Hoe werkt de Exact Online koppeling?

Exact Online is één van de boekhoudprogramma's waarmee Robaws een rechtstreekse integratie heeft.
Door de API-koppeling tussen Robaws en Exact Online werken deze pakketten naadloos samen.
Je kan vanuit Robaws jouw volledige boekhouding voorbereiden, zodat deze één op één overgenomen wordt in Exact Online.

De koppeling tussen Robaws en Exact Online ondersteunt heel wat mogelijkheden, waardoor het gebruik ervan heel veel voordelen heeft:

Aan- en verkoopfacturen doorsturen naar Exact Online
Betaalstatus aan- en verkoopfacturen terugkoppelen naar Robaws
Doorsturen van kostenplaatsen en kostendragers naar Exact Online

Activeren van de koppeling

Via instellingen > integraties > Exact Online kan je de koppeling activeren.
Je doorloopt volgende stappen:

Klik op 'verbinden met Exact Online'
Geef de inloggegevens van Exact Online in
Kies het bedrijf uit Exact Online die je wil koppelen met Robaws

Nadat je deze stappen doorlopen hebt, is de koppeling tussen Robaws en Exact Online gelegd.

Indien je meerdere bedrijven hebt, kan je met elk bedrijf afzonderlijk een aparte koppeling leggen door linksboven in de instellingen op 'default' te klikken

Gebruik van de koppeling

Nadat je bovenstaande stappen doorlopen hebt, is de koppeling tussen Robaws en Exact Online gelegd. Dat wil niet zeggen dat je meteen aan- en verkoopfacturen kan doorsturen.
Voordat je gebruik kan maken van de koppeling, doorloop je nog enkele cruciale stappen:

Grootboekrekeningen importeren
BTW-tarieven koppelen
Betaalvoorwaarden koppelen

Grootboekrekening importeren

Van zodra je de koppeling met Exact Online geactiveerd hebt, zullen de grootboekrekeningen uit Exact automatisch geïmporteerd worden in Robaws.
Je kan er ook voor kiezen om deze manueel nog te synchroniseren. Dit doe je via instellingen > algemeen > grootboekrekening en het daarvoor voorziene icoontje bovenaan.

Van zodra de grootboekrekeningen geïmporteerd zijn, kan je deze op lijnniveau in de aan- en verkoopfacturen gaan koppelen. Bij het versturen naar Exact, zullen deze grootboekrekeningen meegestuurd worden.

BTW-tarieven koppelen

Om facturen te kunnen versturen naar Exact is het belangrijk dat de BTW-tarieven in Robaws gekoppeld zijn aan de juiste BTW-tarieven in Exact.
Op deze manier weten we op welk BTW-tarief we moeten boeken.

Een BTW-tarief koppelen doe je als volgt:

Ga naar instellingen > algemeen > BTW-tarieven
Open het BTW-tarief in Robaws die je wil koppelen aan een BTW-tarief uit Exact
Klik op het potlood naast 'Exact Online'
Klik op 'niet gedefinieerd'
Zoek het juiste BTW-tarief uit Exact en klik op koppelen

Betaalvoorwaarden koppelen

Om facturen te kunnen versturen naar Exact is het belangrijk dat de betaalvoorwaarden in Robaws gekoppeld zijn aan de juiste betaalvoorwaarden in Exact.
Op deze manier weten we welke betaalvoorwaarde we in Exact moeten koppelen aan de factuur.

Een betaalvoorwarde koppelen doe je als volgt:

Ga naar instellingen > algemeen > betaalvoorwaarden
Open de betaalvoorwaarde in Robaws die je wil koppelen aan een betaalvoorwaarde uit Exact
Klik op het potlood naast 'Exact Online'
Klik op 'Geen'
Zoek de juiste betaalvoorwaarde uit Exact en klik op 'koppelen'

Facturen doorsturen naar Exact Online kan een foutmelding geven om verschillende redenen. Op deze pagina kan je een verklaring voor de foutmelding terugvinden alsook de mogelijke oplossingen.

Tip: het is ook mogelijk om je klanten & leveranciers te koppelen aan de juiste uit Exact. Dit kan je doen om 100% zekerheid te hebben dat de juiste klant of leverancier geselecteerd wordt. Indien je dit niet doet, zullen wij automatisch koppelen aan de juiste klant/leverancier en indien nodig aanmaken.

Instellingen

Instelling	Uitleg
Standaard grootboeken	Deze standaard grootboeken worden gebruikt bij het versturen van de factuur naar Exact Online. Aan een klant/leverancier/artikel kan je een afwijkend grootboek toewijzen. Ook op de factuurlijnen kan je manueel een afwijkend grootboek instellen.
Standaard dagboek aan- en verkoop	Hier kan je het standaard dagboek instellen voor aan- of verkoopfacturen. Indien je meerdere dagboeken hebt in Robaws, kan je deze code invullen in het desbetreffende dagboek in de instellingen.
Synchroniseer betaalstatussen aan- en verkoopfacturen	Hier kan je instellen als je wenst dat de betaalstatus voor aan- of verkoopfacturen vanuit Exact Online gesynchroniseerd wordt met Robaws.
Exact Online boekstuknummer laten toewijzen	Exact Online geeft zelf een nummering aan de factuur, in dit geval wordt het factuurnummer vanuit Robaws niet meegestuurd als boekstuknummer.
Gebruik kostenplaatsen factuur en aankoopfactuur	Het gebruik van de projecten als kostenplaatsen in Exact Online.
Gebruik kostendragers factuur en aankoopfactuur	Het gebruik van de activiteiten als kostendragers in Exact Online.
Klant- en leveranciersgegevens updaten in Exact Online	De gegevens van de klant/leverancier worden bij doorsturen vanuit Robaws geüpdatet in Exact Online.
Robaws beheert betaalvoorwaarden	Als dit geactiveerd is, is Robaws baas over de betaalvoorwaarden en zal Robaws een gekoppeld betaalvoorwaarde in Exact Online aanpassen OF een betaalvoorwaarde aanmaken indien dit niet gekend is.

Bijgewerkt op: 16/06/2025