E-Mail-Vorlagen
E-Mail-Templates in Robaws
Um ein Angebot, eine Rechnung, eine Bestellung usw. per E-Mail zu versenden, benötigst du eine E-Mail-Template.
Durch das Anlegen von Vorlagen für häufige Kommunikation sparst du Zeit und stellst sicher, dass alle E-Mails konsistent und professionell versendet werden.
Vorteile von E-Mail-Templates
- Zeitersparnis: Du musst den E-Mail-Text nicht jedes Mal neu schreiben.
- Konsistenz: Deine Kommunikation wird von allen Mitarbeitenden einheitlich und professionell verschickt.
- Fehlerminimierung: In der Vorlage kannst du bereits die richtigen Texte und Anhänge festlegen, sodass wichtige Dokumente, wie AGB, nicht vergessen werden.
Mithilfe von Platzhaltern kannst du deine E-Mail-Templates noch weiter personalisieren.
Dadurch können automatisch Kundenname, Angebotsnummer, Projektname usw. in die Nachricht eingefügt werden.
Beispiel:
Sehr geehrte(r) ${clientName},
im Anhang finden Sie das Angebot ${logicId}, wie besprochen.
Mit freundlichen Grüßen
E-Mail-Template erstellen
Über Einstellungen > Modul deiner Wahl > E-Mail-Templates kannst du eine neue Vorlage anlegen.
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Name | Name der E-Mail-Template (wird bei mehreren Vorlagen zur Auswahl angezeigt). |
CC | E-Mail-Adresse für Kopie-Empfänger. |
BCC | E-Mail-Adresse für Blindkopie-Empfänger. |
Betreff | Der Betreff der E-Mail. Du kannst Platzhalter verwenden, um den Betreff automatisch zu generieren. |
Status nach Versand aktualisieren | Nach Versand der E-Mail kann die Statusanzeige automatisch auf z. B. „versendet“ gesetzt werden. |
Status nach Empfang aktualisieren | Wird die E-Mail geöffnet, kann der Status auf „gelesen“ gesetzt werden. Dies erfolgt über ein Tracking-Pixel. |
Status nach Änderungsanfrage | Falls der Empfänger eine Änderung anfordert, kann der Status z. B. auf „Änderung angefordert“ gesetzt werden. |
Status nach digitaler Unterschrift | Falls der Empfänger das Dokument digital unterschreibt, kann der Status auf „online genehmigt“ geändert werden. |
Anhänge zusammenführen | Mehrere PDFs oder Bilder können als eine zusammengeführte PDF-Datei versendet werden. |
Anhänge hinzufügen
Folgende Dateitypen können an eine E-Mail-Template angehängt werden:
- Allgemeine Dateien (z. B. AGBs)
- Dynamische PDFs (z. B. Angebot für Privatkunden vs. Angebot für B2B)
- Standarddokumente (z. B. Bauvertrag)
Zusätzliche Funktionen für Anhänge:
- Möchtest du eine Datei als E-Mail-Anhang versenden? Aktiviere „Anhang“.
- Soll das Dokument digital unterschrieben werden? Aktiviere „Signatur“.
Aktualisiert am: 11/08/2025
Danke!