Kunden in Robaws hinzufügen
Das Anlegen eines neuen Kunden in Robaws ist schnell und einfach. Sie können alle notwendigen Daten eingeben und profitieren von der automatischen Vervollständigung und den nützlichen Funktionen, die Robaws bietet.
Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie Schritt für Schritt einen neuen Kunden anlegen und welche Felder besonders wichtig sind.
Kundenkarte öffnen
Gehen Sie in Robaws zu Kunden und klicken Sie auf den Pluszeichen ( Hinzufügen ), um die Kundenkarte zu öffnen.
Wichtige Felder ausfüllen
Um sicherzustellen, dass alle wesentlichen Informationen erfasst werden, sollten Sie die folgenden Felder in der Kundenkarte ausfüllen:
Name: Der Name des Kunden ohne Rechtsform.
Rechtsform: Wählen Sie die Rechtsform des Kunden (z.B. GmbH, Verein). Wenn es sich um einen Privatkunden handelt, wählen Sie „Particulier“.
Sprache: Die bevorzugte Sprache des Kunden, in der Sie kommunizieren.
USt-IdNr.: Geben Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein. Robaws überprüft diese automatisch in der VIES-Datenbank. Wenn sie gültig ist, wird ein grünes Häkchen angezeigt.
Adresse: Robaws füllt automatisch die Adresse über Google Maps aus, sobald Sie mit dem Eintragen beginnen.
Standard-USt.: Der Standard-Mehrwertsteuersatz für diesen Kunden.
Status: Verfolgen Sie den aktuellen Status des Kunden, z.B. „Interessent“ oder „Aktiv“.
Telefon, E-Mail: Die Kontaktdaten des Kunden.
Zusätzliche Felder hinzufügen (OPTIONAL)
Sie können zusätzliche Felder anlegen, um die Kundenverwaltung effizienter zu gestalten. Ein Beispiel wäre das Hinzufügen eines Feldes für das „Datum des letzten Kontakts“.
Kundenstandort über Google Maps
Sobald die Adresse des Kunden eingetragen ist, wird der Standort automatisch auf einer Google Maps-Karte angezeigt. Dies erleichtert die geografische Verfolgung und Planung.
Überblick über Kundenaktivitäten
Im Überblick sehen Sie alle wichtigen Informationen zu Angeboten, Projekten, Rechnungen und mehr. Diese Daten sind direkt mit dem Kunden verbunden, und Sie können per Klick auf die blau markierten Elemente auf die einzelnen Module zugreifen.
In der Tabelle unten finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Felder in der Kundenkarte und deren Beschreibung:
Wenn der Kunde mehrere Ansprechpartner hat, können Sie diese hier hinzufügen. Wenn Sie ein Angebot, Projekt, eine Rechnung oder eine E-Mail erstellen, können Sie den richtigen Ansprechpartner auswählen. Sie haben auch die Möglichkeit, für jeden Kunden individuelle Notizen zu hinterlegen. Dies dient der internen Kommunikation und als Gedächtnisstütze.
Notizen & Bemerkungen können verwendet werden, um letzte Kontakte und Informationen über den Kunden festzuhalten. Ein Kollege kann so zum Beispiel nachvollziehen, welche Informationen beim letzten Telefongespräch mit dem Kunden ausgetauscht wurden.
Im Reiter "Dateien" können Sie Dokumente, Fotos, PDFs und andere Dateien hinzufügen. Dies kann für die interne Kommunikation nützlich sein und dient gleichzeitig als Gedächtnisstütze.
Für eine reibungslosere Rechnungsstellung können Sie hier finanzielle Informationen über den Kunden vorab festlegen.
Für Informationen zur Erstellung von Aufgaben können Sie auf folgenden Link klicken: Aufgaben erstellen.
Unter dem Reiter "Preise" können Sie spezielle Preise für Artikel mit einem Kunden vereinbaren. Klicken Sie dafür auf "Hinzufügen" und wählen Sie einen Artikel aus der Artikel-Modul aus. Der "Artikelname" ist der Text, der im Angebot und auf der Rechnung sichtbar sein wird.
Mit diesen Aktionsbuttons können Sie E-Mails an Kunden senden. Sie können hier aus verschiedenen E-Mail-Vorlagen wählen, die Sie in den Einstellungen festlegen können.
Sie können Kunden in einem Umkreis von 15 km leicht finden, indem Sie oben auf die entsprechende Schaltfläche klicken. Wenn Sie darauf klicken, erhalten Sie eine Google Maps-Karte, auf der die Kunden und ihre jeweiligen Standorte angezeigt werden. Dies ermöglicht eine effizientere Planung.
Um die Haftungspflicht zu überprüfen, klicken Sie auf das untenstehende Symbol. Vergessen Sie diesen wichtigen Schritt nicht beim Anlegen eines Kunden oder beim Start eines neuen Projekts. So vermeiden Sie das Risiko unbezahlter Rechnungen.
Über "Briefe" können Sie Texte auf dem Briefpapier Ihres Unternehmens erstellen. Klicken Sie auf "Hinzufügen". Nach der Erstellung des Briefes können Sie eine PDF-Datei exportieren, die Sie drucken oder an den Kunden senden können.
Mit dieser Schaltfläche können Sie die Historie des Abrufs und der Speicherung dieser Kundenkarte einsehen.
VIES-Datenbank-Check: Wenn Sie eine USt-IdNr. eingeben, wird diese automatisch mit der VIES-Datenbank abgeglichen. Bei einer gültigen Nummer werden der Firmenname und die Adresse des Kunden automatisch ausgefüllt.
Zusätzliche Felder: In den Einstellungen können Sie zusätzliche Felder hinzufügen, wie z.B. "Datum des letzten Kontakts", um die Kundeninteraktion zu optimieren.
Standard-Mehrwertsteuer: Die in der Kundenkarte angegebene Standard-USt. wird automatisch bei Angeboten und Rechnungen verwendet, es sei denn, ein Artikel hat einen abweichenden USt.-Code.
Google Maps-Integration: Robaws verwendet Google Maps, um basierend auf der eingegebenen Adresse die Kundenstandorte anzuzeigen und ermöglicht so eine verbesserte geografische Übersicht.
Im Überblick können Sie alle wichtigen Kundenaktivitäten wie Angebote, Projekte, Rechnungen, Aufträge, usw. einsehen. Sie können direkt auf die jeweiligen Module zugreifen, indem Sie auf die blau hervorgehobenen Links klicken.
Benutzer, die keinen Zugang zum Rechnungsmodul haben, werden keine Rechnungen in der Kundenübersicht sehen können. Diese Funktion ist nur für berechtigte Benutzer sichtbar.
Das Hinzufügen eines Kunden in Robaws ist schnell und intuitiv. Nutzen Sie die Vorteile der automatischen USt.-Prüfung und der Google Maps-Integration, um den Prozess noch effizienter zu gestalten. Durch die Übersicht der Kundenkarte haben Sie alle relevanten Informationen sofort griffbereit und können die Kundenkommunikation und -verwaltung einfach organisieren.
Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie Schritt für Schritt einen neuen Kunden anlegen und welche Felder besonders wichtig sind.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Einen Kunden in Robaws hinzufügen
Kundenkarte öffnen
Gehen Sie in Robaws zu Kunden und klicken Sie auf den Pluszeichen ( Hinzufügen ), um die Kundenkarte zu öffnen.
Wichtige Felder ausfüllen
Um sicherzustellen, dass alle wesentlichen Informationen erfasst werden, sollten Sie die folgenden Felder in der Kundenkarte ausfüllen:
Name: Der Name des Kunden ohne Rechtsform.
Rechtsform: Wählen Sie die Rechtsform des Kunden (z.B. GmbH, Verein). Wenn es sich um einen Privatkunden handelt, wählen Sie „Particulier“.
Sprache: Die bevorzugte Sprache des Kunden, in der Sie kommunizieren.
USt-IdNr.: Geben Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein. Robaws überprüft diese automatisch in der VIES-Datenbank. Wenn sie gültig ist, wird ein grünes Häkchen angezeigt.
Adresse: Robaws füllt automatisch die Adresse über Google Maps aus, sobald Sie mit dem Eintragen beginnen.
Standard-USt.: Der Standard-Mehrwertsteuersatz für diesen Kunden.
Status: Verfolgen Sie den aktuellen Status des Kunden, z.B. „Interessent“ oder „Aktiv“.
Telefon, E-Mail: Die Kontaktdaten des Kunden.
Zusätzliche Felder hinzufügen (OPTIONAL)
Sie können zusätzliche Felder anlegen, um die Kundenverwaltung effizienter zu gestalten. Ein Beispiel wäre das Hinzufügen eines Feldes für das „Datum des letzten Kontakts“.
Kundenstandort über Google Maps
Sobald die Adresse des Kunden eingetragen ist, wird der Standort automatisch auf einer Google Maps-Karte angezeigt. Dies erleichtert die geografische Verfolgung und Planung.
Überblick über Kundenaktivitäten
Im Überblick sehen Sie alle wichtigen Informationen zu Angeboten, Projekten, Rechnungen und mehr. Diese Daten sind direkt mit dem Kunden verbunden, und Sie können per Klick auf die blau markierten Elemente auf die einzelnen Module zugreifen.
Detaillierte Felder und ihre Bedeutung
In der Tabelle unten finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Felder in der Kundenkarte und deren Beschreibung:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Name des Kunden (ohne Rechtsform). |
| Rechtsform | Wählen Sie die Rechtsform des Kunden. Bei Privatkunden wählen Sie „Particulier“. |
| Titel | Anrede (z.B. Herr, Frau). |
| Sprache | Die Sprache, in der Sie mit dem Kunden kommunizieren. |
| USt-IdNr.: | Geben Sie die USt-IdNr. ein. Diese wird in der VIES-Datenbank überprüft. Bei einer gültigen Nummer wird ein grünes Häkchen angezeigt. |
| Standard USt. | Der Standard-Mehrwertsteuersatz für diesen Kunden. |
| Status | Verfolgen Sie den Status des Kunden (z.B. Interessent, Aktiv). |
| Preisgruppe | Weisen Sie dem Kunden spezielle Preise zu. Diese können in den allgemeinen Einstellungen und in der Artikelfiche definiert werden. |
| Koordinaten des Kunden | Tragen Sie hier die allgemeinen Kontaktdaten des Kunden ein. |
| Verantwortliche | Die Person, die den Kunden angelegt hat, wird automatisch als Verantwortlicher festgelegt, kann aber geändert werden. |
Tabs
Ansprechpartner
Wenn der Kunde mehrere Ansprechpartner hat, können Sie diese hier hinzufügen. Wenn Sie ein Angebot, Projekt, eine Rechnung oder eine E-Mail erstellen, können Sie den richtigen Ansprechpartner auswählen. Sie haben auch die Möglichkeit, für jeden Kunden individuelle Notizen zu hinterlegen. Dies dient der internen Kommunikation und als Gedächtnisstütze.
Bemerkungen
Notizen & Bemerkungen können verwendet werden, um letzte Kontakte und Informationen über den Kunden festzuhalten. Ein Kollege kann so zum Beispiel nachvollziehen, welche Informationen beim letzten Telefongespräch mit dem Kunden ausgetauscht wurden.
Dateien, Fotos und PDFs
Im Reiter "Dateien" können Sie Dokumente, Fotos, PDFs und andere Dateien hinzufügen. Dies kann für die interne Kommunikation nützlich sein und dient gleichzeitig als Gedächtnisstütze.
Finanziell
Für eine reibungslosere Rechnungsstellung können Sie hier finanzielle Informationen über den Kunden vorab festlegen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kunde seit | Datum, an dem die Zusammenarbeit begonnen hat. |
| Zahlungsbedingung | Das standardmäßige Fälligkeitsdatum wird automatisch für Rechnungen dieses Kunden verwendet. |
| Rechnung über | Die bevorzugte Art und Weise, wie die Rechnung versendet wird, z.B. Post oder E-Mail. |
| E-Rechnung ok durch | Beim Versenden einer elektronischen Rechnung muss eine Genehmigung vom Kunden eingeholt werden. Hier geben Sie an, von wem diese Genehmigung erteilt wurde. |
| E-Rechnung ok am | Ein Zeitraum, in dem die elektronische Rechnung versendet werden darf. |
| Kreditstatus | Es ist wichtig, die Kreditwürdigkeit Ihrer Kunden zu überprüfen, um das Risiko unbezahlter Rechnungen zu verringern. |
| Kreditlimit | Wenn der Betrag unbezahlter Rechnungen diesen Betrag überschreitet, wird beim Erstellen einer neuen Rechnung eine Warnung angezeigt. So wird verhindert, dass neue Projekte gestartet werden, ohne dass bezahlt wurde. |
| Bemerkungen zur Rechnungsstellung | Dies ist eine Gedächtnisstütze, die bei jedem Aufruf der "Rechnungs"-Karte dieses Kunden angezeigt wird. Zum Beispiel: „Der Kunde ist ein guter Zahler“, daher wird ihm ein finanzieller Rabatt gewährt. |
| Abweichende Rechnungsadresse | Wenn die Rechnungsadresse des Kunden von der in den Stammdaten abweicht, wird ein zusätzliches Feld angezeigt, sobald dies ausgewählt wird. |
| PEPPOL verwenden | Aktivieren Sie dies, wenn Sie elektronische Rechnungen im UBL-Format versenden möchten. |
Aufgaben
Für Informationen zur Erstellung von Aufgaben können Sie auf folgenden Link klicken: Aufgaben erstellen.
Preise
Unter dem Reiter "Preise" können Sie spezielle Preise für Artikel mit einem Kunden vereinbaren. Klicken Sie dafür auf "Hinzufügen" und wählen Sie einen Artikel aus der Artikel-Modul aus. Der "Artikelname" ist der Text, der im Angebot und auf der Rechnung sichtbar sein wird.
Aktionsbuttons
E-Mails versenden
Mit diesen Aktionsbuttons können Sie E-Mails an Kunden senden. Sie können hier aus verschiedenen E-Mail-Vorlagen wählen, die Sie in den Einstellungen festlegen können.
Kunden in der Nähe
Sie können Kunden in einem Umkreis von 15 km leicht finden, indem Sie oben auf die entsprechende Schaltfläche klicken. Wenn Sie darauf klicken, erhalten Sie eine Google Maps-Karte, auf der die Kunden und ihre jeweiligen Standorte angezeigt werden. Dies ermöglicht eine effizientere Planung.
Haftungspflicht
Um die Haftungspflicht zu überprüfen, klicken Sie auf das untenstehende Symbol. Vergessen Sie diesen wichtigen Schritt nicht beim Anlegen eines Kunden oder beim Start eines neuen Projekts. So vermeiden Sie das Risiko unbezahlter Rechnungen.
Briefe
Über "Briefe" können Sie Texte auf dem Briefpapier Ihres Unternehmens erstellen. Klicken Sie auf "Hinzufügen". Nach der Erstellung des Briefes können Sie eine PDF-Datei exportieren, die Sie drucken oder an den Kunden senden können.
Auditlog
Mit dieser Schaltfläche können Sie die Historie des Abrufs und der Speicherung dieser Kundenkarte einsehen.
Tipps und nützliche Funktionen
VIES-Datenbank-Check: Wenn Sie eine USt-IdNr. eingeben, wird diese automatisch mit der VIES-Datenbank abgeglichen. Bei einer gültigen Nummer werden der Firmenname und die Adresse des Kunden automatisch ausgefüllt.
Zusätzliche Felder: In den Einstellungen können Sie zusätzliche Felder hinzufügen, wie z.B. "Datum des letzten Kontakts", um die Kundeninteraktion zu optimieren.
Standard-Mehrwertsteuer: Die in der Kundenkarte angegebene Standard-USt. wird automatisch bei Angeboten und Rechnungen verwendet, es sei denn, ein Artikel hat einen abweichenden USt.-Code.
Google Maps-Integration: Robaws verwendet Google Maps, um basierend auf der eingegebenen Adresse die Kundenstandorte anzuzeigen und ermöglicht so eine verbesserte geografische Übersicht.
Kundenübersicht: Projekte, Angebote und mehr
Im Überblick können Sie alle wichtigen Kundenaktivitäten wie Angebote, Projekte, Rechnungen, Aufträge, usw. einsehen. Sie können direkt auf die jeweiligen Module zugreifen, indem Sie auf die blau hervorgehobenen Links klicken.
Zugriffseinschränkungen
Benutzer, die keinen Zugang zum Rechnungsmodul haben, werden keine Rechnungen in der Kundenübersicht sehen können. Diese Funktion ist nur für berechtigte Benutzer sichtbar.
Fazit
Das Hinzufügen eines Kunden in Robaws ist schnell und intuitiv. Nutzen Sie die Vorteile der automatischen USt.-Prüfung und der Google Maps-Integration, um den Prozess noch effizienter zu gestalten. Durch die Übersicht der Kundenkarte haben Sie alle relevanten Informationen sofort griffbereit und können die Kundenkommunikation und -verwaltung einfach organisieren.
Aktualisiert am: 11/10/2024
Danke!