Verkaufsrechnungen über XRechnung versenden

Was ist XRechnung (E-Rechnung) und warum ist sie wichtig?

Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Geschäftsverkehr in Deutschland Pflicht. Unternehmen müssen dann E-Rechnungen in einem standardisierten Format erstellen und versenden. Eine der zentralen Vorgaben dafür ist die XRechnung, ein strukturiertes Datenmodell, das die Rechnungsverarbeitung digital und automatisiert ermöglicht.

Die Einführung der XRechnung begann bereits 2020 für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Jetzt wird dieses Format durch das Wachstumschancengesetz auch auf den B2B-Bereich ausgeweitet. Das bedeutet, dass ab 2025 alle Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige in Deutschland ihre Rechnungen elektronisch im UBL oder CII-Format an andere Unternehmen senden müssen.

Warum Robaws die perfekte Lösung ist

Robaws unterstützt dich bei der Umstellung auf XRechnung, indem es dir alle Werkzeuge bietet, um diese Verpflichtung problemlos zu erfüllen. Mit Robaws kannst du nicht nur XRechnungen erstellen, sondern auch direkt versenden – per E-Mail, Download oder über das PEPPOL-Netzwerk. Darüber hinaus hilft Robaws dir, die E-Rechnungen zu empfangen und sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind. Dies macht Robaws zur idealen Lösung für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse fit für die Zukunft machen wollen.

Youtube Erklärvideo

Im Video erklären wir dir Schritt für Schritt, wie du eine XRechnung mit Robaws erstellen und versenden kannst. Schau rein, um alle Optionen kennenzulernen!


Hinweis: In Robaws stößt man bei der Suche nach XRechnung häufig auf den Begriff „UBL“. Keine Sorge, Robaws verwendet die gängigste Version der KOSiT-Variante von XRechnung. UBL ist eigentlich das europaweit akzeptierte Format einer XRechnung (die nur in Deutschland verwendet wird). Wenn du also eine E-Rechnung an ein ausländisches Unternehmen senden möchte, wird diese automatisch für dich bearbeitet.

Kriterien für die Umwandlung in eine XRechnung in Robaws

Damit eine Verkaufsrechnung in Robaws in das XRechnung-Format umgewandelt werden kann, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein:

Kundendaten
- Eine gültige deutsche USt-IdNr. muss beim Kunden hinterlegt sein, ODER , die Adresse des Kunden muss auf Deutschland gesetzt sein.

UBL-Einstellungen
- Die UBL-Einstellungen (Universal Business Language) der Rechnung müssen korrekt konfiguriert sein, um die Daten in das XML-Format der XRechnung zu exportieren.

Einstellungen im Journal
- Die Journal-Einstellungen müssen so gesetzt sein, dass alle notwendigen Daten für die XRechnung-konforme Buchhaltung erfasst werden.

Einstellungen zur Aktivierung der XRechnung in Robaws

Damit du XRechnungen in Robaws nutzen kannst, sind einige Voreinstellungen notwendig:

UBL-Einstellungen aktivieren
In den Einstellungen deiner Verkaufsrechnungen muss die Option zur Erstellung einer XRechnung aktiviert werden.

E-Mail-Template anpassen
Um die XRechnung als Anhang einer E-Mail zu senden, kannst du die entsprechenden Einstellungen in der E-Mail-Vorlage vornehmen.

Journal-Einstellungen prüfen
Stelle sicher, dass die Journal-Einstellungen korrekt sind, damit alle relevanten Rechnungsdaten XRechnung-konform erfasst werden.

So sendest du eine XRechnung mit Robaws

Sobald alle Voraussetzungen erfüllt sind, hast du drei einfache Möglichkeiten, eine XRechnung an deinen Kunden zu senden:

Versand per E-Mail
Du kannst die XRechnung zusammen mit der PDF der Rechnung per E-Mail verschicken. Dies kannst du entweder manuell auswählen oder in den Vorlagen standardmäßig einstellen.

Datei herunterladen und manuell hochladen
Lade die XRechnung als XML-Datei herunter und lade sie z.B. im Portal deines Kunden hoch, falls dieser ein Rechnungsportal verwendet.

Versand über das PEPPOL-Netzwerk
Sende die XRechnung direkt über das PEPPOL-Netzwerk, eine standardisierte Plattform für den sicheren Austausch von Geschäftsdokumenten.

Mit Robaws wird der gesamte Prozess zur Einhaltung der neuen XRechnungs-Vorschriften einfach und effizient gestaltet, sodass du auch nach dem 1. Januar 2025 rechtskonform und digital Rechnungen versenden kannst.

Aktualisiert am: 07/12/2024