Dit artikel is ook beschikbaar in:

Hoe stel ik de rechten van mijn gebruikers in?

Aan een gebruiker wordt een gebruikersrol toegekend om te bepalen welke rechten die gebruiker krijgt.
Het doel van de gebruikersrol is om ervoor te zorgen dat gebruikers alleen toegang hebben tot de functies die ze nodig hebben om hun werk naar behoren uit te voeren.

Voorbeeld:
Een projectleider mag enkel toegang hebben tot zijn eigen projecten, maar hij mag de projecten van zijn collega's niet zien. Hij mag ook de verkoopfacturen en aankoopfacturen niet zien in zijn omgeving. Hiervoor wordt een specifieke rol 'projectleider' aangemaakt.

Navigeer snel naar:

een gebruikersrol aanmaken
wat je op de rol instelt
toegangsrechten per module
een project delen

Het menu links kan je niet aanpassen (volgorde wijzigen), maar je kan via de gebruikersrollen wel beslissen welke modules je er per gebruiker weergeeft, en welke je dus niet ziet staan.

Een gebruikersrol aanmaken

Een gebruikersrol maak je aan via jouw naam (rechtsboven) > gebruikers > actieknop gebruikersrollen.
Een gebruikersrol koppel je daarna aan een gebruiker bij het aanmaken of wijzigen van die gebruiker.

Werk je met teams, dan maak je die aan via jouw naam (rechtsboven) > gebruikers > actieknop teams. Meer daarover in hoe kan ik teams maken bij het gebruik van de dagplanning.

Wijzigingen aan gebruikersrollen of toegangsrechten worden pas actief als de gebruiker opnieuw inlogt. Test je een aanpassing, laat de betrokken gebruiker dan eerst uit- en weer inloggen.

Wat je op de gebruikersrol instelt

De gebruikersrol bestaat uit twee delen.

Op de rol zelf vul je in:

Instelling	Uitleg
Naam	De naam van de rol, bijvoorbeeld 'projectleider' of 'facturatie'.
Toegelaten IP's	Beperk het inloggen tot bepaalde IP-adressen. Laat je dit leeg, dan kan de gebruiker van overal inloggen.
Administrator	Geeft toegang tot de instellingen van je omgeving.
Gebruikers beheren	Geeft toegang tot het beheer van de gebruikers en de gebruikersrollen.
Verkoopprijzen verbergen op werkbon	Vink je dit aan, dan verbergt Robaws de verkoopprijzen op de werkbonnen voor deze gebruiker.
Financiële info en analyses verbergen	Vink je dit aan, dan verbergt Robaws de financiële info van een project én de analyse-actieknoppen in de overzichten. Zie hieronder.
Toegang beperken tot bedrijven	Beperk de gebruiker tot één of meerdere bedrijven in je omgeving. Laat je dit leeg, dan ziet de gebruiker alle bedrijven.

Let goed op de twee 'verbergen'-instellingen: die nemen iets weg in plaats van iets toe te kennen. Een rol waarbij ze uit staan, ziet dus alles.

In de rechtenmatrix bepaal je per module:

of de gebruiker de module ziet
de rechten om te lezen
de rechten om te wijzigen
de rechten om te verwijderen

Financiële info en analyses verbergen

Deze instelling gaat verder dan enkel het project. Zet je ze aan, dan verdwijnen voor die gebruiker:

de financiële info en de nacalculatie op het project
de actieknop analyse in de overzichten van onder andere offertes, projecten, werkbonnen, bestellingen, orders, verkoopfacturen, aankoopfacturen, artikelen en tijdsregistratie — zie bijvoorbeeld offertes | analyse
de financiële pdf's en excel-exports van een project

De gegevens worden ook echt geweigerd door Robaws, niet enkel verborgen in het scherm. Een gebruiker kan er dus niet omheen via een export of een pdf.

Toegangsrechten

Je kan de toegang tot een module zo instellen dat alle documenten, documenten van een team, of enkel de eigen documenten gebruikt worden. Bij de aankoopfacturen bestaat er daarnaast nog de scope alles exclusief confidentieel.

Hieronder een uitleg met betrekking tot de toegangsrechten per module.

Deze toegangsrechten zijn beschreven voor de rechten voor 'eigen'. De rechten tot 'team' zijn dezelfde, met dat verschil dat dit van toepassing is voor alle leden uit je team.

Module	Eigen
Klanten	Documenten waar jij als verantwoordelijke staat.
Offerte & verrekeningen	Documenten waar jij als verantwoordelijke staat OF waar je projectleider of uitvoerder bent van het gekoppelde project.
Orders	Documenten waar jij als verantwoordelijke staat OF waar je projectleider of uitvoerder bent van het gekoppelde project.
Projecten	Documenten waar jij projectleider of uitvoerder bent.
Werkbonnen	Documenten waar jij als verantwoordelijke staat OF waar je projectleider of uitvoerder bent van het gekoppelde project OF je hebt als werknemer enkele uren gepresteerd en geregistreerd.
Facturen	Documenten waar jij als verantwoordelijke staat OF waar je projectleider of uitvoerder bent van één of meerdere projecten toegewezen aan één of meerdere factuurlijnen.
Bestellingen	Documenten waar jij als verantwoordelijke staat OF waar je projectleider of uitvoerder bent van één of meerdere projecten toegewezen aan één of meerdere bestellijnen.
Vorderingen	Documenten waar jij als verantwoordelijke staat OF waar je projectleider of uitvoerder bent van het gekoppelde project.
Levernotas	Documenten waar jij als verantwoordelijke staat OF waar je projectleider of uitvoerder bent van het gekoppelde project.
Aankoopfacturen	Documenten waar jij als verantwoordelijke staat OF waar je projectleider of uitvoerder bent van één of meerdere projecten toegewezen aan één of meerdere factuurlijnen.
Abonnementen	Documenten waar jij als verantwoordelijke staat OF waar je projectleider of uitvoerder bent van één of meerdere projecten toegewezen aan één of meerdere abonnementslijnen.
Verhuurbonnen	Documenten waar jij als verantwoordelijke staat OF waar je projectleider of uitvoerder bent van het gekoppelde project.

Aankoopfacturen hebben twee bijzonderheden. Een aankoopfactuur die als confidentieel gemarkeerd staat, zie je bij 'eigen' en 'team' niet — daarvoor heb je de scope 'alles' nodig. En zit je in de goedkeuringsflow van een aankoopfactuur, dan zie je die altijd, ongeacht je scope.

Dagplanning, artikelen en tijdsregistratie

Voor deze drie modules bestaan de scopes 'team' en 'eigen' niet: je kiest er tussen alles of niets. Wil je iemand de dagplanning enkel laten raadplegen, zet dan de rechten voor lezen op 'alles' en de rechten voor wijzigen en verwijderen op 'niets'. Zo krijg je een read-only dagplanning.

Project delen

Het is mogelijk om een project te delen met een gebruiker, ongeacht welke gebruikersrol hij of zij heeft.
Als een project gedeeld wordt met een gebruiker, kan die enkel zien wat van toepassing is in zijn gebruikersrol.

Voorbeeld:
De gebruiker heeft de gebruikersrol 'facturatie' en heeft enkel toegang tot de modules facturen, werkbonnen, orders en aankoopfacturen.
Als een project wordt gedeeld met deze gebruiker, zal hij of zij op dit project enkel de facturen, werkbonnen, orders en aankoopfacturen van dit project kunnen raadplegen.

Om een project te delen klik je bovenaan in het project op de actieknop delen. Hierna kan je een gebruiker selecteren met wie je het project wenst te delen.

Bijgewerkt op: 03/09/2026

Was dit artikel nuttig?

Dankuwel!