In elke module krijg je de mogelijkheid om een E-mail te versturen.
Deze E-mail kan reeds op voorhand opgesteld worden a.d.h.v. een E-mail template. Bestanden die je graag als bijlage wilt versturen, kunnen ook standaard opgenomen worden in de E-mail template.

Gebruik

Het versturen van één E-mailbericht

In het document vind je onderstaand icoontje terug, op voorwaarde dat er tenminste één E-mailtemplate aangemaakt is.



Klik je op het 'envelopje', dan kan je een keuze maken uit één of meerdere E-mailtemplates. Klik je een E-mailtemplate aan, dan wordt het E-mailbericht geopend in een nieuw venster. Het E-mailbericht bevat 2 tabbladen: 'tekst' en 'bestanden'.

Het versturen van een E-mailbericht in bulk

In het overzicht van bepaalde modules krijg je ook een 'envelopje' als icoontje te zien. Klik je op het 'envelopje', dan kan je opnieuw een keuze maken uit één of meerdere E-mailtemplates. De uitvoering is verder wel verschillend t.o.v. het versturen van een E-mail vanuit een document. Je krijgt namelijk geen voorvertoning van het E-mailbericht te zien.

Je dient allereerst één of meerdere lijnen te selecteren in het overzicht, vooraleer je een E-mailbericht kan versturen. Het E-mailbericht wordt meteen verstuurd naar alle geadresseerden (E-mailadressen van toegewezen contactpersonen en/of algemene E-mailadressen).

Het versturen van een E-mail in bulk kan handig zijn voor interne communicatie onder werknemers, het versturen van een nieuwsbrief naar klanten, ...

Instellingen

Via instellingen > module > E-mailtemplates kan je E-mailtemplates aanmaken.
Open je een E-mailtemplate, dan worden er enkele velden weergegeven:

Veld	Omschrijving
Naam	Unieke naam van de E-mail template.
CC	E-mailadres van de geadresseerde in CC.
BCC	E-mailadres van de geadresseerde in BCC.
Onderwerp	Het onderwerp van de E-mail. Je kan vervangingscodes gebruiken om het onderwerp te automatiseren.
Status bij verzenden E-mail aanpassen naar	Verstuur je een E-mail, dan kan je instellen dat de status van het document waaruit de E-mail verstuurd wordt, automatisch naar deze status gewijzigd wordt. Voorbeeld: verzonden.
Status bij ontvangen E-mail aanpassen naar	Opent de klant de E-mail, dan kan je instellen dat de status van het document waaruit de E-mail verstuurd werd, automatisch naar deze status gewijzigd wordt. Voorbeeld: gelezen. Het openen van de E-mail wordt geregistreerd a.d.h.v. een trackingpixel.
Status na aanvraag aanpassing	Geef je de mogelijkheid aan de klant om een document online goed te keuren, dan kan de status gewijzigd worden naar deze status, indien de klant eerder kiest om feedback te geven i.p.v. het document goed te keuren.
Status na ondertekenen documenten	Geef je de mogelijkheid aan de klant om een document online goed te keuren, dan kan de status gewijzigd worden naar deze status, indien de klant het document goedkeurt.

Standaard bijlagen

In de E-mail template kan je standaard een aantal bestanden toevoegen. Zo kan je zelf bepalen welke algemene bestanden, pdf-templates of standaard documenten er mogen verstuurd worden.

Het samenvoegen van verschillende bijlagen

Wens je een E-mail te versturen, waarin verschillende pdf-documenten samengevoegd worden tot één algemeen pdf-document, dan activeer je de functie 'bijlagen samenvoegen' in het E-mailbericht of in de E-mail template.

Wat als ik nog extra bestanden wil toevoegen aan mijn E-mailbericht?

In elk document krijg je de mogelijkheid om nog extra documenten toe te voegen via het tabblad 'bestanden'.
In het E-mailbericht zelf kan je ook nog steeds bestanden toevoegen via het tabblad 'bestanden'.

Deze extra documenten worden toegevoegd aan het samengevoegde pdf-document, indien de functie 'bijlagen samenvoegen' ingeschakeld is. Is dit niet het geval, dan wordt elk bestand als afzonderlijke bijlage opgenomen in het E-mailbericht.

Bijgewerkt op: 31/07/2024