen naar de klant?
Aanbest. datum	Zelf in te vullen indien er een aanbestedingsdatum gekend is.

Bijgewerkt op: 02/04/2025