Eingangsrechnungen bezahlen über Robaws (mit Zahlungsdatei)

Um eine ausgehende Zahlung zu tätigen, kannst du aus einer Eingangsrechnung in deiner Robaws-Umgebung eine Zahlungsdatei (SEPA-Überweisungsdatei) exportieren.

Diese Datei ist ein XML-Dokument im SEPA-Standard (pain.001), das du aus der Übersicht der Eingangsrechnungen erzeugst und anschließend im Onlinebanking oder über EBICS bei deiner Bank hochladen kannst, um die Zahlungen auszuführen.

Warum eine Zahlungsdatei?

Wenn du keine direkte Schnittstelle zu einer Buchhaltungssoftware (z.B. DATEV Unternehmen Online) oder zu deiner Bank nutzt (z.B. Ponto), kannst du Zahlungen trotzdem effizient abwickeln.

Die Zahlungsdatei enthält alle für die Ausführung notwendigen Informationen der Eingangsrechnungen (IBAN, Betrag, Fälligkeitsdatum, Verwendungszweck).

Dadurch entfällt das manuelle Abtippen im Onlinebanking.

Optionen beim Erstellen einer Zahlungsdatei

Beim Export einer Zahlungsdatei kannst du verschiedene Einstellungen vornehmen:

Ausführungsdatum:

• Manuell ein gewünschtes Datum festlegen
• oder automatisch das Fälligkeitsdatum übernehmen

Bankkonto auswählen:

• Praktisch, wenn dein Unternehmen mehrere Bankkonten nutzt

Weitere Optionen:

• Verwendungszweck/Referenz ergänzen
• Zahlbetrag anpassen (z. B. Teilzahlung)

So funktioniert es in Robaws

1. Gehe in die Übersicht der Eingangsrechnungen.
2. Markiere die Rechnungen, die du bezahlen möchtest.
3. Klicke oben auf das Symbol „Eingangsrechnungen bezahlen“.
4. Wähle „Zahlungsdatei exportieren“.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem du:

• das auszuführende Konto auswählen kannst,
• pro Rechnung ein Ausführungsdatum einstellst
• oder alle Rechnungen automatisch zum Fälligkeitsdatum übernimmst.

Anschließend klickst du auf „Exportieren“.

Robaws erstellt daraufhin eine XML-Datei, die du im Banking-Portal deiner Bank hochladen kannst.

Nächste Schritte bei der Bank

• Onlinebanking: Die Datei wird im Menü „Dateiverarbeitung“, „Zahlungsdatei hochladen“ oder ähnlichen Bezeichnungen importiert.
• EBICS (Firmenkunden): Für regelmäßige Sammelzahlungen kannst du die Datei auch direkt über EBICS einspielen.
• Nach dem Upload musst du die Zahlungen freigeben (z. B. mit TAN, VR-SecureGo, apoTAN, Smartcard oder EBICS-Signatur).
• Erst nach dieser Freigabe werden die Überweisungen tatsächlich ausgeführt.

Voraussetzungen in Robaws

Damit eine Zahlungsdatei erstellt werden kann, müssen einige Angaben vollständig sein:

• Eigene IBAN (Zahlungskonto)
• Name des Lieferanten
• Adresse des Lieferanten
• Bankverbindung des Lieferanten (IBAN, ggf. BIC)
• Rechnung muss ggf. im Genehmigungsworkflow freigegeben sein

Aktualisiert am: 28/08/2025