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Comment fonctionne la connexion Exact Online ?

Exact Online est l'un des programmes de comptabilité avec lesquels Robaws a une intégration directe.
Grâce à la connexion API entre Robaws et Exact Online, ces logiciels fonctionnent parfaitement ensemble.
Vous pouvez préparer l'ensemble de votre comptabilité depuis Robaws, de sorte qu'elle soit reprise à l'identique dans Exact Online.

Pour pouvoir utiliser la connexion avec Exact Online, vous devez disposer d'un 'profil bureau' (kantoorprofiel). Un 'profil client' (clientprofiel) ne permet pas de se connecter à l'API.

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Possibilités avec Exact Online

La connexion entre Robaws et Exact Online prend en charge de nombreuses possibilités, ce qui rend son utilisation très avantageuse :

Activer la connexion

Via Paramètres > Intégrations > Exact Online, vous pouvez activer la connexion.
Vous suivez les étapes suivantes :

Cliquez sur 'Se connecter à Exact Online'
Saisissez les identifiants de connexion d'Exact Online
Choisissez l'entreprise d'Exact Online que vous souhaitez connecter à Robaws

Après avoir suivi ces étapes, la connexion entre Robaws et Exact Online est établie. Vous pouvez maintenant effectuer les étapes décrites ci-dessous.

Si vous avez plusieurs entreprises, vous pouvez établir une connexion distincte pour chaque entreprise en cliquant sur 'default' en haut à gauche dans les paramètres.

Étapes pour la première utilisation

Après avoir suivi les étapes ci-dessus, la connexion entre Robaws et Exact Online est établie. Cela ne veut pas dire que vous pouvez immédiatement envoyer des factures d'achat et de vente.
Avant de pouvoir utiliser la connexion, vous devez encore effectuer quelques étapes cruciales :

Importer les comptes du grand livre
Lier les taux de TVA
Lier les conditions de paiement
Lier les journaux

Importer les comptes du grand livre

Dès que vous avez activé la connexion avec Exact Online, les comptes du grand livre d'Exact seront automatiquement importés dans Robaws. Cela ne se fait pas instantanément mais sera effectué lors de la première synchronisation entre Robaws et Exact.
Vous pouvez également choisir de les synchroniser manuellement. Vous faites cela via Paramètres > Général > Comptes du grand livre et l'icône prévue à cet effet en haut.

Dès que les comptes du grand livre sont importés, vous pouvez les lier au niveau des lignes dans les factures d'achat et de vente. Lors de l'envoi vers Exact, ces comptes du grand livre seront transmis.

Importeren/synchroniseren grootboekrekeningen

Lier les taux de TVA

Pour pouvoir envoyer des factures vers Exact, il est important que les taux de TVA dans Robaws soient liés aux bons taux de TVA dans Exact.
De cette manière, nous savons sur quel taux de TVA nous devons comptabiliser.

Vous liez un taux de TVA comme suit :

Rendez-vous dans Paramètres > Général > Taux de TVA
Ouvrez le taux de TVA dans Robaws que vous souhaitez lier à un taux de TVA d'Exact
Cliquez sur le crayon à côté d''Exact Online'
Cliquez sur 'non défini'
Recherchez le bon taux de TVA d'Exact et cliquez sur lier

Lier les conditions de paiement

Pour pouvoir envoyer des factures vers Exact, il est important que les conditions de paiement dans Robaws soient liées aux bonnes conditions de paiement dans Exact.
De cette manière, nous savons quelle condition de paiement nous devons lier à la facture dans Exact.

Vous liez une condition de paiement comme suit :

Rendez-vous dans Paramètres > Général > Conditions de paiement
Ouvrez la condition de paiement dans Robaws que vous souhaitez lier à une condition de paiement d'Exact
Cliquez sur le crayon à côté d''Exact Online'
Cliquez sur 'Aucun'
Recherchez la bonne condition de paiement d'Exact et cliquez sur 'lier'

Lier les journaux

Si vous avez un journal commun pour les factures de vente et les notes de crédit, vous pouvez configurer le code dans les paramètres d'Exact Online.
Si vous travaillez avec plusieurs journaux, par exemple un pour les factures de vente et un pour les notes de crédit, vous devez veiller à ce que la connexion se déroule correctement en remplissant le code de journal d'Exact Online dans chaque journal.
Vous faites cela via Paramètres > Général > Données de base > Journaux > remplissez le code de journal d'Exact Online dans chaque journal.

L'envoi de factures vers Exact Online peut générer un message d'erreur pour différentes raisons. Sur cette page, vous pouvez retrouver une explication du message d'erreur ainsi que les solutions possibles.

Astuce : il est également possible de lier vos clients & fournisseurs aux bons dans Exact. Vous pouvez le faire pour avoir la certitude à 100% que le bon client ou fournisseur est sélectionné. Si vous ne le faites pas, nous lierons automatiquement au bon client/fournisseur et le créerons si nécessaire.

Paramètres

Paramètre	Explication
Comptes du grand livre par défaut	Ces comptes du grand livre par défaut sont utilisés lors de l'envoi de la facture vers Exact Online. Vous pouvez attribuer un compte du grand livre différent à un client/fournisseur/article. Vous pouvez également définir manuellement un compte du grand livre différent sur les lignes de facture.
Journal par défaut achat et vente	Vous pouvez définir ici le journal par défaut pour les factures d'achat ou de vente. Si vous avez plusieurs journaux dans Robaws, vous pouvez remplir ce code dans le journal concerné dans les paramètres.
Synchroniser les statuts de paiement des factures d'achat et de vente	Vous pouvez définir ici si vous souhaitez que le statut de paiement des factures d'achat ou de vente soit synchronisé depuis Exact Online avec Robaws.
Laisser Exact Online attribuer le numéro de pièce comptable	Exact Online attribue lui-même une numérotation à la facture ; dans ce cas, le numéro de facture de Robaws n'est pas transmis comme numéro de pièce comptable.
Utiliser les centres de coûts facture et facture d'achat	L'utilisation des projets comme centres de coûts dans Exact Online.
Utiliser les porteurs de coûts facture et facture d'achat	L'utilisation des activités comme porteurs de coûts dans Exact Online.
Mettre à jour les données clients et fournisseurs dans Exact Online	Les données du client/fournisseur sont mises à jour dans Exact Online lors de l'envoi depuis Robaws.
Robaws gère les conditions de paiement	Si ceci est activé, Robaws est maître des conditions de paiement et adaptera une condition de paiement liée dans Exact Online OU créera une condition de paiement si elle n'est pas connue.

Mis à jour le : 04/07/2026

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