Status in Robaws: erstellen, nutzen, automatisieren
Status zeigen an, in welcher Phase sich ein Angebot, Projekt, Auftrag, Rechnung usw. befindet.
Du kannst eigene Status anlegen, farbig kennzeichnen und (bei Angeboten) mit einem Erfolgsprozentsatz versehen.
So erkennst du Fortschritte auf einen Blick, filterst Übersichten gezielt und kannst Status als Auslöser für Automationen verwenden (z. B. „Kunde ist bereit für die nächste E-Mail“).
Schnellnavigation
- Warum Status nutzen?
- Status erstellen
- Status im Überblick (Farben & Reihenfolge)
- Status verwenden: manuell & automatisch
- Automatische Statusänderungen (Beispiele je Modul)
- Praxisbeispiel
- Hinweise (Groß/Klein, Analyse, Automationen)
Warum Status nutzen?
- Transparenz: Fortschritt pro Datensatz sofort erkennbar
- Visualisierung: Farben sorgen für klare Übersichten und Prioritäten
- Steuerung: Filter, Sortierungen und Tabs anhand von Status
- Analyse (Angebote): Erfolgsprozente für Pipeline/Erlöserwartung
- Automation: Status als „Signal“ für nächste Schritte
Status erstellen
- Gehe zu Einstellungen > Modul deiner Wahl > Status.
- Neuen Status hinzufügen, Name vergeben und Farbe wählen.
- (Nur Angebote) Optional Erfolgsprozentsatz definieren (wirkt sich auf die Angebotsanalyse aus).
Status im Überblick (Farben & Reihenfolge)
- Die Farbe eines Status wird in der Modul-Übersicht angezeigt.
- Ändere die Reihenfolge (Pfeil nach oben/unten).
- Erstelle eigene Tabs/Übersichten und filtere z. B. „Status = Nachfassen“.
Status verwenden: manuell & automatisch
Manuell
- Öffne den Datensatz (z. B. Kunde, Angebot, Rechnung) und wähle im Feld Status den gewünschten Wert.
- Die Statusfarbe erscheint automatisch in der Übersicht.
Automatisch
- Hinterlege automatische Änderungen in den Modul-Einstellungen oder E-Mail-Templates (z. B. nach Versand, nach Abrechnung …).
- Nutze Automationen, um Status abhängig von Bedingungen/Aktionen zu setzen (z. B. „Wenn Angebot unterschrieben → Status = Gewonnen“).
Automatische Statusänderungen (Beispiele je Modul)
Modul | Feld / Auslöser | Beschreibung |
|---|---|---|
Alle Module | Ausgangsstatus | Status bei Erstellung eines neuen Datensatzes. |
Angebote | Status nach Projektanlage | Wird aus Angebot ein Projekt erstellt, setze Status auf … |
| Status nach Teilrechnung | Nach Teilabrechnung (Phase) Status ändern auf … |
| Status nach Rechnungserstellung | Nach Erstellung einer Rechnung aus dem Angebot … |
| Status nach Auftragserstellung | Nach Erstellung eines Auftrags aus dem Angebot … |
| Status nach Abonnement-Erstellung | Wenn aus dem Angebot ein Abonnement erzeugt wurde … |
| Status nach Senden der Anspruchserklärung | Beim Versand der Claim/Leistungsaufstellung … |
| Follow-up-Status | Automatischer Status, sobald die Angebotsfrist abläuft. |
| Status, die nachverfolgt werden dürfen | Nur Angebote mit diesen Status dürfen in „Nachfassen“ laufen. |
Rechnungen (Verkauf) | Status bei überfällig | Automatischer Status, sobald das Rechnungsdatum überschritten ist. |
| Status bei bezahlt / teilw. bezahlt / unbezahlt | Setze Status abhängig vom Zahlungseingang. |
| Kreditstatus | Status beim Erstellen einer Gutschrift/Storno. |
| Status nach Senden mit Peppol | Nach Versand via XRechnung/ZUGFeRD/Peppol Status setzen. |
| Projektstatus nach Schlussrechnung | Wenn Schlussrechnung gesendet wurde … |
Eingangsrechnungen | Status nach Senden an Steuerberater | Bei Versand per E-Rechnung/E-Mail an Buchhaltung: „festgeschrieben“. |
| Status nach Arbeitsauftragserstellung | Wenn aus der Eingangsrechnung ein Arbeitsauftrag erzeugt wurde … |
| Bestellstatus nach Zahlung | Bestellung erhält Status nach Zahlung der Eingangsrechnung. |
| Neuer Status bei Zahlungsbeginn | Sobald mit der Zahlung begonnen wurde … |
Lager | Buchungsstatus (Lageränderung) | Nach „Einbuchen“ nicht mehr änderbar; Status = gebucht. |
| Bestellung abschließen (Lageränderung) | Wenn gelieferte Menge exakt der Bestellung entspricht … |
Projekte | Track & Trace aktiv | Projekte mit diesen Status sind für T&T aktiv. |
Auftragsberichte | Auftragsstatus | Status, wenn ein Auftrag erzeugt wurde. |
Tagesplanung | Projekt-/Mitarbeiter-/Material-/Installations-Status | Welche Status in der Plantafel angezeigt/gesetzt werden. |
Praxisbeispiel
- Du willst am Tagesende alle neu erstellten Angebote prüfen.
- Kollegin setzt beim Erstellen den Status „Prüfen“.
- Du filterst im Angebots-Überblick auf Status = Prüfen, kontrollierst, änderst auf „Geprüft“.
- Kollegin sieht „Geprüft“ und sendet an den Kunden.
- Bei Bedarf Status „Überarbeiten“ → Kollegin passt an.
Wichtige Hinweise
- Groß-/Kleinschreibung: Achte auf konsistente Schreibweise, damit automatische Statuswechsel korrekt greifen.
- Angebotsanalyse & Erfolgsquote: Hinterlege bei Angebots-Status Erfolgsprozente (Success Ratio). Das fließt in Überblick/Ergebnis der Angebots-Analyse ein (z. B. „Erreicht“, „Nicht erreicht“, „Laufend gesamt/Erwartung“).
- Automationen: Nutze Status als Trigger (z. B. „Status = Versendet“ → automatische Erinnerungs-E-Mail nach 7 Tagen).
Aktualisiert am: 04/09/2025
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