Schneller Einstieg mit Robaws

Erste Bekanntschaft mit Robaws und Sie haben keine Ahnung, wie Sie mit Robaws beginnen können?

Sieht Ihre Umgebung vorerst noch ziemlich leer aus, aber möchten Sie gerne schnell starten?

Machen Sie sich keine Sorgen. Wir führen Sie gerne durch die wichtigsten Module und Einstellungen, um Ihre Umgebung in kürzester Zeit einsatzbereit zu machen.

Einige Hinweise

Jedes Unternehmen ist einzigartig und hat eigene Prioritäten. Sie können je nach Ihrer Arbeitsweise ruhig von den unten genannten Punkten und der Reihenfolge abweichen.

Diese Schnellstartanleitung ist nicht dazu gedacht, sofort einen vollständigen Flow einzurichten, sondern dient rein als Richtlinie, um Struktur zu bieten und schnell die wichtigsten Dinge in Robaws zu konfigurieren.

Anmeldung

Jede Umgebung wird nach einer von Robaws bereitgestellten Vorlage erstellt. Sobald Ihre Robaws Partner die Umgebung erstellt hat, erhalten die Hauptnutzer (Admins) eine E-Mail von Robaws. In dieser E-Mail wird der Hauptnutzer aufgefordert, ein Passwort für sein/ihr Konto festzulegen.

Die Anmeldung ist möglich unter: https://app.robaws.com/

Benötigen Sie während der Konfiguration zusätzliche Unterstützung?
Dann konsultieren Sie Ihre Robaws Partner, oder die verschiedenen Artikel in unserem Helpdesk Center.

Download Wappy App (für Zeiterfassung und Mobile Aufträge)

Benutzerverwaltung

Wenn Sie einen zusätzlichen Benutzer hinzufügen möchten oder Ihre Benutzer verwalten möchten, klicken Sie oben rechts auf [Benutzer].

Tasten auf der Benutzer-Leiste

Auf der Benutzer-Leiste finden Sie folgendes:

Neue Benutzer hinzufügen
Bitte beachten Sie, dass Sie nach dem Hinzufügen eines neuen Benutzers, und der Aktivierung einer Robaws- / Wappy-Lizenz, am nächsten Arbeitstag eine Rechnung für diesen zusätzlichen Benutzer erhalten.
Benutzer entfernen
Benutzerrollen erstellen: Jedem Benutzer kann eine einzigartige Benutzerrolle zugewiesen werden. Diese Benutzerrollen gewähren Zugriff auf alle oder bestimmte Module in Robaws.
Module wie Transport, Zeiterfassung und Kassen sind in der Regel deaktiviert.
Teams verwalten
Passwort ändern: Ein neues Passwort festlegen oder ein bestehendes Passwort ändern können Sie über das Schloss-Symbol.

Mehr erfahren: Benutzerverwaltung

Profil

Richten Sie für jeden Benutzer ein eigenes E-Mail-Konto ein. Auf diese Weise sendet jeder Benutzer E-Mails über seinen eigenen Namen und seine eigene Firmen-E-Mail-Adresse.

Wenn der Benutzer auch Wappy verwendet, müssen Sie dem Profil des Benutzers einen Mitarbeiter zuweisen. Auf diese Weise werden in Wappy nur die Aufträge angezeigt, denen dieser Mitarbeiter speziell zugeordnet ist.




Mehr erfahren: E-Mail-Account einrichten

Unternehmenprofil

Unternehmensdaten können im Unternehmensprofil eingegeben und gespeichert werden. Dieses Firmenprofil kann über Allgemeine Einstellungen > Stammdaten > Firma aufgerufen werden.




Mehr erfahren: Mehrere Unternehmen erstellen

Briefpapier

Sie können im Unternehmensprofil Hochformat und Querformat Briefpapier hinzufügen. Das Briefpapier wird als Hintergrund für verschiedene PDF-Dokumente verwendet, die Sie aus Robaws exportieren können. Das Briefpapier muss immer ein PDF-Dokument sein.




Mehr erfahren: Briefpapier hinzufügen


Bitte beachten Sie! In Robaws werden alle Daten automatisch gespeichert. Sie müssen nirgendwo auf “Speichern" klicken. Sie sollten dies jedoch immer in den Einstellungen tun. Klicken Sie also immer auf "Einstellungen speichern", nachdem Sie eine Änderung an den Einstellungen vorgenommen haben.

Personalisierung

Sie können vieles in Robaws personalisieren, wie zum Beispiel:

Zusätzlichen Feldern hinzufügen

Mehr erfahren: Zusätzliche Felder

Spalten und Tabs in der Übersicht ändern

Mehr erfahren: Übersichten

Dokumentstatus erstellen und zuordnen

Mehr erfahren: Statusse

Standarddokumenten erstellen durch Platzhalter

Mehr erfahren: Platzhalter

E-Mail-Vorlagen mit Platzhalter erstellen

Mehr erfahren: E-Mail-Vorlagen

Wichtige Einstellungen

Allgemeine Einstellungen

Endkunde
Zusätzlicher Kunde, der informativ zu einem Dokument hinzugefügt werden kann, meistens der Endbenutzer. Der Kunde, der zum Dokument hinzugefügt wird, ist derjenige, der die Rechnung erhält.

Bespiele von Kunde und Endkunde
Kunde: Hauptunternehmer, Projektentwickler, …
Endkunde: Bewohner, Mieter, Eigentümer …


Rabatt
Funktion, bei der in einem Einkaufs- oder Verkaufsdokument ein prozentualer Rabatt abgezogen werden kann.

Mehr erfahren: Rabbat

PDF Einstellungen

Zeilen mit Menge 0 im PDF ausblenden:
Zeilen, die eine „0“ als Menge enthalten, werden nicht auf der PDF eines Dokuments angezeigt.

Gesamtsumme pro Steuersatz anzeigen:
Pro Mehrwertsteuersatz wird ein Gesamtbetrag auf der PDF angezeigt anstelle eines allgemeinen Mehrwertsteuergesamtbetrags.

Finanzielle Einstellungen

Mehrwertsteuersätze:
Jedes Land hat unterschiedliche Mehrwertsteuersätze. Basierend auf den Ländern, in denen das Unternehmen tätig ist, können hier die verschiedenen Mehrwertsteuersätze aufgelistet werden.

Mehr erfahren: Umsatzsteuersätze


Zahlungsbedingungen:
Zahlungsfristen und finanzielle Rabatte können hier erstellt werden.

Mehr erfahren: Zahlungsbedingungen (Zahlungsziel, Skonto, usw.)

Sonstige Einstellungen

Aktivitäten
Wenn Sie eine Kostenübersicht pro Phase für Kalkulation und Nachkalkulation einsehen möchten, kann die Nutzung von Aktivitäten hierfür interessant sein. Aufteilung des Projekts in (Bau-)Phasen von A bis Z.

Mehr erfahren: Aktivitäten / Tätigkeiten hinzufügen

Design und Gestaltungseinstellungen

Formatierung
8 Kapitelebene / Titelgruppe, denen Farb- und Textakzente zugewiesen werden können.





PDF-Schriftarten
Fügen Sie hier die Dateien Ihrer gewünschten Schriftart hinzu. Diese Schriftart wird dann als Basisschriftart für die Gestaltung der PDF-Dokumente verwendet.


Dateien:
Dokumente, die als Anhang zu einer E-Mail und PDF hinzugefügt werden können.

Mehr erfahren: Bemerkungen und Dateien

Aktualisiert am: 04/10/2024