Ein Robawsbox ist eine E-Mail-Adresse, die verwendet wird, um Einkaufsrechnungen dorthin zu senden. Die Einkaufsrechnungen, die Sie an die Robawsbox senden, werden anschließend automatisch in Ihrer Robaws-Umgebung hinzugefügt.

Die Nutzung der Robawsbox ist sehr zeitersparend. Sie können beispielsweise E-Mails von Lieferanten direkt weiterleiten, sodass Sie die PDF-Dokumente nicht mehr auf Ihren Computer herunterladen und anschließend wieder in Robaws hochladen müssen.

Eine Robawsbox kann in Kombination mit OCR oder E-Rechnungen verwendet werden, dies ist jedoch nicht zwingend erforderlich.

OCR in Kombination mit der Robawsbox ist natürlich ein großer Mehrwert. Es sorgt dafür, dass auch die Zeilen und Daten des weitergeleiteten Dokuments automatisch hinzugefügt werden. Abhängig vom OCR-Typ, der verwendet wird, werden die Zeilen auch einzeln eingelesen.

E-Rechnung in Kombination mit der Robawsbox hat denselben Effekt. Alle Daten, die im UBL-Dokument des Lieferanten enthalten sind, werden beim Erstellen der Einkaufsrechnung in Robaws eingelesen.

Sie können eine Robawsbox verwenden, aber auch mehrere erstellen. So könnten Sie beispielsweise eine Robawsbox pro OCR-Typ einrichten, um bei Bedarf zwischen verschiedenen OCR-Typen wählen zu können. Die Verwendung mehrerer Robawsboxen kann auch sinnvoll sein, wenn Sie mit mehreren Unternehmen arbeiten.

Verwendung

Die Robawsbox kann als effektive E-Mail-Adresse verwendet werden, um E-Mails mit Anhängen dorthin zu senden. Dies erfolgt direkt aus Ihrem Postfach.

Zusätzlich kann die Robawsbox genutzt werden, wenn Sie Einkaufsrechnungen in Robaws hochladen. Dies erfolgt über die Übersicht der Einkaufsrechnungen, indem Sie das Wolkensymbol oben in der Leiste anklicken. Anschließend können Sie die gewünschte Robawsbox auswählen.

Schließlich wird die erste Robawsbox in der Liste beim Hochladen von Einkaufsdokumenten über die Robaws-App verwendet.

Sobald die Einkaufsrechnungen weitergeleitet wurden, landen sie in Robaws.

Bei Verwendung von OCR Premium werden diese zunächst in den „zu bearbeitenden Scans“ hinzugefügt. Diese können Sie über das Symbol in der Leiste bei der Übersicht der Einkaufsrechnungen einsehen.

Einstellungen

Über Einstellungen > Einkaufsrechnungen > Robawsbox können Sie eine oder mehrere Robawsboxen erstellen.

Einige Einstellungen gelten für alle in der Umgebung erstellten Robawsboxen. Diese Einstellungen können nicht individuell pro Robawsbox angepasst werden.

Einstellung	Erklärung
Doppelte Einkaufsrechnungen blockieren und melden	Wenn diese Funktion aktiviert ist, kann eine Einkaufsrechnung nicht erneut hochgeladen werden. Falls Sie es dennoch versuchen, erhalten Sie eine Fehlermeldung.
Genehmigungsanfrage für Einkaufsrechnungen automatisch über Robawsbox starten	Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird beim Hochladen einer Einkaufsrechnung sofort die Genehmigungsanfrage für diese Rechnung gestartet.
Versuchen, Artikel zu verknüpfen	Es wird geprüft, ob Artikel in der Datenbank vorhanden sind, die automatisch mit der eingelesenen Einkaufsrechnung verknüpft werden können.
Versuchen, Bestellungen zu verknüpfen	Die Zeilen der eingelesenen Einkaufsrechnung werden geprüft. Wenn Artikel, Mengen und Gesamtbeträge mit einer Bestellzeile übereinstimmen, wird diese Bestellung automatisch verknüpft.

Zusätzlich zu diesen allgemeinen Einstellungen für die Robawsbox gibt es auch Einstellungen, die spezifisch für jede Robawsbox angepasst werden können.

Einstellung	Erklärung
E-Mail-Suffix	Diese Funktion wird erst sichtbar, wenn mehr als eine Robawsbox eingerichtet ist. Es handelt sich um das Suffix, das nach dem Punkt hinter der Unternehmens-ID hinzugefügt wird. So können Sie die verschiedenen Robawsboxen unterscheiden.
Unternehmen	Sie können einer Robawsbox bereits ein Unternehmen zuweisen. Wenn Sie mit mehreren Unternehmen arbeiten, können Sie so ein Unternehmen für die Einkaufsrechnung festlegen.
Tagebuch	Sie können einer Robawsbox bereits ein Tagebuch zuweisen. Dies stellt sicher, dass bei der Verwendung mehrerer Tagebücher die richtige Nummernkreise eingehalten wird.
Absender beschränken auf	Sie können die E-Mail-Adressen angeben, die Nachrichten an die Robawsbox senden dürfen. Wenn dies nicht der Fall ist, lassen Sie das Feld leer.
UBL verarbeiten	Diese Funktion muss aktiviert sein, um das Einlesen von E-Rechnungen zu ermöglichen.
OCR anwenden	Diese Funktion muss aktiviert sein, um OCR anwenden zu können.
OCR-Typ	Diese Funktion wird erst sichtbar, wenn die Funktion „OCR anwenden“ aktiviert wurde. Hier können Sie zwischen den zwei OCR-Typen wählen.

Aktualisiert am: 05/01/2025