Artikel über: Einrichtung & Konfigurationen

Einstellungen - Aufträge

Auftragseinstellungen in Robaws

In diesem Artikel führen wir dich Schritt für Schritt durch die Einstellungen für Aufträge in Robaws.

Ein Auftrag ist in Robaws häufig der nächste Schritt nach einem bestätigten Angebot.

Er kann als Auftragsbestätigung dienen, für Service- oder Wartungsarbeiten genutzt werden und bildet oft die Grundlage für Planung, Wappy, Auftragsberichte, Ausführung und Abrechnung.

Du erreichst die Seite über:

Einstellungen > Aufträge

⚠️ Wichtig:

Nachdem du Änderungen vorgenommen hast, klicke rechts unten auf „Einstellungen speichern“, damit die Änderungen in deiner Robaws-Umgebung übernommen werden.

Übersicht

Hier legst du fest, wie der erste Tab in der Übersicht der Aufträge aussieht.

Die Einstellungen gelten systemweit für alle Benutzer. Zusätzlich kann jeder Benutzer eigene Übersichten anlegen und nach Wunsch konfigurieren.

Einstellung	Erklärung
Schnellfilter	Wähle, welche Filter standardmäßig in der Auftragsübersicht verfügbar sind.
Analyseübersicht	Lege fest, welche Spalten in der Analyseübersicht angezeigt werden und in welcher Reihenfolge sie erscheinen sollen.

Einstellungen

Hier bestimmst du, welche Funktionen und Felder im Auftrag verfügbar sind.

Einstellung	Erklärung
Ordnungszahlen anzeigen	Fügt die Spalte Ordnungszahl zu den Auftragspositionen hinzu. Das ist vor allem hilfreich, wenn du mit strukturierten Leistungsverzeichnissen (GAEB) oder klar nummerierten Positionen arbeitest.
Liniennummer anzeigen	Zeigt die Positionsnummern in den Auftragspositionen an.
Betriebsmittel anzeigen	Zeigt Betriebsmittel in den Auftragspositionen bzw. in der Kalkulation an. Das ist relevant, wenn du Betriebsmittel in deiner Auftragsstruktur mitführen möchtest.
Wappy verwendet standardmäßig die Datei	Legt fest, ob Wappy standardmäßig mit der Datei bzw. dem Dokument des Auftrags arbeitet.
Ausgeführte Menge verwenden	Aktiviert die ausgeführte Menge auf den Auftragszeilen. Damit können Monteure in Wappy erfassen, welche Mengen bereits erledigt sind und welche Positionen noch offen sind. Mehr dazu findest du im Artikel Ausgeführte Menge im Auftrag verfolgen.
Positionen in das Planungselement kopieren	Kopiert die Positionen des Auftrags automatisch in das Zeitplan. Das ist wichtig, wenn die Positionen später in Wappy, zum Beispiel im Material-Tab, verfügbar sein sollen. (⚠️ Wichtig: falls "Ausgeführte Menge verwenden" aktiviert ist, deaktivierst du "Positionen in das Planungselement kopieren". Sonst würden die Positionen doppelt gezählt.)
Signatur	Aktiviert die digitale Unterschrift für Aufträge. Der Kunde kann den Auftrag dann zum Beispiel auf einem Smartphone, Tablet oder Touch-PC unterschreiben.
Abrechnungsbasierte Ausführung verwenden	Aktiviert die Auftragsausführung. Dadurch erscheint im Auftrag der Tab Ausführung, in dem du Auftragsberichte und Eingangsrechnungen gesammelt prüfen und abrechnen kannst. Mehr dazu findest du im Artikel Auftrag - Ausführung.
Direkte Bestellung erstellen	Blendet im Auftrag eine Aktion ein, mit der du direkt eine Bestellung aus dem Auftrag erstellen kannst. Das ist praktisch, wenn du Material aus dem Auftrag weiter in den Einkauf übernehmen möchtest.

Rechnungsprozentsatz des Auftrags

Im Feld Rechnungsprozentsatz des Auftrags kannst du den Standardtext für eine prozentuale Abrechnung eines Auftrags hinterlegen.

Du kannst dafür Platzhalter verwenden.

Beispiel:

${phaseName} von ${percentage}% laut Auftrag ${logicId}

So kannst du steuern, welcher Text später auf der Rechnungszeile erscheint, wenn ein bestimmter Prozentsatz des Auftrags abgerechnet wird.

Referenztext aus Bestellung

Im Feld Referenztext aus Bestellung kannst du festlegen, welcher Referenztext aus einer Bestellung übernommen oder angezeigt werden soll.

Das ist vor allem relevant, wenn Aufträge und Bestellungen in deinem Ablauf stärker miteinander verbunden sind.

Nächste Nummer

Hier bestimmst du die Nummerierung deiner Aufträge.

Einstellung	Erklärung
Nächste Nummer ändern	Ändere die Nummer, die beim nächsten neuen Auftrag verwendet wird.
Präfix	Lege fest, welcher Text vor der Auftragsnummer stehen soll. Beispiel: `AB-yyyy-`
Suffix	Lege optional fest, welcher Text nach der Auftragsnummer stehen soll.
# Zahlen	Bestimme, aus wie vielen Ziffern die laufende Nummer bestehen soll.

Beispiel:

Präfix: AB-yyyy-
# Zahlen: 4

Daraus kann Robaws zum Beispiel eine Auftragsnummer mit Jahresbezug und vierstelliger laufender Nummer erstellen.

Zusätzliche Felder

Wie in anderen Modulen kannst du auch bei Aufträgen eigene zusätzliche Felder anlegen.

Zusätzliche Felder sind praktisch, wenn du Informationen erfassen möchtest, die nicht standardmäßig im Auftrag vorhanden sind.

Beispiele:

interne Referenznummern
Baustelleninformationen
Ansprechpartner vor Ort
technische Hinweise
besondere Vorgaben für die Ausführung

So kannst du den Auftrag besser an deinen eigenen Arbeitsablauf anpassen.

PDF

Im Bereich PDF verwaltest du die PDF-Vorlagen für Aufträge.

Diese Vorlagen werden verwendet, wenn du aus dem Auftrag ein Dokument erstellst, zum Beispiel eine Auftragsbestätigung oder eine Proformarechnung.

Über Hinzufügen kannst du weitere PDF-Vorlagen ergänzen.

So kannst du unterschiedliche Dokumentvarianten vorbereiten, je nachdem, ob du dem Kunden Preise, nur den Gesamtbetrag oder eine vorläufige Proformarechnung zeigen möchtest.

Status

Die Status der Aufträge kannst du selbst festlegen.

Standardmäßig können zum Beispiel Status wie diese vorhanden sein:

entwurf
offen (gesendet)
offen (gesehen)
bestätigt
dispo
wartezimmer
geplant
abgewiesen
abgerechnet
erledigt

Wenn du einen Status öffnest, kannst du den Namen und die Farbe anpassen.

Die Farbe wird in der Auftragsübersicht angezeigt.

⚠️ Wichtig:

Statusnamen müssen exakt übereinstimmen, einschließlich Groß- und Kleinschreibung. Wenn du einen Status automatisch setzen lässt, muss der Name genau einem bestehenden Status entsprechen.

Automatische Statuswechsel

Einstellung	Erklärung
Rechnungsstatus	Lege fest, welchen Status ein Auftrag erhält, nachdem er abgerechnet wurde.
Auftragsstatus nach Senden der Anspruchserklärung	Lege fest, welchen Status ein Auftrag erhält, nachdem eine Anspruchserklärung gesendet wurde.
Status nach der Planung	Lege fest, welchen Status ein Auftrag erhält, nachdem er eingeplant wurde. Beispiel: geplant.

Ausführungsstatus der Auftragszeilen

Neben dem Status des gesamten Auftrags kannst du auch eigene Status für die einzelnen Auftragszeilen festlegen.

Diese Status werden verwendet, wenn du mit der ausgeführten Menge arbeitest.

Beispiele:

offen
aktiv
fertig
verhindert

Status nach Abschluss der Auftragszeile

Im Feld Status nach Abschluss der Auftragszeile legst du fest, welcher Status automatisch gesetzt wird, wenn eine Auftragszeile abgeschlossen wird.

In vielen Fällen ist das zum Beispiel:

fertig

Wenn der Monteur in Wappy den +-Button 2 Sekunden gedrückt hält, wird die Position als abgeschlossen markiert und dieser Status wird gesetzt.

Mehr dazu findest du im Artikel Ausgeführte Menge im Auftrag verfolgen.

Vorlagen

Im Bereich Vorlagen legst du fest, welche Auftragsvorlagen standardmäßig verwendet werden.

Du kannst zum Beispiel Standardvorlagen für unterschiedliche Auftragsarten einrichten:

Standard Auftrag
Standard Service
Standard Wartung

Eine Auftragsvorlage hilft dir dabei, neue Aufträge schneller und einheitlicher zu erstellen.

Du kannst außerdem festlegen, welche Vorlage standardmäßig verwendet wird für:

Einstellung	Erklärung
Standard Auftrag	Vorlage für normale Aufträge.
Standard Service	Vorlage für Serviceaufträge.
Standard Wartung	Vorlage für Wartungsaufträge.

Über Hinzufügen kannst du weitere Vorlagen ergänzen.

Standarddokumente

Hier legst du Standarddokumente fest, die du im Auftragsmodul verwenden möchtest.

Diese Dokumente erscheinen im Auftrag unter dem Aktionsbutton Standarddokument.

Du kannst sie dort noch bearbeiten, bevor du sie an den Kunden sendest.

Standarddokumente eignen sich zum Beispiel für:

zusätzliche Vertragsdokumente
technische Anlagen
interne Bestätigungen
Begleitdokumente zum Auftrag

E-Mail-Vorlagen

Im Bereich E-Mail-Vorlagen erstellst du Vorlagen für E-Mails, die du aus dem Auftrag heraus versenden möchtest.

Typische E-Mail-Vorlagen sind zum Beispiel:

Auftragsbestätigung
Pro forma Auftragsbestätigung
Qualität

Du kannst in E-Mail-Vorlagen mit festen Texten, Platzhaltern und Anhängen arbeiten.

So kannst du wiederkehrende E-Mails vorbereiten und Aufträge schneller an Kunden senden.