Track and Trace
Track and Trace laat toe om de locaties te verzamelen van werknemers via Wappy. Je kan die locaties dan raadplegen op verschillende plaatsen in Robaws en kan helpen om de nauwkeurigheid van jouw werkbonnen te verbeteren, of gewoon ter opvolging van je medewerkers.
Dit is een betalende functie, de prijs staat vermeld in Robaws bij het activeren per gebruiker
Hieronder lichten we volgende onderwerpen toe:
Track & Trace activeren voor een gebruiker
Projecten actief zetten voor track & trace
Locatietoestemming geven in Wappy
Gebruik op de werkbon
Gebruik van het algemeen overzicht
Mogelijkheden voor de Wappy gebruiker (tracking pauzeren, uurrooster bekijken, verplaatsingen van vandaag zien)
Mogelijke problemen en hun oplossing
Per Wappy gebruiker kan je kiezen om de functie te activeren. Dat doe je op het gebruikersprofiel door de optie 'Track & trace' aan te zetten in het Wappy kader:
De Track and Trace functie werkt in combinatie met een uurrooster. Per werknemer kan je in de werknemersfiche een individueel uurrooster instellen. Dit uurrooster zorgt ervoor dat de werknemer niet voortdurend getraceerd wordt, maar enkel tijdens de opgegeven werktijden.
Om de Track and Trace functie in te schakelen ga je in Robaws naar de Instellingen van de 'Werkbon' module. In de sectie 'Wappy' schakel je de switch 'Track and Trace' in. Klik op activeer instellingen.
Bepaal welke projecten actief mogen staan voor track & trace. Dit bepaal je op basis van de status van het project.
Ga naar de instellingen van 'Projecten'. Voeg één of meerdere statussen toe aan het veld 'Projecten met deze statussen zijn actief op track and trace'. Het is in jouw belang om niet alle statussen hier te vermelden, omdat je anders over de tijd te veel projecten zal hebben die elkaar mogelijks overlappen qua locatie. In dat geval kunnen we niet nauwkeurig bepalen over welk project het precies gaat. Kies hier bijvoorbeeld voor status 'In uitvoering'. Klik opnieuw op activeer instellingen.
De Track and Trace functionaliteit werkt alleen maar goed als Wappy de locatie altijd mag opvragen in de achtergrond. Eens dit goed is ingesteld, moet Wappy in principe zelfs nooit meer geopend worden om dit te laten werken. Wappy blijft locaties verzamelen op de achtergrond.
Je medewerkers zullen de Wappy app installeren op hun telefoon. Als ze Wappy al geïnstalleerd hadden, moeten ze de app even opnieuw openen. In sommige gevallen kan het nodig zijn om uit -en in te loggen.
Als je de track & trace functie voor hen geactiveerd hebt, krijgen ze éénmalig een groen scherm te zien waarop gevraagd wordt om op hun telefoon toestemming te geven voor hun locatie. Het is belangrijk om de 3 diensten te activeren om de Track & Trace goed te laten functioneren.
Indien de toestemming NIET via dit scherm wordt gegeven, kan je Wappy blijven gebruiken maar zal de Track & Trace niet correct verlopen.
Als je dit scherm niet meer ziet, is het alsnog mogelijk om toegang te geven via de instellingen van de telefoon > apps > Wappy.
Als je de voorgaande stappen succesvol hebt doorlopen, zie je nu op een werkbon in Robaws een nieuw blok met de titel 'Track and Trace'. Als jouw werkbon een datum, een adres en minstens één medewerker heeft waarvoor we locaties hebben geregistreerd, zie je de aanwezigheidstijden van die medewerker op basis van zijn locatiegegevens.
Indien er op de werkbon handmatig of via Wappy werkuren werden geregistreerd, staan deze naast elkaar.
Indien er meer uren handmatig werden ingevuld dan via Track and Trace dan wordt het verschil aangeduid in het groen, is dat omgekeerd dan komt dit in het rood te staan.
Als deze niet overeenstemmen, kan je de werkbon eventueel corrigeren.
Als je meer detail wilt over de locaties van die medewerker van die dag, klik je op het oranje kaart icoontje. Je ziet de afgelegde route van die dag en de stops. Deze stops zijn ofwel projecten waar die medewerker die dag geweest is, ofwel stops die we zelf gedetecteerd hebben, zoals bijvoorbeeld een tankbeurt. In dat laatste geval zie je enkel de straat en de gemeente.
Er is ook een algemene overzichtskaart beschikbaar van de actuele locaties van jouw medewerkers. Je kan deze kaart vinden onder dagplanning.
Deze kaart is realtime en update automatisch op de achtergrond.
Een blauwe marker betreft een werknemer die niet aan het rijden is.
Een oranje marker betekent dat de werknemer wel onderweg is. Als je klikt op een marker van een medewerker zie je zijn snelheid en activiteit.
Een grijze marker betreft een project waar op dit moment niemand aanwezig is.
Een groene marker betreft een project met aanwezige medewerkers. In dat geval verdwijnen de individuele markers van de medewerkers.
Als je klikt op een projectmarker zie je het adres van het project en de eventuele aanwezige medewerkers + sinds wanneer ze aanwezig zijn. Als je doorklikt op de medewerker naam kom je terecht op de individuele route van de werknemer zoals hierboven.
De Wappy gebruiker kan in het menu voor "Track & Trace" kiezen. Daar zijn volgende mogelijkheden:
Hij kan zijn tracking status pauzeren (voor een aantal uren of dagen, bijvoorbeeld als hij verlof neemt).
Hij kan zijn uurrooster consulteren (dit zijn de uren waarbinnen de track & trace actief is)
Hij kan zien welke verplaatsingen vandaag geregistreerd werden. Door op "bekijk alles" te klikken, kan hij een andere datum selecteren en de verplaatsingen van die dag consulteren.
Ik zie de actuele locaties van mijn werknemers niet op de overzichtskaart
Waarschijnlijk heb je jouw gebruikers niet gekoppeld aan een werknemer. Maak een werknemer voor elke gebruiker en koppel ze aan elkaar in het gebruikersprofiel.
Ik zie mijn projecten niet op de overzichtskaart
Dan heb je mogelijk de instelling 'Projecten met deze statussen zijn actief op track and trace' van de projecten module niet goed ingevuld. Zie stap 'Inschakelen' hierboven om dit recht te zetten. Jouw individuele projecten moeten ook allemaal een adres en achterliggende geocöordinaten hebben om op de kaart te verschijnen. Je kan de geocoördinaten controleren via het kaartje. Als de marker juist staat, hebben we de coördinaten. Indien niet kan je deze verslepen naar de precieze locatie. We houden rekening met een cirkel van 150 meter.
Ik krijg nog altijd geen locaties binnen / ik heb mij vergist bij de locatie toestemming in Wappy
Je kan dit rechtzetten! Ga naar de instellingen van jouw app. Op iOS is dat onder Instellingen > wappy > Geef wappy toegang tot > Locatie. Hier moet je 'Altijd' selecteren en 'Exacte locatie' moet aan staan. Alsook Instellingen > Wappy > Geef wappy toegang tot > Beweging en conditie moet 'aan' staan. Op Android is dat onder Instellingen-> Apps -> Toestemmingen -> Locatie -> wappy.
Dit is een betalende functie, de prijs staat vermeld in Robaws bij het activeren per gebruiker
Hieronder lichten we volgende onderwerpen toe:
Track & Trace activeren voor een gebruiker
Projecten actief zetten voor track & trace
Locatietoestemming geven in Wappy
Gebruik op de werkbon
Gebruik van het algemeen overzicht
Mogelijkheden voor de Wappy gebruiker (tracking pauzeren, uurrooster bekijken, verplaatsingen van vandaag zien)
Mogelijke problemen en hun oplossing
Track & Trace activeren per gebruiker
Per Wappy gebruiker kan je kiezen om de functie te activeren. Dat doe je op het gebruikersprofiel door de optie 'Track & trace' aan te zetten in het Wappy kader:
De Track and Trace functie werkt in combinatie met een uurrooster. Per werknemer kan je in de werknemersfiche een individueel uurrooster instellen. Dit uurrooster zorgt ervoor dat de werknemer niet voortdurend getraceerd wordt, maar enkel tijdens de opgegeven werktijden.
Om de Track and Trace functie in te schakelen ga je in Robaws naar de Instellingen van de 'Werkbon' module. In de sectie 'Wappy' schakel je de switch 'Track and Trace' in. Klik op activeer instellingen.
Projecten actief zetten voor track & trace
Bepaal welke projecten actief mogen staan voor track & trace. Dit bepaal je op basis van de status van het project.
Ga naar de instellingen van 'Projecten'. Voeg één of meerdere statussen toe aan het veld 'Projecten met deze statussen zijn actief op track and trace'. Het is in jouw belang om niet alle statussen hier te vermelden, omdat je anders over de tijd te veel projecten zal hebben die elkaar mogelijks overlappen qua locatie. In dat geval kunnen we niet nauwkeurig bepalen over welk project het precies gaat. Kies hier bijvoorbeeld voor status 'In uitvoering'. Klik opnieuw op activeer instellingen.
Locatietoestemming geven in Wappy
De Track and Trace functionaliteit werkt alleen maar goed als Wappy de locatie altijd mag opvragen in de achtergrond. Eens dit goed is ingesteld, moet Wappy in principe zelfs nooit meer geopend worden om dit te laten werken. Wappy blijft locaties verzamelen op de achtergrond.
Je medewerkers zullen de Wappy app installeren op hun telefoon. Als ze Wappy al geïnstalleerd hadden, moeten ze de app even opnieuw openen. In sommige gevallen kan het nodig zijn om uit -en in te loggen.
Als je de track & trace functie voor hen geactiveerd hebt, krijgen ze éénmalig een groen scherm te zien waarop gevraagd wordt om op hun telefoon toestemming te geven voor hun locatie. Het is belangrijk om de 3 diensten te activeren om de Track & Trace goed te laten functioneren.
Indien de toestemming NIET via dit scherm wordt gegeven, kan je Wappy blijven gebruiken maar zal de Track & Trace niet correct verlopen.
Als je dit scherm niet meer ziet, is het alsnog mogelijk om toegang te geven via de instellingen van de telefoon > apps > Wappy.
Gebruik van Track & Trace
Op de werkbon
Als je de voorgaande stappen succesvol hebt doorlopen, zie je nu op een werkbon in Robaws een nieuw blok met de titel 'Track and Trace'. Als jouw werkbon een datum, een adres en minstens één medewerker heeft waarvoor we locaties hebben geregistreerd, zie je de aanwezigheidstijden van die medewerker op basis van zijn locatiegegevens.
Indien er op de werkbon handmatig of via Wappy werkuren werden geregistreerd, staan deze naast elkaar.
Indien er meer uren handmatig werden ingevuld dan via Track and Trace dan wordt het verschil aangeduid in het groen, is dat omgekeerd dan komt dit in het rood te staan.
Als deze niet overeenstemmen, kan je de werkbon eventueel corrigeren.
Als je meer detail wilt over de locaties van die medewerker van die dag, klik je op het oranje kaart icoontje. Je ziet de afgelegde route van die dag en de stops. Deze stops zijn ofwel projecten waar die medewerker die dag geweest is, ofwel stops die we zelf gedetecteerd hebben, zoals bijvoorbeeld een tankbeurt. In dat laatste geval zie je enkel de straat en de gemeente.
Op het algemeen overzicht
Er is ook een algemene overzichtskaart beschikbaar van de actuele locaties van jouw medewerkers. Je kan deze kaart vinden onder dagplanning.
Deze kaart is realtime en update automatisch op de achtergrond.
Een blauwe marker betreft een werknemer die niet aan het rijden is.
Een oranje marker betekent dat de werknemer wel onderweg is. Als je klikt op een marker van een medewerker zie je zijn snelheid en activiteit.
Een grijze marker betreft een project waar op dit moment niemand aanwezig is.
Een groene marker betreft een project met aanwezige medewerkers. In dat geval verdwijnen de individuele markers van de medewerkers.
Als je klikt op een projectmarker zie je het adres van het project en de eventuele aanwezige medewerkers + sinds wanneer ze aanwezig zijn. Als je doorklikt op de medewerker naam kom je terecht op de individuele route van de werknemer zoals hierboven.
Mogelijkheden in Wappy
De Wappy gebruiker kan in het menu voor "Track & Trace" kiezen. Daar zijn volgende mogelijkheden:
Hij kan zijn tracking status pauzeren (voor een aantal uren of dagen, bijvoorbeeld als hij verlof neemt).
Hij kan zijn uurrooster consulteren (dit zijn de uren waarbinnen de track & trace actief is)
Hij kan zien welke verplaatsingen vandaag geregistreerd werden. Door op "bekijk alles" te klikken, kan hij een andere datum selecteren en de verplaatsingen van die dag consulteren.
Mogelijke problemen en hun oplossing
Ik zie de actuele locaties van mijn werknemers niet op de overzichtskaart
Waarschijnlijk heb je jouw gebruikers niet gekoppeld aan een werknemer. Maak een werknemer voor elke gebruiker en koppel ze aan elkaar in het gebruikersprofiel.
Ik zie mijn projecten niet op de overzichtskaart
Dan heb je mogelijk de instelling 'Projecten met deze statussen zijn actief op track and trace' van de projecten module niet goed ingevuld. Zie stap 'Inschakelen' hierboven om dit recht te zetten. Jouw individuele projecten moeten ook allemaal een adres en achterliggende geocöordinaten hebben om op de kaart te verschijnen. Je kan de geocoördinaten controleren via het kaartje. Als de marker juist staat, hebben we de coördinaten. Indien niet kan je deze verslepen naar de precieze locatie. We houden rekening met een cirkel van 150 meter.
Ik krijg nog altijd geen locaties binnen / ik heb mij vergist bij de locatie toestemming in Wappy
Je kan dit rechtzetten! Ga naar de instellingen van jouw app. Op iOS is dat onder Instellingen > wappy > Geef wappy toegang tot > Locatie. Hier moet je 'Altijd' selecteren en 'Exacte locatie' moet aan staan. Alsook Instellingen > Wappy > Geef wappy toegang tot > Beweging en conditie moet 'aan' staan. Op Android is dat onder Instellingen-> Apps -> Toestemmingen -> Locatie -> wappy.
Bijgewerkt op: 06/05/2025
Dankuwel!