Digitale Unterschrift
Innerhalb von Robaws bieten wir die Möglichkeit, versendete Dokumente an Kunden digital unterzeichnen zu lassen.
Das digitale Unterzeichnen bietet mehrere Vorteile gegenüber der traditionellen Unterschrift auf Papier.
Effizienz und Zeitersparnis: Kunden können nahezu sofort unterzeichnen, ohne auf den Versand per Post warten zu müssen.
Kostenersparnis: Weniger administrativer Aufwand.
Transparenz: Sie können nachvollziehen, wann ein Dokument gesendet, geöffnet und unterzeichnet wurde. In Echtzeit können Sie verfolgen, ob ein Kunde das Dokument angesehen oder bereits unterzeichnet hat. Das ist nützlich für die Einhaltung von Fristen.
Beispiel: Sie versenden eine E-Mail mit einem Angebot an den Kunden. In der E-Mail fügen Sie einen Link ein, mit dem der Kunde das Angebot digital annehmen oder ablehnen kann.
In verschiedenen Modulen innerhalb von Robaws haben Sie die Möglichkeit, in der E-Mail an Kunden/Lieferanten/Mitarbeiter einen Link für die digitale Unterzeichnung eines Dokuments mitzuschicken.
Wenn der Empfänger auf den Link klickt, wird er zu einem neuen Tab weitergeleitet, in dem er zwischen „Annehmen“ oder „Änderung anfragen“ wählen kann.
Nach Genehmigung des Dokuments erhalten Sie eine E-Mail in Ihrem Posteingang, die bestätigt, dass das Dokument genehmigt wurde. Diese E-Mail wird an alle Administratoren sowie an die verantwortliche Person des versendeten Dokuments gesendet. Das unterzeichnete Dokument wird in Robaws gespeichert, und es wird eine interne Notiz hinzugefügt, dass das Dokument genehmigt wurde.
Wenn eine Änderung angefragt wird, erhalten Sie eine E-Mail mit dem Hinweis, dass Feedback zum Dokument gegeben wurde. Diese E-Mail wird ebenfalls an alle Administratoren sowie an die verantwortliche Person des versendeten Dokuments gesendet. Das Feedback wird auch in Robaws unter dem Tab „Interne Notiz“ hinzugefügt.
Um Dokumente digital genehmigen zu lassen, müssen einige Einstellungen in der E-Mail-Vorlage des Moduls vorgenommen werden.
Neben den Anhängen der E-Mail-Vorlage gibt es eine Funktion „Unterschrift“. Sobald diese Funktion aktiviert ist, wird mit der E-Mail ein Link für die digitale Genehmigung versendet.
Das Aktivieren von „Unterschrift“ allein ist nicht ausreichend. Es muss auch ein Link in der E-Mail hinzugefügt werden. Dies kann im Texteditor der E-Mail-Vorlage eingerichtet werden.
Klicken Sie dazu im Texteditor auf „Link einfügen“. Verwenden Sie bei der URL die Platzhaltercode ${signLink}, um einen Link in der E-Mail zu generieren. Bei „Text“ können Sie eine Beschreibung eingeben, hinter der die URL hinterlegt ist.
Das digitale Unterzeichnen bietet mehrere Vorteile gegenüber der traditionellen Unterschrift auf Papier.
Vorteile
Effizienz und Zeitersparnis: Kunden können nahezu sofort unterzeichnen, ohne auf den Versand per Post warten zu müssen.
Kostenersparnis: Weniger administrativer Aufwand.
Transparenz: Sie können nachvollziehen, wann ein Dokument gesendet, geöffnet und unterzeichnet wurde. In Echtzeit können Sie verfolgen, ob ein Kunde das Dokument angesehen oder bereits unterzeichnet hat. Das ist nützlich für die Einhaltung von Fristen.
Beispiel: Sie versenden eine E-Mail mit einem Angebot an den Kunden. In der E-Mail fügen Sie einen Link ein, mit dem der Kunde das Angebot digital annehmen oder ablehnen kann.
Verwendung
In verschiedenen Modulen innerhalb von Robaws haben Sie die Möglichkeit, in der E-Mail an Kunden/Lieferanten/Mitarbeiter einen Link für die digitale Unterzeichnung eines Dokuments mitzuschicken.
Wenn der Empfänger auf den Link klickt, wird er zu einem neuen Tab weitergeleitet, in dem er zwischen „Annehmen“ oder „Änderung anfragen“ wählen kann.
Nach Genehmigung des Dokuments erhalten Sie eine E-Mail in Ihrem Posteingang, die bestätigt, dass das Dokument genehmigt wurde. Diese E-Mail wird an alle Administratoren sowie an die verantwortliche Person des versendeten Dokuments gesendet. Das unterzeichnete Dokument wird in Robaws gespeichert, und es wird eine interne Notiz hinzugefügt, dass das Dokument genehmigt wurde.
Wenn eine Änderung angefragt wird, erhalten Sie eine E-Mail mit dem Hinweis, dass Feedback zum Dokument gegeben wurde. Diese E-Mail wird ebenfalls an alle Administratoren sowie an die verantwortliche Person des versendeten Dokuments gesendet. Das Feedback wird auch in Robaws unter dem Tab „Interne Notiz“ hinzugefügt.
Einstellungen
Um Dokumente digital genehmigen zu lassen, müssen einige Einstellungen in der E-Mail-Vorlage des Moduls vorgenommen werden.
Neben den Anhängen der E-Mail-Vorlage gibt es eine Funktion „Unterschrift“. Sobald diese Funktion aktiviert ist, wird mit der E-Mail ein Link für die digitale Genehmigung versendet.
Das Aktivieren von „Unterschrift“ allein ist nicht ausreichend. Es muss auch ein Link in der E-Mail hinzugefügt werden. Dies kann im Texteditor der E-Mail-Vorlage eingerichtet werden.
Klicken Sie dazu im Texteditor auf „Link einfügen“. Verwenden Sie bei der URL die Platzhaltercode ${signLink}, um einen Link in der E-Mail zu generieren. Bei „Text“ können Sie eine Beschreibung eingeben, hinter der die URL hinterlegt ist.
Aktualisiert am: 14/01/2025
Danke!