Innerhalb von Robaws bieten wir die Möglichkeit, versendete Dokumente an Kunden digital unterzeichnen zu lassen.

Das digitale Unterzeichnen bietet mehrere Vorteile gegenüber der traditionellen Unterschrift auf Papier.

Vorteile

• Effizienz und Zeitersparnis: Kunden können nahezu sofort unterzeichnen, ohne auf den Versand per Post warten zu müssen.
• Kostenersparnis: Weniger administrativer Aufwand.
• Transparenz: Du kannst nachvollziehen, wann ein Dokument gesendet, geöffnet und unterzeichnet wurde. In Echtzeit kannst du verfolgen, ob ein Kunde das Dokument angesehen oder bereits unterzeichnet hat. Das ist nützlich für die Einhaltung von Fristen.

Beispiel: Du versendest eine E-Mail mit einem Angebot an den Kunden. In der E-Mail fügst du einen Link ein, mit dem der Kunde das Angebot digital annehmen oder ablehnen kann.

Verwendung

In verschiedenen Modulen innerhalb von Robaws hast du die Möglichkeit, in der E-Mail an Kunden/Lieferanten/Mitarbeiter einen Link für die digitale Unterzeichnung eines Dokuments mitzuschicken.

Wenn der Empfänger auf den Link klickt, wird er zu einem neuen Tab weitergeleitet, in dem er zwischen „Annehmen“ oder „Änderung anfragen“ wählen kann.

Nach Genehmigung des Dokuments erhältst du eine E-Mail in deinem Posteingang, die bestätigt, dass das Dokument genehmigt wurde. Diese E-Mail wird an alle Administratoren sowie an die verantwortliche Person des versendeten Dokuments gesendet. Das unterzeichnete Dokument wird in Robaws gespeichert, und es wird eine interne Notiz hinzugefügt, dass das Dokument genehmigt wurde.

Wenn eine Änderung angefragt wird, erhältst du eine E-Mail mit dem Hinweis, dass Feedback zum Dokument gegeben wurde. Diese E-Mail wird ebenfalls an alle Administratoren sowie an die verantwortliche Person des versendeten Dokuments gesendet. Das Feedback wird auch in Robaws unter dem Tab „Interne Notiz“ hinzugefügt.

Einstellungen

Um Dokumente digital genehmigen zu lassen, müssen einige Einstellungen in der E-Mail-Vorlage des Moduls vorgenommen werden.

Neben den Anhängen der E-Mail-Vorlage gibt es eine Funktion „Unterschrift“. Sobald diese Funktion aktiviert ist, wird mit der E-Mail ein Link für die digitale Genehmigung versendet.

Das Aktivieren von „Unterschrift“ allein ist nicht ausreichend. Es muss auch ein Link in der E-Mail hinzugefügt werden. Dies kann im Texteditor der E-Mail-Vorlage eingerichtet werden.

Klicke dazu im Texteditor auf „Link einfügen“. Verwende bei der URL den Platzhaltercode ${signLink}, um einen Link in der E-Mail zu generieren. Bei „Text“ kannst du eine Beschreibung eingeben, hinter der die URL hinterlegt ist.

Aktualisiert am: 03/04/2026