Hoe kan ik een verkoopfactuur versturen via Peppol?

In Robaws kan je eenvoudig verkoopfacturen versturen via Peppol. Hiervoor moet je eerst Peppol activeren in Robaws.

Navigeer snel naar:

• Is de klant bereikbaar?
• Versturen vanuit de factuur
• Versturen vanuit het overzicht
• Extra bestanden meesturen
• Status na versturen
• Feedback van Peppol na het versturen
• Foutmeldingen bij het versturen
• Handige tips

Is de klant bereikbaar?

Om een factuur te versturen via Peppol, is het belangrijk dat de klant gevonden kan worden via Peppol.

In de klantenfiche heb je een veld 'Bereikbaar via Peppol' die aangeeft als dit bedrijf al aangemeld is bij Peppol.

Wij zoeken dit automatisch op op basis van volgende velden. Als één van deze velden gevonden kan worden, dan zal het mogelijk zijn om via Peppol te versturen.

• BTW-nummer
• KVK-nummer
• KBO-nummer
• Global Location Number (GLN)

Eén factuur versturen vanuit de factuur

Bij het aanmaken van een factuur voor een klant die bereikbaar is via Peppol, krijg je in de factuur het wereldbol icoontje **in de accentkleur **te zien. Je doorloopt volgende stappen:

1. Klik op het 'wereldbol' icoontje om de factuur te versturen.
2. Kies welke PDF-template je naar de klant wenst te sturen.
3. Je krijgt een pop-up waar je extra bestanden kan selecteren indien gewenst.

Wanneer een factuur succesvol verzonden wordt, zal er een vinkje verschijnen bij de wereldbol in de factuur. Indien er een factuur niet verstuurd werd, krijg je hiervan een notificatie met een foutmelding.

(Meerdere) facturen versturen vanuit het overzicht

Om vanuit het overzicht van de facturen een factuur te versturen via Peppol doorloop je volgende stappen:

1. Selecteer in het overzicht de facturen die je wenst te versturen (tip: maak hiervoor een apart overzicht aan)
2. Klik op het 'wereldbol' icoontje om de facturen te versturen.
3. Kies welke PDF-template je naar de klant wenst te sturen.
4. Indien je 1 factuur selecteerde, is het mogelijk om een extra bestand toe te voegen die je wenst mee te sturen.

Extra bestanden meesturen met de factuur

Een vaste bijlage meesturen

Vaak worden de algemene voorwaarden toegevoegd aan de factuur. Je kan ervoor zorgen dat dit automatisch aan elke factuur wordt toegevoegd, of ze nu via mail of Peppol verstuurd wordt.

• Ga hiervoor naar instellingen > facturen > pdf > kies de pdf
• vink 'voorpagina' aan (vb een voorblad) of 'achterpagina' (vb algemene voorwaarden)
• laad je bijlage hier op
• activeer de instellingen

Een extra bestand meesturen

Het is mogelijk om nog extra bestanden mee te sturen met de factuur richting de klant (bv. werkbonnen van een factuur meesturen).

Dit doe je in het pop-up venster die weergegeven wordt indien je vanuit de factuur of het overzicht (bij 1 geselecteerde factuur) verstuurt.

Om dit te doen slagen, zijn er wel 2 voorwaarden:

• De totale grootte van de UBL mag maximaal 100MB bedragen.
• De soorten bijlages zijn beperkt tot: PDF, CSV, PNG, JPEG, XLSX en ODS. Dit is bepaald door de Peppol Bis Billing standaard.

Status van de factuur na het versturen

Je kan een aparte status instellen die een factuur automatisch krijgt zodra ze via Peppol werd verstuurd.

• ga naar instellingen > facturen > statussen > voeg een nieuwe status toe (vb 'Verstuurd via Peppol')
• vul deze nieuwe status (letterlijk!) toe in het veld 'Status na verzenden met Peppol'
• voeg deze nieuwe status toe in het veld 'Statussen waarin een factuur kan vervallen'

Feedback van Peppol na het versturen

Robaws verwerkt de Peppol feedback berichten, op voorwaarde dat de ontvanger die verzendt. De feedback wordt opgeslagen in een kolom 'Peppol antwoord'. Deze kolom kan je toevoegen aan het overzichtsscherm van de module 'facturen'.

De mogelijke waarden zijn: Bericht geaccepteerd, Bericht ontvangen, Bericht geweigerd, Factuur geaccepteerd, Factuur ontvangen, Factuur voorwaardelijk geaccepteerd, Factuur in behandeling, Factuur betaald, Factuur geweigerd, Factuur in onderzoek.

Foutmeldingen bij versturen

Interessante mogelijkheden - automatiseringen

• Overzicht maken met alle verkoopfacturen die via Peppol verstuurd kunnen worden
• Overzicht met de status van een verzonden verkoopfactuur via Peppol raadplegen
• Automatisch de verkoopfactuur via Peppol versturen naar de klant bij het versturen naar de boekhouder
• Automatisch factuur naar de boekhouder versturen nadat de factuur naar de klant verstuurd werd

Bijgewerkt op: 12/12/2025