Hoe maak ik mijn briefpapier aan?
Het briefpapier van het bedrijf is een PDF-document waarop alle bedrijfsgegevens (bv. logo, adres, contactgegevens, BTW-nummer,...) weergegeven worden.
Het gebruik van een briefpapier zorgt voor een professionele uitstraling in de opmaak van de documenten richting klant of leverancier.
Navigeer snel naar:
- Welke gegevens moeten op mijn briefpapier staan?
- Hoe voeg ik mijn briefpapier toe?
- Briefpapier vanaf de 2de pagina
- Verschillende briefpapieren
- Documenten maken zonder briefpapier
- Problemen
Welke gegevens moeten op mijn briefpapier staan?
Aangezien ook de factuur op je briefpapier wordt weergegeven, moet je ervoor zorgen dat minstens alle wettelijk verplichte factuurgegevens erop vermeld staan.
Zorg zeker voor:
- je logo
- naam van je bedrijf
- adres van je bedrijf
- BTW- of ondernemersnummer van je bedrijf
- je IBAN/BIC nummer
- eventueel contactgegevens (telefoon, GSM, e-mail, website,...)
Heb je geen briefpapier? Dan kan je dit eenvoudig opmaken in Word of Canva en omzetten naar een PDF-document.
Hoe voeg ik mijn briefpapier toe?
- Het briefpapier kan je inladen via instellingen > algemeen > stamgegevens > bedrijf > briefpapier.
- Let erop dat het een .pdf is, geen word of ander formaat!
- Stel de marges bij indien nodig
- Activeer de instellingen
- Genereer een document (vb een offerte) om te zien of de marges goed ingesteld staan
Verticaal briefpapier
Dit briefpapier wordt gebruikt bij alle documenten waarvan de PDF verticaal gegenereerd wordt. (bv. offerte, werkbon, factuur,...)
Horizontaal briefpapier
Dit briefpapier wordt gebruikt bij alle documenten waarvan de PDF horizontaal gegenereerd wordt. (bv. vordering, calculatiedocument van een offerte)
Briefpapier vanaf de 2de pagina
Als je wenst dat het standaard briefpapier enkel van toepassing is op de eerste pagina van het document, kan je ervoor kiezen om een tweede briefpapier te uploaden.
Dit briefpapier zal op elke volgende pagina van het document weergegeven worden.
Dit kan bijvoorbeeld interessant zijn als je bijvoorbeeld enkel op de eerste pagina je logo wenst te plaatsen.
Om een ander briefpapier toe te voegen vanaf de 2de pagina, activeer je de functie 'briefpapier vanaf 2de pagina' of 'horizontaal briefpapier vanaf 2de pagina'.
Meerdere briefpapieren
Je kan een apart briefpapier instellen per bedrijf. Als je voor verschillende afdelingen binnen je bedrijf ander briefpapier wenst te gebruiken, kan je (als je licentie het toelaat) meerdere bedrijven aanmaken in Robaws om zo verschillende briefpapier op te stellen voor elke afdeling.
Documenten zonder briefpapier
Soms kan het gewenst zijn om een blanco afdruk te verkrijgen, zonder het briefpapier.
Voor de meeste modules kan je per pdf instellen of het briefpapier gebruikt moet worden of niet. Dit stel je in via de instellingen > module > pdf > gebruik briefpapier.
Voorbeeld: Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn als je de offerte wenst af te drukken op voorgedrukt briefpapier. Maak 2 verschillende pdf's aan:
- een pdf "offerte op briefpapier" (om te mailen)
- een pdf "offerte zonder briefpapier" (om af te drukken op je voorgedrukt briefpapier).
Problemen
Het briefpapier verschijnt niet op mijn document
Mogelijke redenen:
- het briefpapier is geen .pdf
- op het document staat in de instellingen "gebruik briefpapier" uitgevinkt
- in de testomgeving van Robaws wordt briefpapier nooit weergegeven
De titel loopt door mijn logo
De marges zijn niet correct ingesteld -> pas de marges aan (of het briefpapier)
Het briefpapier wordt niet in een correct formaat weergegeven
Het briefpapier moet als A4 opgemaakt zijn. Kijk even na of dat zeker het geval is.
Bijgewerkt op: 05/01/2026
Dankuwel!