Ein Journal ist eine Methode, um in der Fakturierung eine logische Nummerierung und chronologische Reihenfolge der Rechnungen/Einkaufsrechnungen sicherzustellen. Dies gewährleistet eine korrekte Buchführung.

Beispiel: Für das Unternehmen Robaws habe ich ein Journal für das Buchungsjahr 2024 eröffnet. Dieses Journal sorgt dafür, dass unter anderem alle meine Rechnungsnummern in der gewünschten Reihenfolge fortlaufend nummeriert sind (z. B. F240001).

Sowohl für Verkaufs- als auch für Einkaufsrechnungen können separate Journale erstellt werden. Sie können sich auf ein einziges Journal beschränken oder mehrere Journale verwenden. Letzteres ist besonders interessant, wenn Sie in Robaws mit mehreren Unternehmen arbeiten.

Es besteht auch die Möglichkeit, ein Journal bereits einem spezifischen Unternehmen zuzuordnen.

Verwendung

Die Nutzung eines Journals in Robaws bezieht sich auf die Modulen Rechnungen und Eingangsrechnungen.

Beim Erstellen einer Einzelrechnung haben Sie die Wahl zwischen den in den Einstellungen definierten Journalen. Sie wählen das passende Journal, um die richtige Rechnungsnummer festzulegen.
Beim Erstellen einer Rechnung aus z.B. einem Projekt wird zunächst geprüft, ob dem Unternehmen bereits ein Journal zugeordnet ist. Falls kein Journal zugeordnet ist, können Sie auch hier manuell das gewünschte Journal auswählen, um die Rechnung zu erstellen.

Falls Probleme mit der automatischen Nummerierung auftreten, liegt dies in der Regel an einer Einstellung im Journal. Mehr Informationen zur Verwaltung Ihrer Rechnungsnummerierung finden Sie im Artikel: Wie verwalte ich meine Rechnungsnummern?

Einstellungen

Ein Journal wird über Algemeine Einstellungen > Finanziell > Journal eingerichtet.

Klicken Sie auf + hinzufügen, um ein neues Journal zu erstellen.

Einstellung	Erklärung
Name	Vergib dem Journal einen Namen. Dies ist wichtig, um die verschiedenen Journale klar voneinander zu unterscheiden.
Typ	Hier kann man zwischen „Verkauf“ oder „Einkauf“ wählen, damit beide Journale sauber getrennt bleiben.
Rechnungen	Falls dieses Journal auch für Rechnungen verwendet wird.
Gutschrift	Falls dieses Journal auch für Gutschriften / Stornorechnungen genutzt wird.

Folgende Einstellungen können für ein Journal vorgenommen werden.

Einstellung	Erklärung
Standard	Es ist verpflichtend, ein Standard-Journal zu haben. Diese Option können Sie bei dem Journal aktivieren, das Sie als Standard verwenden möchten.
Name	Vergeben Sie dem Journal einen Namen. Dies ist wichtig, um die verschiedenen Journale klar voneinander zu unterscheiden.
Journalcode	Die Journalcode des Buchhaltungsprogramms (DATEV, Lexware, LexOffice, SevDesk, Sage usw). Diese Code wird bei der Übermittlung der Rechnung an den Buchhalter verwendet.
E-Rechnung an E-Mail-Adresse	Wenn keine direkte Integration mit einem Buchhaltungsprogramm genutzt wird, können Sie dennoch eine E-Rechnungs-E-Mail verwenden, um die Rechnung an den Buchhalter zu senden.
Automatische verbuchung	Ist diese Funktion aktiviert, erhält die Rechnung sofort eine Rechnungsnummer. Ist die Funktion deaktiviert, wird zunächst eine Proforma-Rechnung erstellt.
Firmen	Sie können dem Journal bereits ein Firma zuordnen. Dies ist nützlich, wenn Sie in einer Umgebung mit mehreren Unternehmen arbeiten.
Präfix	Der Präfix ist eine Kombination aus Zahlen/Buchstaben, die vor der eigentlichen Nummerierung der Rechnungen hinzugefügt wird.
Suffix	Der Suffix ist eine Kombination aus Zahlen/Buchstaben, die nach der eigentlichen Nummerierung der Rechnungen hinzugefügt wird.
#Zahlen	Die Anzahl der Ziffern, die die eigentliche Rechnungsnummer nach dem Präfix oder vor dem Suffix umfasst.

Falls die Einstellungen dieses Journals von denen für Gutschriften abweichen, können Sie spezifische Einstellungen für Gutschriften vornehmen.

Tipp: Beim Präfix und Suffix können Sie „yy“ verwenden, um auf das aktuelle Jahr zu verweisen.

Aktualisiert am: 30/01/2025