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Wie kann ich eine XRechnung erstellen?

Mit Robaws wird die Erstellung einer XRechnung zum Kinderspiel! Ob für öffentliche Auftraggeber oder den Unternehmensbereich – Sie können Ihre Ausgangsrechnungen mit wenigen Klicks in das XRechnungsformat konvertieren und mit einer angehängten PDF-Datei bereitstellen.

Wann brauchen Sie eine XRechnung?

Eine XRechnung wird immer dann benötigt, wenn Sie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (z. B. Behörden) senden. Für Privatkunden oder Unternehmen, die noch keine E-Rechnungen verlangen, können Sie wie gewohnt eine PDF-Rechnung erstellen.

Ab Januar 2025 wird die Verwendung von E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend. Zwar gibt es Übergangsregelungen bis 2027, aber es ist sinnvoll, sich bereits jetzt darauf vorzubereiten. Klären Sie am besten mit Ihrem Auftraggeber, ob und wann eine XRechnung benötigt wird.

Pflichtangaben für eine XRechnung in Robaws

Um eine XRechnung mit Robaws zu erstellen, müssen einige Angaben vollständig sein, da diese in das strukturierte XML-Format der XRechnung übernommen werden.

Diese Angaben benötigen wir von Ihnen:

Ihre Unternehmensdaten.
Ihre IBAN.
Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID.
(Tipp: Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG können dies im Feld "Steuernummer" angeben.)



Zusätzliche Angaben für öffentliche Auftraggeber:

Leitweg-ID: Diese erhalten Sie vom Auftraggeber und tragen sie in den Kundendaten ein.
Lieferantennummer: Falls vom Auftraggeber verlangt.

So hinterlegen Sie diese Daten in Robaws:

Gehen Sie in die Firmeneinstellungen und ergänzen Sie Ihre Unternehmensdaten.
Hinterlegen Sie zusätzliche Angaben direkt in den Kontaktdaten Ihres Auftraggebers, damit diese automatisch in die XRechnung übernommen werden.

XRechnung erstellen in Robaws

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Rechnung erstellen:
Erstellen Sie wie gewohnt eine Ausgangsrechnung in Robaws. Achten Sie darauf, dass alle relevanten Daten (z. B. Leitweg-ID) korrekt hinterlegt sind.

XRechnung aktivieren:
Wählen Sie in den Rechnungsoptionen die Funktion „XRechnung erstellen“.

Automatische PDF-Anhang:
Robaws hängt die PDF-Version der Rechnung automatisch an die XML-Datei der XRechnung an. Dies ist besonders praktisch, da viele Auftraggeber den Anhang zur Ansicht benötigen.

XRechnung speichern oder senden:

Speichern: Laden Sie die XRechnung direkt als XML-Datei herunter, aus der Rechnungsübersicht.
Senden: Nutzen Sie eine der integrierten Versandmethoden. (mehr erfahren: XRechnung senden)

Wo finde ich die XRechnung-Option?

In den Rechnungseinstellungen aktivieren Sie „ UBL herunterladen“. Ansonsten müssen Sie keine weiteren Einstellungen aktivieren, da robaws automatisch eine XRechnung erstellt. Wenn Sie die XML dennoch sehen möchten, finden Sie diese in den E-Mail-Vorlagen in den Anhängen oder Sie können sie über den Button „UBL“ in der Rechnungsübersicht herunterladen.

XRechnung überprüfen und öffnen

Falls Ihr Auftraggeber die PDF-Anlage einsehen möchte, können Sie auf XRechnung Zentrale hinweisen. Dort lässt sich die XML-Datei hochladen, und die angehängte PDF kann kostenlos angezeigt werden.

👉 zum XRechnung Zentrale

Vorteile der XRechnung mit Robaws

Automatisiert: Robaws übernimmt alle notwendigen Konvertierungen für Sie.
PDF-Anhang: Ihre Auftraggeber erhalten eine lesbare Version der Rechnung direkt im XML-Dokument.
Einfache Verwaltung: Zusätzliche Angaben wie Leitweg-ID oder Auftragsnummer können pro Kunde gespeichert werden.

Bereit für 2025

Mit Robaws sind Sie perfekt auf die kommenden E- Rechnungspflichten vorbereitet, und zwar für die nächsten Jahre. Neben der einfachen Erstellung und Bearbeitung von XRechnungen haben wir weitere Funktionen, um Ihren Workflow zu optimieren, z. B.:

Direkter Versand über das PEPPOL-Netzwerk.
Sammel-Export von XRechnungen für die Buchhaltung oder Steuerberatung.

Aktualisiert am: 06/12/2024