Zahlungen in Robaws

In Robaws können Zahlungen auf verschiedene Arten erfasst werden. Du kannst eine Zahlung manuell buchen oder über eine Integration registrieren lassen.

Die verschiedenen Möglichkeiten erklären wir dir hier im Detail.

Überblick der Möglichkeiten

1. Zahlungen über ein Banking-Portal: Falls du kein integriertes Buchhaltungsprogramm nutzt, kannst du Robaws mit einer Banking-Plattform wie Ponto verbinden. Auch hier werden Zahlungen automatisch synchronisiert und zugeordnet.
2. Zahlungen per Zahlungsdatei: Ohne Integration kannst du aus Robaws heraus eine Zahlungsdatei erstellen. Diese Datei enthält alle relevanten Zahlungsinformationen und kann in deinem Bankprogramm hochgeladen werden.
3. Manuelle Erfassung: Jede Zahlung kann auch manuell in Robaws hinterlegt werden.

💡 Tipp: Wenn du mit einem Genehmigungsprozess für Eingangsrechnungen arbeitest, kannst du Zahlungen erst starten, wenn die Rechnung freigegeben ist.

Schnellnavigation

• Zahlungen über ein Banking-Portal
• Zahlungen per Zahlungsdatei
• Zahlungen manuell erfassen
• Zahlungsverlauf einsehen
• Zahlungen mit Skonto

Zahlungen über ein Banking-Portal

Wenn du kein integriertes Buchhaltungsprogramm nutzt, kannst du Robaws mit einem Banking-Portal wie Ponto verbinden.

Das ist eine kostengünstige Möglichkeit, Zahlungen automatisch zu erfassen und Fehler zu vermeiden.

Eingehende Zahlungen

Zahlungen mit korrektem Verwendungszweck werden automatisch zugeordnet und erscheinen im Zahlungsverlauf der jeweiligen Rechnung.

Konnte eine Zahlung nicht automatisch zugeordnet werden, kannst du sie manuell verbinden:

1. Gehe zur Rechnungsübersicht und klicke auf das „€“-Symbol.
2. Dort findest du alle Banktransaktionen und siehst, welche nicht zugeordnet wurden.
3. Öffne die Transaktion und ordne sie der richtigen Rechnung zu.

Ausgehende Zahlungen

Auch Überweisungen können direkt über Ponto gestartet werden.

Wähle die Eingangsrechnungen in der Übersicht, klicke auf „Eingangsrechnungen bezahlen“ und entscheide, ob du eine Zahlungsdatei exportieren oder direkt über die Integration zahlen möchtest.

Zahlungen per Zahlungsdatei

Du kannst mehrere Eingangsrechnungen gebündelt per Zahlungsdatei begleichen.

Nach dem Erstellen der Datei erhalten die Rechnungen automatisch den Status, der in Einstellungen > Rechnungen > Status nach Erstellen der Zahlungsdatei hinterlegt ist.

Zahlungen manuell erfassen

Zahlungen können direkt in der Verkaufs- oder Eingangsrechnung hinterlegt werden; entweder per Statusänderung oder über die einfache Registrierung.

Status ändern

Setze die Rechnung auf „bezahlt“. Das komplette offene Betrag wird dadurch als Zahlung erfasst und auf 0 € gesetzt.

💡 Tipp: Du kannst diesen Status selbst festlegen unter Einstellungen > Rechnungen > Status wenn bezahlt.

Einfache Registrierung

Klicke auf den offenen Betrag und wähle „einfache Registrierung“. Gib die Zahlungsart und den Betrag an.

Es gibt 3 Arten von Zahlungen:

1. Zahlung: reguläre Begleichung der Rechnung.
2. Zahlungsdifferenz: Differenz zwischen gezahltem Betrag und Rechnungsbetrag (positiv oder negativ).
3. Gewährter Skonto: wenn ein Skonto gewährt wurde, den das System nicht automatisch erfasst hat.

Zahlungsverlauf einsehen

In der Rechnungsübersicht siehst du nur den offenen Betrag.

Für eine Detailansicht öffne die Rechnung, klicke auf den offenen Betrag und sieh dir die Liste aller erfassten Zahlungen mit Datum und Benutzer an.

Zahlungen mit Skonto

Wenn eine Rechnung Skonto enthält, registriert Robaws diesen automatisch, wenn die Zahlung innerhalb der Skontofrist erfolgt.

Erfolgt die Zahlung später, kann der Skonto manuell über die einfache Registrierung gebucht werden.

Beispiel:

Rechnungsbetrag 1.205,80 € inkl. MwSt., Skonto 20 € bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen.

Zahlung innerhalb der Frist = automatische Buchung von 1.185,80 € und Erfassung des Skontos.

Aktualisiert am: 12/08/2025