Hoe maak ik een project op?
De module projecten is als het ware het dossiermapje van Robaws en is een verzameling van documenten die gelinkt worden aan een klant, zoals offerten, orders, facturen, abonnementen
Je kan op twee manieren een project aanmaken:
Hier kan je automatisch de gegevens van de offerte opgemaakt voor de desbetreffende klant doorboeken naar een projectfiche. (aan te raden)
Als je navigeert naar projecten, kan je hier op het overzicht op de + klikken.
In de module projecten vind je 3 tabbladen terug: overzicht, financieel en analyse.
In het overzicht vind je een lijst terug van alle aangemaakte projecten. Via de zoekfunctie kan je filteren datum, status, klant, referentie, ...
In dit tabblad vind je het financiële resultaat terug per project. Linksbovenaan dit tabblad kan je de weergegeven resultaten verfijnen door te zoeken op periode. Deze selectie kan je exporteren naar Excel door die je naast de selectiebalk met periodes terugvindt.
De naam van dit tabblad spreekt voor zich. Hier vind je een analyse terug die de nacaculatie weergeeft op projectniveau, maar dan over alle projecten heen.
In deze module zijn er ook enkele acties mogelijk. Naast de reeds gekende knoppen zoals toevoegen, verwijderen, dupliceren en Excel krijg je nu ook de mogelijkheid om een geografisch overzicht te raadplegen van alle projecten. Hiervoor klik je op de knop 'projectenoverzicht' .
Op de actiebalk vind je opnieuw enkele actieknoppen terug. Bied je de mogelijkheid om een PDF te exporteren van het project. Er zijn 3 verschillende types mogelijk:
PDF: je krijgt een kort overzicht van de gebruikte posten voor dit project.
PDF Calculatie en PDF Calculatie detail: In een calculatie-PDF worden alle offerten die actief zijn voor het project verzameld en weergegeven per post. In de PDF Calculatie detail worden de post gedetailleerd weergegeven.
PDF Kosten overzicht detail: Deze PDF geeft een oplijsting van alle werkbonuren, inkomende facturen en materiaal.
PDF bill of Materials: Deze PDF geeft een overzicht van alle artikelen op basis van alle offerten, onderliggend aan dit project.
Het adres van dit project kan overgenomen worden van het klantenadres, maar meestal is het werfadres hiervan verschillend.
In het kader 'bouwpartners' kan je aangeven met welke bouwpartners je samenwerkt voor dit project. Wens je dat jouw bouwpartners automatisch een vorderingsstaat ontvangen van zodra een vorderingsstaat wordt doorgestuurd naar de klant? Vink dan zeker het selectievakje aan bij 'vordering ontvangen'?
Als je bij jouw leverancier een contactpersoon invoert, dan wordt dit beschouwd als de bouwpartner. Je kan meerdere contactpersonen toevoegen bij de leverancier.
De bouwpartners waar je met samenwerkt, kan je dan ook toevoegen bij het project . Je voegt de leverancier toe en selecteert het type bouwpartner die van toepassing is (bv. architect, veiligheidscoördinator, ...). De verschillende types heb je eerder reeds ingesteld in instellingen.
Op een projectfiche kan je onder het tabblad 'inzichten', bij het eerste histogram navigeren naar alle offerten, facturen en werkbons van dit project en dit door op de blauwe tekst te klikken.
Onderaan de grafiek krijg je een heel duidelijk verschil van de kosten en opbrengsten die gebudgetteerd en gerealiseerd zijn voor dit project. Het resultaat is de gerealiseerde winst voor dit project.
Wanneer je een offerte opmaakt en koppelt met het project kan je er voor kiezen om deze op actief te zetten. Indien je dit niet doet omdat de eerder aangemaakte offertes niet gebruikt worden, dan zal de offerteprijs van de ongebruikte offertes apart worden getoond in het oranje. De artikelen van de offertes die in het oranje worden weergegeven, worden verder niet meegenomen in de analyses van deze projectfiche.
Wens je de foto's te raadplegen die je via Wappy heeft ingevoerd voor dit project? Dan kan je klikken op het symbool 'paperclip' naast de werkbonnen in de inzichten:
Je kan bestanden toevoegen in de projectfiche die je telkens kan koppelen met Wappy. Dit kan je doen van zodra een werkbon voor dit project wordt aangemaakt.
Je laadt eerst jouw bestand in, daarna klik je op de drie verticale puntjes, je ziet Wappy staan. Om de koppeling te maken tussen dit projectbestand en een werkbon in Wappy, selecteer je deze optie waarna het icoontje van Wappy in het groen komt te staan .
Via dit tabblad kan je de projectplanning beheren. Een project beschikt over verschillende fasen die je aanmaakt in de projectplanning instellingen. Eenmaal deze fasen aangemaakt zijn, kan je data kleven op die fasen.
Per fase zijn de velden bij de kolommen startdatum, einddatum en aantal werkdagen invulbaar. Door gebruik te maken van deze kolommen kan je een schatting ingeven van hoeveel werkdagen er nodig zal zijn voor 1 persoon om deze fase te voltooien.
Wanneer je een tijdslot voor deze fase selecteert zal je zien op de projectplanning dat er bovenaan in de blauwe lijn wordt weergegeven. Hier zie je hoeveel werknemers je moet inplannen per dag om deze fase te realiseren binnen de vooropgestelde tijd.
De dagplanning van verschillende werknemers wordt weergegeven. Om deze planning correct op te maken, verwijzen we je graag door naar de module dagplanning.
In het tabblad 'Dagplanning info' kan je extra informatie toevoegen met betrekking tot het project. Wanneer je vanuit de module dagplanning een item aanmaakt voor dit project, dan zal deze informatie automatisch worden toegevoegd aan het item. Dit is handig voor de koppeling met Wappy, waardoor je alle nodige informatie kan koppelen aan de werkbon.
Om in de tuin van de klant een terras aan te leggen, moeten de werknemers telkens binnengaan via een poort. De poort heeft echter een toegangscode. Via het tabblad dagplanning info kan je de code voor de poort noteren en meedelen aan de werknemers die hier ingepland worden. Deze werknemers kunnen de informatie raadplegen en zo de werken vlot starten.
Je kan speciale tarieven voor een artikel en voor dit project afspreken met een klant. Hiervoor klik je op 'toevoegen' en selecteer je een artikel uit de artikels module. De 'omschrijving' is het stuk tekst die als artikel zichtbaar is op offerte en factuur.
Je kan in jouw projecten ervoor kiezen om de interne communicatie toe te voegen op jouw PDF.
Dit kan je activeren in je project instellingen:
Je zal onderstaande opmerking dan te zien krijgen bovenaan op jouw PDF.
Je kan op twee manieren een project aanmaken:
Doorboeken vanuit een offerte:
Hier kan je automatisch de gegevens van de offerte opgemaakt voor de desbetreffende klant doorboeken naar een projectfiche. (aan te raden)
Projectmodule
Als je navigeert naar projecten, kan je hier op het overzicht op de + klikken.
Overzicht
In de module projecten vind je 3 tabbladen terug: overzicht, financieel en analyse.
Overzicht
In het overzicht vind je een lijst terug van alle aangemaakte projecten. Via de zoekfunctie kan je filteren datum, status, klant, referentie, ...
Financieel
In dit tabblad vind je het financiële resultaat terug per project. Linksbovenaan dit tabblad kan je de weergegeven resultaten verfijnen door te zoeken op periode. Deze selectie kan je exporteren naar Excel door die je naast de selectiebalk met periodes terugvindt.
Analyse
De naam van dit tabblad spreekt voor zich. Hier vind je een analyse terug die de nacaculatie weergeeft op projectniveau, maar dan over alle projecten heen.
Acties
In deze module zijn er ook enkele acties mogelijk. Naast de reeds gekende knoppen zoals toevoegen, verwijderen, dupliceren en Excel krijg je nu ook de mogelijkheid om een geografisch overzicht te raadplegen van alle projecten. Hiervoor klik je op de knop 'projectenoverzicht' .
Fiche
Gegevens
Op de actiebalk vind je opnieuw enkele actieknoppen terug. Bied je de mogelijkheid om een PDF te exporteren van het project. Er zijn 3 verschillende types mogelijk:
PDF: je krijgt een kort overzicht van de gebruikte posten voor dit project.
PDF Calculatie en PDF Calculatie detail: In een calculatie-PDF worden alle offerten die actief zijn voor het project verzameld en weergegeven per post. In de PDF Calculatie detail worden de post gedetailleerd weergegeven.
PDF Kosten overzicht detail: Deze PDF geeft een oplijsting van alle werkbonuren, inkomende facturen en materiaal.
PDF bill of Materials: Deze PDF geeft een overzicht van alle artikelen op basis van alle offerten, onderliggend aan dit project.
Het adres van dit project kan overgenomen worden van het klantenadres, maar meestal is het werfadres hiervan verschillend.
In het kader 'bouwpartners' kan je aangeven met welke bouwpartners je samenwerkt voor dit project. Wens je dat jouw bouwpartners automatisch een vorderingsstaat ontvangen van zodra een vorderingsstaat wordt doorgestuurd naar de klant? Vink dan zeker het selectievakje aan bij 'vordering ontvangen'?
Als je bij jouw leverancier een contactpersoon invoert, dan wordt dit beschouwd als de bouwpartner. Je kan meerdere contactpersonen toevoegen bij de leverancier.
De bouwpartners waar je met samenwerkt, kan je dan ook toevoegen bij het project . Je voegt de leverancier toe en selecteert het type bouwpartner die van toepassing is (bv. architect, veiligheidscoördinator, ...). De verschillende types heb je eerder reeds ingesteld in instellingen.
Tabbladen
Inzichten
Op een projectfiche kan je onder het tabblad 'inzichten', bij het eerste histogram navigeren naar alle offerten, facturen en werkbons van dit project en dit door op de blauwe tekst te klikken.
Onderaan de grafiek krijg je een heel duidelijk verschil van de kosten en opbrengsten die gebudgetteerd en gerealiseerd zijn voor dit project. Het resultaat is de gerealiseerde winst voor dit project.
Wanneer je een offerte opmaakt en koppelt met het project kan je er voor kiezen om deze op actief te zetten. Indien je dit niet doet omdat de eerder aangemaakte offertes niet gebruikt worden, dan zal de offerteprijs van de ongebruikte offertes apart worden getoond in het oranje. De artikelen van de offertes die in het oranje worden weergegeven, worden verder niet meegenomen in de analyses van deze projectfiche.
Wens je de foto's te raadplegen die je via Wappy heeft ingevoerd voor dit project? Dan kan je klikken op het symbool 'paperclip' naast de werkbonnen in de inzichten:
Bestanden
Je kan bestanden toevoegen in de projectfiche die je telkens kan koppelen met Wappy. Dit kan je doen van zodra een werkbon voor dit project wordt aangemaakt.
Je laadt eerst jouw bestand in, daarna klik je op de drie verticale puntjes, je ziet Wappy staan. Om de koppeling te maken tussen dit projectbestand en een werkbon in Wappy, selecteer je deze optie waarna het icoontje van Wappy in het groen komt te staan .
Planning
Projectplanning
Via dit tabblad kan je de projectplanning beheren. Een project beschikt over verschillende fasen die je aanmaakt in de projectplanning instellingen. Eenmaal deze fasen aangemaakt zijn, kan je data kleven op die fasen.
Per fase zijn de velden bij de kolommen startdatum, einddatum en aantal werkdagen invulbaar. Door gebruik te maken van deze kolommen kan je een schatting ingeven van hoeveel werkdagen er nodig zal zijn voor 1 persoon om deze fase te voltooien.
Wanneer je een tijdslot voor deze fase selecteert zal je zien op de projectplanning dat er bovenaan in de blauwe lijn wordt weergegeven. Hier zie je hoeveel werknemers je moet inplannen per dag om deze fase te realiseren binnen de vooropgestelde tijd.
Dagplanning
De dagplanning van verschillende werknemers wordt weergegeven. Om deze planning correct op te maken, verwijzen we je graag door naar de module dagplanning.
Dagplanning info
In het tabblad 'Dagplanning info' kan je extra informatie toevoegen met betrekking tot het project. Wanneer je vanuit de module dagplanning een item aanmaakt voor dit project, dan zal deze informatie automatisch worden toegevoegd aan het item. Dit is handig voor de koppeling met Wappy, waardoor je alle nodige informatie kan koppelen aan de werkbon.
Voorbeeld
Om in de tuin van de klant een terras aan te leggen, moeten de werknemers telkens binnengaan via een poort. De poort heeft echter een toegangscode. Via het tabblad dagplanning info kan je de code voor de poort noteren en meedelen aan de werknemers die hier ingepland worden. Deze werknemers kunnen de informatie raadplegen en zo de werken vlot starten.
Tarieven
Je kan speciale tarieven voor een artikel en voor dit project afspreken met een klant. Hiervoor klik je op 'toevoegen' en selecteer je een artikel uit de artikels module. De 'omschrijving' is het stuk tekst die als artikel zichtbaar is op offerte en factuur.
Interne communicatie op PDF
Je kan in jouw projecten ervoor kiezen om de interne communicatie toe te voegen op jouw PDF.
Dit kan je activeren in je project instellingen:
Je zal onderstaande opmerking dan te zien krijgen bovenaan op jouw PDF.
Bijgewerkt op: 30/10/2023
Dankuwel!