Hoe kan je ervoor zorgen dat klanten een offerte digitaal tekenen?
Offertes en bijhorende standaard bijlagen die je verstuurt via e-mail, kan je digitaal laten ondertekenen door de klant. De klant kan op zijn beurt wijzigingen aanbrengen, waarna je deze aangepaste offerte opnieuw ontvangt.
1.1 E-mailtemplate en standaardbijlagen
In de offerte-instellingen kan je bij de verschillende e-mailtemplates aangeven welke documenten er standaard ondertekend moeten worden. Om een digitale handtekening te vragen zal je hier ook een vermelding van moeten maken in jouw tekst. Aan deze tekst koppelen we een link zodanig dat de klant doorgeleid wordt naar een nieuwe webpagina waar de offerte kan ondertekend worden.
Om een link te koppelen, selecteer je de gewenste tekst en klik je op onderstaand icoontje. Een nieuw venster wordt geopend.
Je zal merken dat de geselecteerde tekst weergegeven wordt. In het veld waar de link moet komen te staan, wordt een code geplaatst, namelijk: ${signLink}. Activeer je deze link, dan zal je merken dat de geselecteerde tekst in het blauw weergegeven wordt.
Door vervangingscodes kan je kiezen op welke plaats op de offerte de handtekening wordt geplaatst. Deze kan je op voorhand instellen bij instellingen > offerte > standaard teksten.
${signature} = handtekening
${signedBy} = persoon wie het document tekent.
1.2 Versturen van e-mail
Als je een offerte wenst te versturen, zal je merken dat de tekst met de gekoppelde link vanuit de e-mailtemplate perfect overgenomen wordt.
In het tabblad "bestanden" merk je op dat er 2 documenten door de klant ondertekend zullen moeten worden, namelijk de offerte en algemene voorwaarden.
Ter info: PDF-bestanden die je extra toevoegt aan de e-mail kunnen niet digitaal ondertekend worden.
Krijg je deze foutmelding: er is een ${signLink} gedecteerd in de e-mail maar er zijn geen bijlagen om te ondertekenen?
Dan zijn jouw bijlagen niet geselecteerd in jouw mail om te ondertekenen. Je zal nog het vakje moeten aanvinken, eens je dit hebt gedaan zal je de mail wel kunnen versturen.
1.3. Digitaal ondertekenen
De klant heeft de e-mail ontvangen en zal deze nu digitaal ondertekenen. Hij klikt hiervoor op de link in de e-mail en wordt zo doorgeleid naar een portaal waar de offerte eerst nog even kan doorgenomen worden. De offerte wordt samen met alle bijlages als één document weergegeven. Het logo dat je in de algemene instellingen hebt toegevoegd wordt in dit portaal weergegeven.
Eenmaal de klant de offerte wenst goed te keuren, klikt hij op de knop "aanvaarden". Er wordt nu aan de klant gevraagd om zijn naam op te geven en zijn handtekening te plaatsen. Hiervoor kan de trackpad van een notebook of computermuis gebruikt worden.
Is de klant echter niet tevreden met de ontvangen offerte, dan kan er een aanpassing aangevraagd worden. Hiervoor klikt de klant op de knop "aanpassing aanvragen". Eenmaal de klant de aanvraag tot aanpassing ingediend heeft, ontvang je een e-mail met de opgegeven opmerkingen en kan je de offerte aanpassen.
Bij de email template instelling kan je er voor kiezen worden om aparte status toe te kennen als een aanpassing word gevraagd bij het digitaal ondertekenen van een document.
Laat ons toch even van het beste uitgaan. De offerte wordt goedgekeurd. De klant krijgt onmiddellijk een bevestiging dat de offerte aanvaard werd, alsook de datum en tijdstip van goedkeuring worden weergegeven. De klant ontvangt als bewijs nadien nog een e-mail met de ondertekende offerte in bijlage.
1.4 Ondertekende offerte opvragen
Eenmaal de offerte digitaal ondertekend werd, zal je dit kunnen afleiden uit de status van de offerte, of toch tenminste als je dit zo ingesteld hebt. Hiervoor ga je even naar de offerte instellingen en vul je in het veld "status na online ondertekenen documenten" bij e-mailtemplates een waarde in.
Stel je vast dat de status van de offerte naar deze status gewijzigd is, dan kan je de ondertekende offerte opvragen. Je opent de offerte en gaat naar het tabblad "opmerkingen", waar je zal kunnen aflezen wie de offerte ondertekend heeft en op welke datum en tijdstip dit gebeurde.
In het tabblad "bestanden" zal je een PDF-document van de ondertekende offerte kunnen opvragen.
Werkwijze
1.1 E-mailtemplate en standaardbijlagen
In de offerte-instellingen kan je bij de verschillende e-mailtemplates aangeven welke documenten er standaard ondertekend moeten worden. Om een digitale handtekening te vragen zal je hier ook een vermelding van moeten maken in jouw tekst. Aan deze tekst koppelen we een link zodanig dat de klant doorgeleid wordt naar een nieuwe webpagina waar de offerte kan ondertekend worden.
Om een link te koppelen, selecteer je de gewenste tekst en klik je op onderstaand icoontje. Een nieuw venster wordt geopend.
Je zal merken dat de geselecteerde tekst weergegeven wordt. In het veld waar de link moet komen te staan, wordt een code geplaatst, namelijk: ${signLink}. Activeer je deze link, dan zal je merken dat de geselecteerde tekst in het blauw weergegeven wordt.
Door vervangingscodes kan je kiezen op welke plaats op de offerte de handtekening wordt geplaatst. Deze kan je op voorhand instellen bij instellingen > offerte > standaard teksten.
${signature} = handtekening
${signedBy} = persoon wie het document tekent.
1.2 Versturen van e-mail
Als je een offerte wenst te versturen, zal je merken dat de tekst met de gekoppelde link vanuit de e-mailtemplate perfect overgenomen wordt.
In het tabblad "bestanden" merk je op dat er 2 documenten door de klant ondertekend zullen moeten worden, namelijk de offerte en algemene voorwaarden.
Ter info: PDF-bestanden die je extra toevoegt aan de e-mail kunnen niet digitaal ondertekend worden.
Krijg je deze foutmelding: er is een ${signLink} gedecteerd in de e-mail maar er zijn geen bijlagen om te ondertekenen?
Dan zijn jouw bijlagen niet geselecteerd in jouw mail om te ondertekenen. Je zal nog het vakje moeten aanvinken, eens je dit hebt gedaan zal je de mail wel kunnen versturen.
1.3. Digitaal ondertekenen
De klant heeft de e-mail ontvangen en zal deze nu digitaal ondertekenen. Hij klikt hiervoor op de link in de e-mail en wordt zo doorgeleid naar een portaal waar de offerte eerst nog even kan doorgenomen worden. De offerte wordt samen met alle bijlages als één document weergegeven. Het logo dat je in de algemene instellingen hebt toegevoegd wordt in dit portaal weergegeven.
Eenmaal de klant de offerte wenst goed te keuren, klikt hij op de knop "aanvaarden". Er wordt nu aan de klant gevraagd om zijn naam op te geven en zijn handtekening te plaatsen. Hiervoor kan de trackpad van een notebook of computermuis gebruikt worden.
Is de klant echter niet tevreden met de ontvangen offerte, dan kan er een aanpassing aangevraagd worden. Hiervoor klikt de klant op de knop "aanpassing aanvragen". Eenmaal de klant de aanvraag tot aanpassing ingediend heeft, ontvang je een e-mail met de opgegeven opmerkingen en kan je de offerte aanpassen.
Bij de email template instelling kan je er voor kiezen worden om aparte status toe te kennen als een aanpassing word gevraagd bij het digitaal ondertekenen van een document.
Laat ons toch even van het beste uitgaan. De offerte wordt goedgekeurd. De klant krijgt onmiddellijk een bevestiging dat de offerte aanvaard werd, alsook de datum en tijdstip van goedkeuring worden weergegeven. De klant ontvangt als bewijs nadien nog een e-mail met de ondertekende offerte in bijlage.
1.4 Ondertekende offerte opvragen
Eenmaal de offerte digitaal ondertekend werd, zal je dit kunnen afleiden uit de status van de offerte, of toch tenminste als je dit zo ingesteld hebt. Hiervoor ga je even naar de offerte instellingen en vul je in het veld "status na online ondertekenen documenten" bij e-mailtemplates een waarde in.
Stel je vast dat de status van de offerte naar deze status gewijzigd is, dan kan je de ondertekende offerte opvragen. Je opent de offerte en gaat naar het tabblad "opmerkingen", waar je zal kunnen aflezen wie de offerte ondertekend heeft en op welke datum en tijdstip dit gebeurde.
In het tabblad "bestanden" zal je een PDF-document van de ondertekende offerte kunnen opvragen.
Bijgewerkt op: 30/10/2023
Dankuwel!