Standarddokumente für personalisierte Verträge und Zusätzliche Dokumente

Ein Standarddokument ist eine PDF-Datei, die direkt in Robaws erstellt wird.

Das Dokument kann automatisch mit den in Robaws gespeicherten Daten befüllt werden.

Vorteile von Standarddokumenten

✔ Automatische Befüllung

→ Mit Platzhaltern wird das Standarddokument automatisch mit den relevanten Daten ausgefüllt.

✔ Professionelle Darstellung

→ Beim Exportieren wird das Briefpapier verwendet, sodass das Dokument optisch zu anderen PDF-Dateien passt.

✔ Einfache Einbindung in E-Mails

→ Standarddokumente können als Anhang in E-Mail-Templates hinterlegt werden.

Beispiel:

• Eine Projektübersicht mit allen relevanten Informationen kann als Standarddokument hinterlegt werden.
• Eine Bauvertrag mit allen personalisierten Informationen der Kunden kann als Standarddokument hinterlegt werden.

Gestaltung eines Standarddokuments

Verwendung

So lassen sich Dokumente spezifisch für ein Angebot oder Projekt anpassen.

Vorgehensweise

Verwendung

Sobald ein oder mehrere Standarddokumente in den Einstellungen eines Moduls angelegt wurden, kannst du diese jederzeit aufrufen.

Innerhalb eines Moduls (z. B. Projektverwaltung) kann das Dokument individuell bearbeitet oder zurückgesetzt werden.

So lassen sich Dokumente spezifisch für z.B. ein Angebot oder Projekt anpassen.

Vorgehensweise

→ Klicke innerhalb eines Angebots oder Projekts, oben auf das Symbol „Standarddokumente“

→ Klicke auf „Bearbeiten“

→ Wähle die gewünschte Vorlage aus.

Beispiel

• Du hast eine allgemeine Projektübersicht als Standarddokument hinterlegt.
• Für ein spezifisches Projekt möchtest du zusätzliche Informationen ergänzen, die nicht in der Vorlage enthalten sind.
• Du öffnest das Standarddokument im Projekt und bearbeitest es direkt.

Einstellungen für Standarddokumente

Erstellung eines Standarddokuments

• Öffne Einstellungen > Wähle das Modul (z. B. Angebote, Projekte, Aufträge).
• Klicke auf Standarddokumente.
• Klicke auf + Hinzufügen.
• Vergib Name/Titel.
• Erfasse den Inhalt (Text, Platzhalter, Bilder).

Standarddokument als E-Mail-Anhang hinterlegen

• Öffne Einstellungen > (gleiches Modul) > E-Mail-Vorlagen.
• Öffne eine Vorlage oder klicke + Hinzufügen.
• Scrolle zu Anhänge.
• Wähle das gewünschte Standarddokument aus der Liste.
• Optional: Automatisch anhängen aktivieren und Versandregeln prüfen.

Aktualisiert am: 27/08/2025