Kann ich selbst bestimmen, was auf meiner PDF steht?
In Robaws ist es möglich, aus den verschiedenen Modulen PDF-Dateien zu exportieren.
Diese PDFs kannst du anschließend an Kunden oder Lieferanten versenden.
Standardmäßig haben die PDF-Dateien eine feste Struktur. Es ist jedoch auch möglich, von dieser Struktur abzuweichen und die Felder sowie die Gestaltung individuell festzulegen.
So kannst du deine PDF vollständig nach eigenen Wünschen aufbauen.
Schnellnavigation
Möglichkeiten mit der dynamischen PDF
- Spezielle Einstellungen, die nur für dieses Dokument gelten
- Einen individuellen Dokumenttitel vergeben
- Eine eigene Kopfzeile einfügen, z. B. mithilfe von Platzhaltern
- Frei wählen, welche Spalten auf dem Dokument angezeigt werden
- Übersetzungen für jedes Dokument hinterlegen
Beispiel: Detailliertes Angebots-PDF mit Kalkulation
Du möchtest ein PDF-Dokument für ein Angebot erstellen, das detaillierte Kalkulationen enthält.
- Gehe zu Angebotseinstellungen > PDF und klicke auf „Hinzufügen“.
- Benenne den Vorlagennamen in „PDF - Kalkulationsdetail“ um.
- Füge eine Spalte mit dem Namen „Spanne“ hinzu (ggf. weitere gewünschte Spalten ergänzen).
- Schließe das Fenster der Vorlage und klicke unten rechts auf „Einstellungen speichern“.
- Beim nächsten Öffnen eines Angebots und Klick auf den „PDF“-Button findest du die Vorlage „PDF - Kalkulationsdetail“ in der Liste.
Anlegen einer PDF-Vorlage
Gehe zu Einstellungen > gewünschtes Modul > PDF, um ein PDF-Dokument hinzuzufügen, das du selbst konfigurieren kannst.
Bei einer dynamischen PDF stehen dir vier Bereiche zur Verfügung, in denen du Einstellungen festlegst.
Diese Blöcke gibt es in allen Modulen, der Inhalt kann jedoch variieren:
- Vorlage
- Header: Briefkopf der PDF anpassen
- Allgemein: allgemeine Einstellungen für die PDF
- Spalten: wähle aus, welche Informationen zu den Positionen erscheinen
Vorlage
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Name | Vergib einen internen Namen für dein Template (erscheint nicht auf der PDF). |
Orientierung | Lege die Orientierung fest: Hochformat (Portrait) oder Querformat (Landscape). |
Vorderseite / Rückseite | Optional kannst du ein Deckblatt und Schlussblatt als PDF anhängen, die beim Export oder Versand automatisch ergänzt werden. |
Header (Briefkopf)
Im Bereich Header kannst du allgemeine und modulabhängige Einstellungen vornehmen.
Beispiele: benutzerdefinierte Briefkopf, eigener Titel oder Spracheinstellungen.
Benutzerdefinierte Briefkopf
Wenn du eine andere Briefkopf als die Robaws-Standardvorlage verwenden möchtest, kannst du dies aktivieren.
Es öffnet sich ein Fenster mit einem Vorschlag, den du frei bearbeiten kannst. idealerweise mit Platzhaltern und Tabellen für eine saubere Gestaltung.
Auch wenn du die Standard-Kopfzeile nutzt, kannst du bestimmte Optionen anpassen:
Einstellung | Erklärung |
|---|---|
Sprache | Standard ist Deutsch. Wenn du auch in anderen Sprachen arbeiten möchtest, lege zuerst die deutsche Version fest, dann wechsle die Sprache und passe die Texte an. |
Sprache festlegen | Aktivieren, wenn das Dokument immer in dieser Sprache verschickt werden soll, unabhängig von der Sprache in der Kundenakte. |
(Modul-)Titel | Definiere den Titel, der auf der PDF erscheinen soll (z. B. Angebot, Kostenvoranschlag, Auftragsbestätigung, Nachtragsangebot usw.). |
Kontaktperson anzeigen | Deaktivieren, wenn die Ansprechpartner nicht auf der PDF erscheinen soll. |
Kontaktdaten im PDF anzeigen | Deaktivieren, wenn Telefon/Mobil/E-Mail der Ansprechpartner nicht angezeigt werden sollen. |
Adresse anzeigen | Deaktivieren, wenn die Projektadresse nicht erscheinen soll. |
Spezielle Einstellungen für die Auftrags-PDF
Unter Ausführung kannst du festlegen, dass nur die Positionen aus dem Reiter „Ausführung“ in der PDF erscheinen.
Die Positionen aus dem Reiter „Artikel“ werden dann nicht übernommen.
Einstellung | Erklärung |
|---|---|
Strategie | Bestimmt, wie die Positionen aus dem Reiter „Ausführung“ in der PDF dargestellt werden. |
Abrechnung | Bestimmt, welche Positionen erscheinen (zu fakturieren, nicht zu fakturieren, bereits fakturiert). |
Spezielle Einstellungen für die Rechnungs-PDF
Für Rechnungen wählst du eine vorhandene PDF-Vorlage, die standardmäßig für eine Rechnung oder eine vereinfachte Rechnung genutzt wird.
Allgemein
In diesem Bereich findest du zusätzliche Einstellungen, die nicht in jedem Modul verfügbar sind:
Einstellung | Erklärung |
|---|---|
Detaillierte Beschreibung anzeigen | Deaktivieren, wenn die detaillierte Beschreibung von Artikeln/Positionen nicht erscheinen soll. |
Detaillierte Beschreibung einrücken | Deaktivieren, wenn die detaillierte Beschreibung nicht eingerückt erscheinen soll. |
Gesamtsummen anzeigen | Deaktivieren, wenn keine Gesamtsumme erscheinen soll (inkl. MwSt., exkl. MwSt., Rabatt usw.). |
Formatierung verwenden | Deaktivieren, wenn die gewählte Gestaltung nicht erscheinen soll. |
Briefpapier verwenden | Deaktivieren, wenn das Briefpapier nicht angezeigt werden soll. |
Layout Gesamtsummen | Gesamtsummen können horizontal oder vertikal dargestellt werden. |
Nur exkl. MwSt. anzeigen | Aktivieren, wenn nur die Gesamtsumme exkl. MwSt. erscheinen soll. |
Rabatt anzeigen | Aktivieren, wenn der Gesamtrabatt auf der PDF erscheinen soll. |
Zwischensummen anzeigen | Deaktivieren, wenn keine Zwischensummen angezeigt werden sollen. |
Projektinformationen anzeigen | Aktivieren, wenn oberhalb des Auftrags Projektinformationen erscheinen sollen. |
Anlagen anzeigen | Aktivieren, wenn Installationsinfos im Auftrag erscheinen sollen. |
Bilder anzeigen | Aktivieren, wenn Fotos aus dem Arbeitsbericht erscheinen sollen. |
Arbeitsbericht-Formulare anzeigen | Aktivieren, wenn allgemeine Formulare aus dem Arbeitsbericht erscheinen sollen. |
Wartung anzeigen | Aktivieren, wenn Wartungsinfos auf der PDF erscheinen sollen. |
Wartungsbilder anzeigen | Aktivieren, wenn Fotos aus dem Arbeitsbericht erscheinen sollen. |
Wartungsformulare anzeigen | Aktivieren, wenn Wartungsformulare aus dem Arbeitsbericht erscheinen sollen. |
Vortext anzeigen | Aktivieren, wenn der Einleitungstext aus dem Angebot auch auf der Rechnung erscheinen soll. |
Verwendungszweck | Aktivieren, wenn ein Verwendungszweck auf der Rechnung erscheinen soll. |
Einleitung und Schlußtext verwenden | Aktivieren, wenn Kopftext und Schlußtext auf der PDF erscheinen sollen. |
ZUGFeRD | Aktivieren, wenn die Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellt werden soll. |
Spalten
Bestimme selbst, welche Informationen der Positionen in der PDF erscheinen, und in welcher Reihenfolge.
Du kannst sowohl Standardspalten (z. B. Beschreibung, Typ, Preis, Rabatt, MwSt.) als auch Felder aus der Artikelfiche (z. B. Gewicht, Barcode, Artikelnummer) verwenden.
Außerdem kannst du die Spaltenbreite individuell festlegen oder automatisch bestimmen lassen.
DIN 5008 konform
Mit Robaws wollen wir dir so viel Freiheit wie möglich geben.
Wenn du jedoch möchtest, dass deine Dokumente DIN 5008-konform bleiben, achte darauf, die Seitenabstände deines Briefpapiers auf mindestens 95 oben und 55 links einzustellen.
Du findest diese Einstellung in den Firmeneinstellungen für Briefpapier.
Fortgeschrittene Benutzer
Als fortgeschrittener Nutzer kannst du eigenen HTML-Code einfügen, um noch spezifischere Daten in deinem Briefkopf darzustellen.
So gehst du vor:
- Aktiviere die Benutzerdefinierte Überschrift in deiner PDF-Vorlage.
- Öffne den Texteditor, klicke auf die drei Punkte (⋮) und dann auf das „<>“-Symbol.
- Füge hier deinen HTML-Code ein.
Aktualisiert am: 03/09/2025
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