Standarddokumente für personalisierte Verträge und Extra Dokumente

Ein Standarddokument ist eine PDF-Datei, die direkt in Robaws erstellt wird.
Das Dokument kann automatisch mit den in Robaws gespeicherten Daten befüllt werden.

Vorteile von Standarddokumenten

✔ Automatische Befüllung
→ Durch die Nutzung von Platzhaltern wird das Standarddokument automatisch mit den relevanten Daten ausgefüllt.

✔ Professionelle Darstellung
→ Beim Exportieren wird das Briefpapier verwendet, sodass das Dokument optisch zu anderen PDF-Dateien passt.

✔ Einfache Einbindung in E-Mails
→ Standarddokumente können als Anhang in E-Mail-Templates hinterlegt werden.

Beispiel:
- Eine Projektübersicht mit allen relevanten Informationen kann als Standarddokument hinterlegt werden.
- Eine Bauvertrag mit allen personalisierten Informationen der Kunden kann als Standarddokument hinterlegt werden.

Erstellung eines Standarddokuments

Verwendung

Sobald ein oder mehrere Standarddokumente in den Einstellungen eines Moduls angelegt wurden, können diese jederzeit aufgerufen werden.
Innerhalb eines Moduls (z. B. Projektverwaltung) kann das Dokument individuell bearbeitet oder zurückgesetzt werden.
So lassen sich Dokumente spezifisch für ein Angebot oder Projekt anpassen.

🔹 Vorgehensweise:
→ Öffnen Sie innerhalb eines Projekts das Symbol „Standarddokumente“
→ Klicken Sie auf „Bearbeiten“
→ Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus.

📌 Beispiel:
- Sie haben eine allgemeine Projektübersicht als Standarddokument hinterlegt.
- Für ein spezifisches Projekt möchten Sie zusätzliche Informationen ergänzen, die nicht in der Vorlage enthalten sind.
- Sie öffnen das Standarddokument im Projekt und bearbeiten es direkt.

Einstellungen für Standarddokumente

🔹 Erstellung eines Standarddokuments:
→ Einstellungen > Modul Ihrer Wahl > Standarddokumente

🔹 Einbindung als E-Mail-Anhang:
→ Einstellungen > Modul Ihrer Wahl > E-Mail-Vorlagen
→ Fügen Sie das Standarddokument als Anhang hinzu.

Aktualisiert am: 01/02/2025