Benutzerrollen und Zugriffsrechte

In Robaws bestimmst du über Benutzerrollen, welche Rechte ein Benutzer hat.

So stellst du sicher, dass jeder nur die Funktionen sieht, die er für seine Arbeit braucht.

Beispiel:

Ein Projektleiter soll nur seine eigenen Projekte sehen können. Er darf die Projekte seiner Kollegen nicht öffnen und auch keine Verkaufs- oder Eingangsrechnungen einsehen. Dafür legst du eine eigene Rolle „Projektleiter“ an.

Was kannst du mit Benutzerrollen festlegen?

Funktion	Erklärung
Zulässige IPs	Du kannst festlegen, dass ein Benutzer nur über bestimmte IP-Adressen (z. B. das Büronetzwerk) auf Robaws zugreifen darf.
Admin	Wenn dieses Häkchen aktiv ist, sieht der Benutzer die Einstellungen. Ist es deaktiviert, werden die Einstellungen ausgeblendet.
Benutzer verwalten	Damit entscheidest du, ob ein Benutzer neue Benutzer anlegen oder bestehende Benutzer verwalten darf.
Verkaufspreise im Arbeitsauftrag ausblenden	Blendet Preise von Artikeln und Leistungen in Arbeitsaufträgen aus. Praktisch, wenn z. B. Monteure Arbeitsaufträge ausfüllen, aber keine Preise sehen sollen.
Finanzinformationen zum Projekt ausblenden	Blendet die Nachkalkulation im Projekt aus. So können z. B. Projektleiter den Fortschritt sehen, aber nicht die Zahlen.
Unternehmenszugriff beschränken	Du kannst festlegen, ob ein Benutzer alle Unternehmen in der Umgebung sehen darf oder nur bestimmte.

Berechtigungen

Zusätzlich bestimmst du pro Modul, welche Rechte der Benutzer hat.

Je nach Modul kannst du festlegen, ob der Benutzer Dokumente:

sehen (Lesen)
ändern (Modifizieren)
löschen

darf.

Dabei kannst du meistens zwischen diesen Zugriffsstufen wählen:

Alles: Der Benutzer hat Zugriff auf alle Dokumente dieses Moduls.
Team: Der Benutzer hat Zugriff auf die Dokumente seines Teams.
Eigen: Der Benutzer hat nur Zugriff auf Dokumente, für die er selbst zuständig ist.
Nichts: Der Benutzer hat keinen Zugriff auf diese Aktion oder dieses Modul.

Wichtig: Rechte gelten auch für Inhalte im Modul

Die Berechtigungen gelten nicht nur für den Hauptdatensatz selbst, sondern auch für Inhalte, die innerhalb dieses Datensatzes verwaltet werden.

Das betrifft zum Beispiel:

Dateien und Anhänge auf einem Angebot
Dateien auf einem Auftrag
Dateien auf einem Projekt
Dateien auf einer Rechnung oder Eingangsrechnung

Beispiel:

Ein Benutzer hat im Modul Angebote beim Recht Löschen die Einstellung Eigen.

Dann kann dieser Benutzer nur Angebote löschen, die für ihn als „eigen“ gelten.

Dasselbe gilt für Inhalte innerhalb des Angebots, zum Beispiel Dateien und Anhänge.

Ist es nicht sein Angebot, kann er weder das Angebot selbst löschen noch Dateien in diesem Angebot löschen.

Wenn beim Recht Löschen die Einstellung Nichts gewählt ist, kann der Benutzer in diesem Modul grundsätzlich nichts löschen.

Wichtig:

Robaws unterscheidet hier nicht zwischen „Angebot löschen“ und „Datei auf einem Angebot löschen“. Das Löschen der Datei folgt dem Löschrecht des jeweiligen Moduls.

Prüfe in diesem Fall deine Benutzerrolle oder bitte einen Administrator, das Löschrecht im betroffenen Modul anzupassen.

Erklärung „Eigen“ anhand von Beispielen

Modul	Was bedeutet „Eigen“?
Kunden	Dokumente, bei denen du als Verantwortlicher eingetragen bist
Angebote & Verrechnungen	Dokumente, bei denen du Verantwortlicher ODER Projektleiter bist
Aufträge	Dokumente, bei denen du Verantwortlicher ODER Projektleiter bist
Projekte	Dokumente, bei denen du Projektleiter bist
Arbeitsaufträge	Dokumente, bei denen du Verantwortlicher ODER Projektleiter bist ODER bei denen du selbst Stunden erfasst hast
Rechnungen	Dokumente, bei denen du Verantwortlicher ODER Projektleiter eines Projekts bist, das mit der Rechnung verbunden ist
Bestellungen	Dokumente, bei denen du Verantwortlicher ODER Projektleiter eines Projekts bist, das mit der Bestellung verbunden ist
Forderungen	Dokumente, bei denen du Verantwortlicher ODER Projektleiter bist
Lieferscheine	Dokumente, bei denen du Verantwortlicher ODER Projektleiter bist
Eingangsrechnungen	Dokumente, bei denen du Verantwortlicher ODER Projektleiter eines Projekts bist, das mit der Rechnung verbunden ist
Abonnements	Dokumente, bei denen du Verantwortlicher ODER Bauleiter eines Projekts bist, das mit dem Abo verbunden ist

Beispiel: Tagesplanung nur lesbar machen

Für die Tagesplanung kannst du eine Read-only-Funktion einstellen.

Dafür stellst du die Leserechte auf „Alles“ und setzt Ändern und Löschen auf „Nichts“.

So können Benutzer die Planung nur ansehen, aber nichts ändern.

Projekt teilen

Du kannst ein Projekt mit einem Benutzer teilen, egal welche Benutzerrolle er hat.

Der Benutzer sieht aber nur die Module, auf die seine Rolle Zugriff gibt.

Beispiel:

Ein Benutzer mit der Rolle „Buchhaltung“ hat nur Zugriff auf Rechnungen, Arbeitsaufträge, Aufträge und Eingangsrechnungen.

Wenn du ein Projekt mit ihm teilst, sieht er darin nur diese Dokumente.

Um ein Projekt zu teilen, klickst du im Projekt oben auf das Teilen-Symbol und wählst den Benutzer aus.

Häufige Frage: Warum kann ich keine Datei löschen?

Wenn du eine Datei nicht löschen kannst, liegt das meistens an den Löschrechten des jeweiligen Moduls.

Beispiel:

Die Datei befindet sich auf einem Angebot. Dann prüft Robaws das Löschrecht im Modul Angebote.

Wenn dort Eigen eingestellt ist, kannst du nur Dateien auf Angeboten löschen, die für dich als „eigen“ gelten.

Ist es nicht dein Angebot, kannst du weder das Angebot selbst löschen noch Inhalte in diesem Angebot löschen. Das betrifft zum Beispiel Dateien und Anhänge.

Wenn dort Nichts eingestellt ist, kannst du keine Angebote und auch keine Inhalte in Angeboten löschen.

Das gilt auch dann, wenn du das Angebot sehen oder bearbeiten kannst.

Prüfe in diesem Fall deine Benutzerrolle oder bitte einen Administrator, das Löschrecht im betroffenen Modul anzupassen.

Benutzerrollen anlegen

Eine neue Benutzerrolle erstellst du so:

Klicke oben rechts auf deinen Namen
Gehe zu Benutzer
Wähle das Symbol Benutzerrollen
Erstelle eine neue Rolle oder bearbeite eine bestehende

Wenn du mit Teams arbeitest, kannst du diese im selben Bereich über das Symbol Teams anlegen.

Aktualisiert am: 19/06/2026

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