Welke zaken worden ondersteund door de koppeling?

- verkoopfacturen doorsturen naar Yuki
- aankoopfacturen doorsturen naar Yuki
- betaalstatus aan -en verkoopfacturen terugkoppelen naar robaws
- btw tarieven koppelen
- grootboekrekeningen importeren/synchroniseren met robaws

Activeren van de koppeling

Om de koppeling te kunnen gebruiken, dien je in Yuki eerst een webservice sleutel aan te maken. Voor informatie over hoe je dit moet doen, verwijzen we je door naar volgend artikel op de website van Yuki: https://support.yuki.be/nl/support/solutions/articles/80000787687-hoe-leg-ik-een-koppeling-

Nadat je de webservice-sleutel hebt bekomen, ga je in Robaws naar Instellingen > Integraties > Yuki.
Daar klik je op "Verbinden met Yuki". Plak de webservice sleutel in het veld "API key" en klik daarna op bevestigen. Er verschijnt een lijst met de mogelijke administraties. Kies de juiste administratie en bevestig door te klikken op "Verbinden met Yuki". De koppeling is nu gelegd.

Instellingen

Standaard grootboek verkoop

Hier kan je de standaard grootboekrekening instellen voor verkoopfacturen. Op een artikel kan je een afwijkend grootboekrekening bijhouden. Je kan op een factuurlijn manueel ook de grootboekrekening aanpassen.

Standaard grootboek aankoop

Hier kan je de standaard grootboekrekening instellen voor aankoopfacturen. Op artikel & leverancier kan je een afwijkend grootboekrekening bijhouden. Je kan op een factuurlijn manueel ook de grootboekrekening aanpassen.

Synchroniseer betaalstatus aankoopfacturen/verkoopfacturen

Als je deze opties aanzet, zal Robaws 's nachts informatie gaan opvragen bij Yuki over de openstaande posten. Deze zullen dan bijgewerkt worden in Robaws. Zo kan je op een eenvoudige manier de betaalopvolging doen vanuit Robaws.

Importeren grootboekrekeningen

Je kan bij instellingen -> algemeen -> grootboekrekening de grootboekrekeningen importeren vanuit Yuki. Bij het doorvoeren van een wijziging in de grootboekrekening in Yuki druk je op de 'importeren' knop om de wijzigingen te synchroniseren. Het is tevens wenselijk om bij instellingen -> algemeen -> 'grootboekrekeningen gebruiken' te activeren.

BTW tarieven koppelen

Robaws heeft voor de meest gebruikelijke BTW-tarieven de koppeling reeds voorzien. Als je speciale BTW-regelingen gebruikt, dien je deze koppeling manueel in te stellen. Je kan tevens de standaardkoppelingen aanpassen.

Indien je geen manuele koppeling instelt voor een speciaal BTW-tarief, dan zal Robaws dit laten weten a.d.h.v. een notificatie en zal een factuur niet kunnen verstuurd worden tot je deze koppeling maakt. Op die manier zal Robaws nooit foute BTW-codes doorgeven naar Yuki.

Hoe koppel ik mijn Robaws BTW-tarief aan een Yuki BTW-tarief?

Ga in Yuki naar Instellingen > BTW tarieven (Categorie: Financieel). Zoek (of maak) het juiste BTW tarief. Noteer de waarden van de velden 'BTW-Type' en 'BTW-Tarief'.



Ga vervolgens in Robaws naar Instellingen > BTW tarieven. Zoek (of maak) het juiste BTW tarief. Als je Yuki eerder ingeschakeld hebt, zie je op het detail van een BTW-tarief het onderstaande:



Klik op het potloodje om wijzigingen aan te brengen. Vul het BTW-type en tarief uit Yuki in, en klik op "Opslaan". Nu is het BTW tarief gekoppeld aan Yuki.

Mogelijke problemen en hun oplossing

Mijn aankoopfacturen krijgen steeds de 'betaald' status, ondanks dat deze niet op 'betaald' staan in Yuki.

De betaalstatus van een factuur wordt teruggekoppeld vanuit Yuki naar Robaws.
Voor aankoopfacturen gebeurt dit op basis van het factuurnummer en BTW nummer van de leverancier.
Indien facturen onterecht de 'betaald' status krijgen, kan dit liggen aan een incorrect BTW nummer op de leverancier.
Controleer dus zeker de geldigheid van het btw nummer aan de hand van het vinkje.

Het lukt niet altijd om mijn aankoopfacturen naar Yuki door te sturen.

Als je aankoopfacturen vanuit Robaws wilt versturen, mag Yuki niet gelijktijdig openstaan op je computer.

Factuur met meerdere BTW tarieven kan niet verstuurd worden

Yuki ondersteunt op dit moment geen facturen met meerdere BTW-tarieven. Dit is een beperking aan de kant van Yuki waardoor je bij het versturen vanuit Robaws een foutmelding kan krijgen.
Yuki heeft hiervoor 2 mogelijke work-arounds bezorgd die je kan hanteren:
PDF van de factuur manueel uploaden in Yuki zodat de accountant deze percentages manueel kan inboeken vanuit het boekingsscherm. Daar kan Yuki wel meerdere percentages verwerken. Dit zou eventueel ook te verwezenlijken zijn via een koppeling als de facturen aangeleverd worden met de ARCHIVE webservice.
De ene factuur meerdere keren uploaden, met een factuur voor elk gebruikt btw type. Aangezien het hier over aankoopfacturen gaat, kan het geen kwaad dat dezelfde factuurnummer/referentie meermaals gebruikt wordt.

Bijgewerkt op: 13/11/2024