Om een offerte, factuur, bestelling, .. te kunnen verzenden via email heb je een email template nodig. Courante communicatie leg je vast in een template zodat je bij het versturen van een email hierop kan verder werken.

Voordelen:
Tijd besparen: Je hoeft je tekst niet elke keer opnieuw in te voeren.
Consistent: Zo zorg je ervoor dat jouw communicatie door meerdere collega's op een consistente en professionele manier wordt verzonden.
Fouten vermijden: in de template bepaal je al de juiste teksten en bijlagen. Zo zorg je ervoor dat belangrijke documenten, zoals de algemene voorwaarden, niet vergeten worden.

Maak gebruik van vervangingscodes om jouw email templates nog verder te personaliseren!
Zo kan je automatisch de klant, offertenummer, projectnaam,... reeds opnemen in de communicatie.

Bijvoorbeeld:
Beste ${clientName},
Als bijlage kunt u de offerte ${logicId} terugvinden zoals besproken.

Met vriendelijke groeten

Aanmaken van een email template

Via Instellingen > module naar keuze > e-mail templates kan je e-mail template aanmaken:

Veld	Omschrijving
Naam	Naam van de e-mail template. Deze naam wordt weergegeven wanneer je meerdere e-mailtemplates hebt, zodat je de juiste keuze kunt maken.
CC	E-mailadres van de geadresseerde in CC
BCC	E-mailadres van de geadresseerde in BCC
Onderwerp	Het onderwerp van de e-mail. Je kan vervangingscodes gebruiken om het onderwerp te automatiseren.
Status bij verzenden e-mail aanpassen naar	Verstuur je een e-mail dan kan de status automatisch aangepast worden naar bv. ' verzonden'.
Status bij ontvangen e-mail aanpassen naar	Als de email geopend wordt, kan de status automatisch aangepast worden naar bv. ' gelezen'. Dit wordt geregistreerd a.d.h.v. een tracking pixel.
Status na aanvraag aanpassing	Digitaal tekenen: Indien de ontvanger vraagt om een aanpassing, kan de status automatisch aangepast worden naar bv. ' aanpassing gevraagd'
Status na ondertekenen documenten	Digitaal tekenen: Indien de ontvanger de bijlage digitaal goedkeurt, kan de status automatisch aangepast worden naar bv. ' online goedkeurd'
Bijlagen samenvoegen	Hiermee kan je meerdere PDF bestanden en/of foto's als 1 PDF document verzenden

Bijlagen toevoegen

Je kan volgende type bestanden toevoegen aan de email template:

Algemene bestanden
Document PDF
Standaard documenten


Wil je een bestand verzenden als bijlage, activeer je "Bijlage"
Wil je een bestand digitaal laten tekenen, activeer je "Handtekening"

Bijgewerkt op: 21/11/2024