Hoe werkt de Expert M integratie?
ROBAWS en Expert M hebben geen rechtstreekse koppeling met elkaar maar via UBL is het toch mogelijk om facturen digitaal uit te wisselen tussen de twee pakketten.
In de instellingen ga je naar inkomende facturen en of facturen en activeer je de bovenstaande functie
Na het opstarten van Expert/M Plus moet je eerst de UBL configuratie opstarten voor je gebruik maaktvan UBL Import. Dit doe je via Configuratie, Configuratie Kluwer Exchange, Configuratie UBL Import. Dit is enkel nodig de eerste maal dat je de Import UBL opstart.
Er zal een foutmelding verschijnen indien UBL Import opgestart wordt zonder deze eerst te configureren.
Configuratie > Configuratie Kluwer Exchange > Configuratie UBL Import
Default dagboek facturen/creditnota’s
Hier kun je de standaard dagboeken selecteren voor facturen en creditnota’s. Deze zullen in de UBL Import wizard voorgesteld worden indien ze niet geblokkeerd zijn in Expert/M Plus. Indien je dit wenst, kan je dit nog wijzigen in de wizard.
Nummering leveranciers
Indien een factuur van een nieuwe leverancier wordt geïmporteerd, geef je hier aan welke nummering je wenst te hanteren. Je kan opteren voor het hoogste nummer in Expert/M Plus + 1 of het eerste nummer vanaf een door jou opgegeven cijfer.
Grootboekrekening
Hier bepaal je hoe de koppelingen gemaakt zullen worden. Met het maken van een koppeling wordt de automatische keuze van een grootboekrekening vereenvoudigd.
De mogelijkheden zijn:
Koppelen aan leverancier + artikel: een grootboekrekening wordt onthouden bij de
combinatie leverancier A en artikel X. Bij elke volgende factuur met combinatie A + X
wordt dezelfde grootboekrekening voorgesteld.
Koppelen aan artikel: bij artikel X wordt de eerste keer de gekozen grootboekrekening
gekoppeld aan artikel X. Bij elke volgende factuur met hetzelfde artikelnummer zal
dezelfde grootboekrekening voorgesteld worden. Wijzig je deze grootboekrekening, dan
zal een volgende keer de nieuwe grootboekrekening worden voorgesteld.
Niet koppelen en rekening van leverancier of dagboek voorstellen.
Niet koppelen en altijd dezelfde rekening voorstellen: indien je deze optie kiest,
verschijnt er een extra veld waar je een grootboekrekening kan ingeven.
Detaillijnen
Hier duid je aan hoe de detaillijnen van de geïmporteerde XML-bestanden moeten worden bijgehouden in Expert/M Plus. Een eerste mogelijkheid is om de detaillijnen te behouden. Bij deze optie worden de detaillijnen doorgeboekt naar Expert/M Plus zoals ze in het XML-bestand zijn opgenomen. Je kan ook kiezen om de detaillijnen te centraliseren. Hierdoor zullen de detaillijnen die geboekt worden op dezelfde grootboekrekening gecumuleerd worden in Expert/M Plus.
Artikel in detailreferte zetten
Deze optie heeft voorrang op de configuratie van het dagboek in Expert/M Plus, zie Ingave, Basisgegevens, Aankoopdagboeken, veld Kopiëren referte.
Default dagboek facturen/creditnota’s
Zie hoger bij aankopen.
Nummering klanten
Hier heb je meer mogelijkheden dan bij leveranciers. Je kan kiezen uit de volgende
mogelijkheden:
Nummer uit de externe toepassing of hoogste nummer + 1
Nummer uit de externe toepassing of eerste nummer vanaf een door jou opgegeven cijfer
Nummer uit Expert/M Plus: hoogste nummer + 1
Nummer uit Expert/M Plus: eerste vrije nummer vanaf een door jou opgegeven cijfer.
Nummering verkopen
Hier ga je bepalen hoe de verkopen genummerd moeten worden bij het doorboeken naar Expert/M Plus. Je kan enerzijds kiezen voor het nummer dat is bepaald door Expert/M Plus en anderzijds het nummer uit de externe toepassing (het factuurnummer uit het XML-bestand).
Grootboekrekening
Zie hoger bij aankopen.
Detaillijnen
Zie hoger bij aankopen.
Negatieve creditnota’s positief
Als laatste heb je een instelling die enkel van toepassing is op de verkopen, namelijk de optie om negatieve creditnota’s positief te boeken. Deze keuze word jou voor aankopen in het document verwerkingsscherm aangeboden maar kan voor verkopen in de configuratie omdat je als verkoper slechts één manier van werken hanteert terwijl jouw leveranciers verschillende methoden toepassen. In het geval van aankopen heb je daar dus alle belang bij om dit document per document te gaan bepalen. Indien je jouw creditnota’s uitschrijft met positieve bedragen moet je deze optie dus uitschakelen.
Indien je deze mogelijkheid aanvinkt, dan worden creditnota’s met negatieve bedragen met positieve bedragen doorgeboekt. De bedragen zullen van teken wisselen.
Voorbeeld van een boeking van een verkoopcreditnota in Expert/M Plus:
Een ander voordeel van de UBL Import is de creatie van koppelingen. Je kan de koppelingen raadplegen per klant, leverancier en artikel en je kan ze verwijderen, maar niet wijzigen.
Extra > Importeren externe applicaties > Import UBL
De wizard toont jou eerst een welkomstscherm. Nadat je op Volgende klikt, wordt het scherm weergegeven waar je de locatie van het UBL bestand selecteert. Ofwel selecteer je een volledige map (optie Bestandslocatie): alle UBL bestanden die zich in deze map bevinden, zullen worden geïmporteerd. Ofwel kies je één enkel bestand.
Het volgende scherm laat jou toe het boekjaar, de boekhoudperiode, de btw-periode en de dagboeken te bepalen waarin je wilt boeken. De dagboeken die je eerder geconfigureerd hebt (zie punt 4. Configuratie UBL Import) en de huidige boekhoud- en btw-periode uit Expert/M Plus zullen hier automatisch voorgesteld worden. Deze kunnen nog gewijzigd worden. Je kan alle periodes, aankoop- en verkoopdagboeken selecteren die reeds zijn aangemaakt in Expert/M Plus. Je kan hier ook kiezen voor de optie Batch processing. Hierdoor zul je niet telkens moeten bevestigen in het bevestigingsscherm maar zullen alle documenten (= de documenten zonder waarschuwingen of fouten) direct worden doorgeboekt (zie verder).
Wanneer je een map met meerdere documenten gaat importeren, moet je zeker zijn dat al deze documenten met deze instellingen doorgeboekt mogen worden. De keuzes die je in dit scherm maakt, zijn immers definitief eens je de verwerking start.
Je kunt op het volgende scherm bepalen wat je wilt doen met de verwerkte UBL bestanden. Er is een onderscheid tussen het inlezen bij succes en het inlezen bij fouten. Zowel als de verwerking succesvol was, als wanneer er zich een fout heeft voorgedaan, kan je kiezen tussen de optie om de bestanden te verplaatsen of te laten staan. Bij succesvolle verwerking heb je ook de mogelijkheid om de bestanden te wissen.
Indien je zeker bent van jouw instellingen kies je voor Volgende. Daardoor kom je in een volgende scherm Start verwerking waar je bevestigt door op Start verwerking te klikken.
Indien je een bestand importeert waarbij de klant/leverancier nog niet bestaat in Expert/M Plus of waarvan het ondernemingsnummer of naam en adresgegevens niet zijn teruggevonden, dan zal je een overzicht krijgen van de reeds bestaande klanten/leveranciers in Expert/M Plus en zal je moeten kiezen tussen Creëer nieuwe klant/leverancier en Link (met een bestaande klant/leverancier). Daarna kom je in het document verwerkingsscherm terecht.
In het document verwerkingsscherm kan je nog een beperkt aantal aanpassingen maken vooraleer het document wordt doorgestuurd naar de aankopen/verkopen van Expert/M Plus. Je krijgt tevens een preview te zien van de factuur of creditnota in kwestie.
Wijzigbare velden bij aankopen: datum, vervaldatum, jouw referentie, onze referentie, OGM, koers (enkel bij vreemde valuta), grootboekrekening, VatCode, btw-percentage en btw-rooster (hangt af van de grootboekrekening).
De optie CN positief boeken verschijnt bij een aankoop naast het veld Document soort indien je een aankoopcreditnota importeert.
Wijzigbare velden bij verkopen: datum, vervaldatum, jouw referentie, onze referentie, OGM, koers (enkel bij vreemde valuta), grootboekrekening, VatCode, btw.
Eventuele foutmeldingen of waarschuwingen verschijnen in het kader onderaan.
Indien je bij de import van een map met meerdere documenten op annuleren klikt, zal de import van het huidige document geannuleerd worden maar ook alle volgende documenten van de selectie zullen daardoor geannuleerd worden. De reeds bevestigde documenten blijven bevestigd en zullen zijn doorgeboekt naar Expert/M Plus. Gebruik bij voorkeur batchverwerking om dit te voorkomen.
Indien het afdrukvoorbeeld (pdf-formaat) bovenop het document verwerkingsscherm wordt geopend i.p.v. naast het document verwerkingsscherm, dan krijg je bij het doorboeken naar Expert/M Plus de melding op het statusrapport dat de pdf al in gebruik is door een andere toepassing. Het document zal in Expert/M Plus opgenomen worden, maar indien je kiest voor Open bijlage in de ingave aankopen/verkopen, dan zal er weer een foutmelding zijn. Je moet daarom het volgende instellen in Adobe Reader: Kies Bewerken (Edit) – Voorkeuren (Preferences) - Internet, selecteer pdf-weergave in browser (Display PDF in browser) en klik OK. Werk je met versie XI van Adobe Reader, dan moet je de volgende weg te volgen: Kies Bewerken (Edit) – Voorkeuren (Preferences) – Internet, klik op de link uw browser configureren zodat pdf-documenten in een Adobe-product worden weergegeven. Daar vind je de instructies over hoe jouw browser te configureren.
Nadat het verwerkingsscherm wordt afgesloten door te bevestigen of te annuleren, zal het volgende en laatste scherm van de UBL wizard verschijnen. Hier kan je het statusrapport opvragen door op de knop Afdrukken rapport te klikken.
Daarin wordt weergegeven hoeveel documenten geïmporteerd werden en hoeveel aan- en/of verkoopdocumenten er succesvol werden geïmporteerd. Eventuele fouten en/of waarschuwingen worden ook afgedrukt.
De geïmporteerde documenten kan je oproepen, consulteren, verwijderen, afdrukken, ... o.a. via het menu Dagboeken, Aankopen/Verkopen in Expert/M Plus.
Indien je een geïmporteerd document oproept in de ingave van de aan- of verkopen, heb je de mogelijkheid om de bijlage te openen via de knop Open bijlage.
Alle geïmporteerde documenten worden opgeslagen in een digitaal archief en worden voorzien van een stempel met documentnummer.
Het digitale archief bevindt zich op de volgende locatie:
C:\KluwerData\FinFisc\Office\Dossiers\dossiercode\Epp\InvoiceScan\Purchase of Sale
Voor vragen over de export van UBL bestanden uit ROBAWS kan je terecht op onze helpdesk.
Voor alle andere vragen over de import hiervan in Expert/M word je verder geholpen door de helpdesk van Expert M
Activeren van UBL download in instellingen
In de instellingen ga je naar inkomende facturen en of facturen en activeer je de bovenstaande functie
Exporteer UBL
Het importeren van UBL in Expert/M
Configuratie UBL import
Na het opstarten van Expert/M Plus moet je eerst de UBL configuratie opstarten voor je gebruik maaktvan UBL Import. Dit doe je via Configuratie, Configuratie Kluwer Exchange, Configuratie UBL Import. Dit is enkel nodig de eerste maal dat je de Import UBL opstart.
Er zal een foutmelding verschijnen indien UBL Import opgestart wordt zonder deze eerst te configureren.
Configuratie > Configuratie Kluwer Exchange > Configuratie UBL Import
Tablad Defaults en nummering
Aankopen
Default dagboek facturen/creditnota’s
Hier kun je de standaard dagboeken selecteren voor facturen en creditnota’s. Deze zullen in de UBL Import wizard voorgesteld worden indien ze niet geblokkeerd zijn in Expert/M Plus. Indien je dit wenst, kan je dit nog wijzigen in de wizard.
Nummering leveranciers
Indien een factuur van een nieuwe leverancier wordt geïmporteerd, geef je hier aan welke nummering je wenst te hanteren. Je kan opteren voor het hoogste nummer in Expert/M Plus + 1 of het eerste nummer vanaf een door jou opgegeven cijfer.
Grootboekrekening
Hier bepaal je hoe de koppelingen gemaakt zullen worden. Met het maken van een koppeling wordt de automatische keuze van een grootboekrekening vereenvoudigd.
De mogelijkheden zijn:
Koppelen aan leverancier + artikel: een grootboekrekening wordt onthouden bij de
combinatie leverancier A en artikel X. Bij elke volgende factuur met combinatie A + X
wordt dezelfde grootboekrekening voorgesteld.
Koppelen aan artikel: bij artikel X wordt de eerste keer de gekozen grootboekrekening
gekoppeld aan artikel X. Bij elke volgende factuur met hetzelfde artikelnummer zal
dezelfde grootboekrekening voorgesteld worden. Wijzig je deze grootboekrekening, dan
zal een volgende keer de nieuwe grootboekrekening worden voorgesteld.
Niet koppelen en rekening van leverancier of dagboek voorstellen.
Niet koppelen en altijd dezelfde rekening voorstellen: indien je deze optie kiest,
verschijnt er een extra veld waar je een grootboekrekening kan ingeven.
Detaillijnen
Hier duid je aan hoe de detaillijnen van de geïmporteerde XML-bestanden moeten worden bijgehouden in Expert/M Plus. Een eerste mogelijkheid is om de detaillijnen te behouden. Bij deze optie worden de detaillijnen doorgeboekt naar Expert/M Plus zoals ze in het XML-bestand zijn opgenomen. Je kan ook kiezen om de detaillijnen te centraliseren. Hierdoor zullen de detaillijnen die geboekt worden op dezelfde grootboekrekening gecumuleerd worden in Expert/M Plus.
Artikel in detailreferte zetten
Deze optie heeft voorrang op de configuratie van het dagboek in Expert/M Plus, zie Ingave, Basisgegevens, Aankoopdagboeken, veld Kopiëren referte.
Verkopen
Default dagboek facturen/creditnota’s
Zie hoger bij aankopen.
Nummering klanten
Hier heb je meer mogelijkheden dan bij leveranciers. Je kan kiezen uit de volgende
mogelijkheden:
Nummer uit de externe toepassing of hoogste nummer + 1
Nummer uit de externe toepassing of eerste nummer vanaf een door jou opgegeven cijfer
Nummer uit Expert/M Plus: hoogste nummer + 1
Nummer uit Expert/M Plus: eerste vrije nummer vanaf een door jou opgegeven cijfer.
Nummering verkopen
Hier ga je bepalen hoe de verkopen genummerd moeten worden bij het doorboeken naar Expert/M Plus. Je kan enerzijds kiezen voor het nummer dat is bepaald door Expert/M Plus en anderzijds het nummer uit de externe toepassing (het factuurnummer uit het XML-bestand).
Grootboekrekening
Zie hoger bij aankopen.
Detaillijnen
Zie hoger bij aankopen.
Negatieve creditnota’s positief
Als laatste heb je een instelling die enkel van toepassing is op de verkopen, namelijk de optie om negatieve creditnota’s positief te boeken. Deze keuze word jou voor aankopen in het document verwerkingsscherm aangeboden maar kan voor verkopen in de configuratie omdat je als verkoper slechts één manier van werken hanteert terwijl jouw leveranciers verschillende methoden toepassen. In het geval van aankopen heb je daar dus alle belang bij om dit document per document te gaan bepalen. Indien je jouw creditnota’s uitschrijft met positieve bedragen moet je deze optie dus uitschakelen.
Indien je deze mogelijkheid aanvinkt, dan worden creditnota’s met negatieve bedragen met positieve bedragen doorgeboekt. De bedragen zullen van teken wisselen.
Voorbeeld van een boeking van een verkoopcreditnota in Expert/M Plus:
Tabblad koppelingstabellen
Een ander voordeel van de UBL Import is de creatie van koppelingen. Je kan de koppelingen raadplegen per klant, leverancier en artikel en je kan ze verwijderen, maar niet wijzigen.
UBL import wizard
Extra > Importeren externe applicaties > Import UBL
Bestandslocatie
De wizard toont jou eerst een welkomstscherm. Nadat je op Volgende klikt, wordt het scherm weergegeven waar je de locatie van het UBL bestand selecteert. Ofwel selecteer je een volledige map (optie Bestandslocatie): alle UBL bestanden die zich in deze map bevinden, zullen worden geïmporteerd. Ofwel kies je één enkel bestand.
Dagboeken
Het volgende scherm laat jou toe het boekjaar, de boekhoudperiode, de btw-periode en de dagboeken te bepalen waarin je wilt boeken. De dagboeken die je eerder geconfigureerd hebt (zie punt 4. Configuratie UBL Import) en de huidige boekhoud- en btw-periode uit Expert/M Plus zullen hier automatisch voorgesteld worden. Deze kunnen nog gewijzigd worden. Je kan alle periodes, aankoop- en verkoopdagboeken selecteren die reeds zijn aangemaakt in Expert/M Plus. Je kan hier ook kiezen voor de optie Batch processing. Hierdoor zul je niet telkens moeten bevestigen in het bevestigingsscherm maar zullen alle documenten (= de documenten zonder waarschuwingen of fouten) direct worden doorgeboekt (zie verder).
Wanneer je een map met meerdere documenten gaat importeren, moet je zeker zijn dat al deze documenten met deze instellingen doorgeboekt mogen worden. De keuzes die je in dit scherm maakt, zijn immers definitief eens je de verwerking start.
Verplaatsen bestanden
Je kunt op het volgende scherm bepalen wat je wilt doen met de verwerkte UBL bestanden. Er is een onderscheid tussen het inlezen bij succes en het inlezen bij fouten. Zowel als de verwerking succesvol was, als wanneer er zich een fout heeft voorgedaan, kan je kiezen tussen de optie om de bestanden te verplaatsen of te laten staan. Bij succesvolle verwerking heb je ook de mogelijkheid om de bestanden te wissen.
Indien je zeker bent van jouw instellingen kies je voor Volgende. Daardoor kom je in een volgende scherm Start verwerking waar je bevestigt door op Start verwerking te klikken.
Indien je een bestand importeert waarbij de klant/leverancier nog niet bestaat in Expert/M Plus of waarvan het ondernemingsnummer of naam en adresgegevens niet zijn teruggevonden, dan zal je een overzicht krijgen van de reeds bestaande klanten/leveranciers in Expert/M Plus en zal je moeten kiezen tussen Creëer nieuwe klant/leverancier en Link (met een bestaande klant/leverancier). Daarna kom je in het document verwerkingsscherm terecht.
Document verwerkingsscherm
In het document verwerkingsscherm kan je nog een beperkt aantal aanpassingen maken vooraleer het document wordt doorgestuurd naar de aankopen/verkopen van Expert/M Plus. Je krijgt tevens een preview te zien van de factuur of creditnota in kwestie.
Wijzigbare velden bij aankopen: datum, vervaldatum, jouw referentie, onze referentie, OGM, koers (enkel bij vreemde valuta), grootboekrekening, VatCode, btw-percentage en btw-rooster (hangt af van de grootboekrekening).
De optie CN positief boeken verschijnt bij een aankoop naast het veld Document soort indien je een aankoopcreditnota importeert.
Wijzigbare velden bij verkopen: datum, vervaldatum, jouw referentie, onze referentie, OGM, koers (enkel bij vreemde valuta), grootboekrekening, VatCode, btw.
Eventuele foutmeldingen of waarschuwingen verschijnen in het kader onderaan.
Indien je bij de import van een map met meerdere documenten op annuleren klikt, zal de import van het huidige document geannuleerd worden maar ook alle volgende documenten van de selectie zullen daardoor geannuleerd worden. De reeds bevestigde documenten blijven bevestigd en zullen zijn doorgeboekt naar Expert/M Plus. Gebruik bij voorkeur batchverwerking om dit te voorkomen.
Indien het afdrukvoorbeeld (pdf-formaat) bovenop het document verwerkingsscherm wordt geopend i.p.v. naast het document verwerkingsscherm, dan krijg je bij het doorboeken naar Expert/M Plus de melding op het statusrapport dat de pdf al in gebruik is door een andere toepassing. Het document zal in Expert/M Plus opgenomen worden, maar indien je kiest voor Open bijlage in de ingave aankopen/verkopen, dan zal er weer een foutmelding zijn. Je moet daarom het volgende instellen in Adobe Reader: Kies Bewerken (Edit) – Voorkeuren (Preferences) - Internet, selecteer pdf-weergave in browser (Display PDF in browser) en klik OK. Werk je met versie XI van Adobe Reader, dan moet je de volgende weg te volgen: Kies Bewerken (Edit) – Voorkeuren (Preferences) – Internet, klik op de link uw browser configureren zodat pdf-documenten in een Adobe-product worden weergegeven. Daar vind je de instructies over hoe jouw browser te configureren.
Statusrapport
Nadat het verwerkingsscherm wordt afgesloten door te bevestigen of te annuleren, zal het volgende en laatste scherm van de UBL wizard verschijnen. Hier kan je het statusrapport opvragen door op de knop Afdrukken rapport te klikken.
Daarin wordt weergegeven hoeveel documenten geïmporteerd werden en hoeveel aan- en/of verkoopdocumenten er succesvol werden geïmporteerd. Eventuele fouten en/of waarschuwingen worden ook afgedrukt.
Expert/M Plus
De geïmporteerde documenten kan je oproepen, consulteren, verwijderen, afdrukken, ... o.a. via het menu Dagboeken, Aankopen/Verkopen in Expert/M Plus.
Indien je een geïmporteerd document oproept in de ingave van de aan- of verkopen, heb je de mogelijkheid om de bijlage te openen via de knop Open bijlage.
Alle geïmporteerde documenten worden opgeslagen in een digitaal archief en worden voorzien van een stempel met documentnummer.
Het digitale archief bevindt zich op de volgende locatie:
C:\KluwerData\FinFisc\Office\Dossiers\dossiercode\Epp\InvoiceScan\Purchase of Sale
Support Expert/M
Voor vragen over de export van UBL bestanden uit ROBAWS kan je terecht op onze helpdesk.
Voor alle andere vragen over de import hiervan in Expert/M word je verder geholpen door de helpdesk van Expert M
Bijgewerkt op: 31/05/2022
Dankuwel!