Import (Allgemein)
Mit dem Import-Tool können Sie schnell und einfach große Datenmengen in Robaws einfügen. Das macht den Wechsel von einer anderen Software zu Robaws zum Kinderspiel.
Dieses Tool ist auch nützlich, wenn Sie z. B. eine große Anzahl von Kunden hinzufügen oder schnell eine Massenänderung vornehmen möchten.
Kontenrahmen (accountancycodes)
Kunden + Ansprechpartner (clients)
Lieferanten + Ansprechpartner (suppliers)
Mitarbeiter (employees)
Projekte (projects)
Bestellungen (purchases)
Angebote (offers)
Aufträge (orders)
Rechnungen (invoices)
Gutschriften & Stornorechnungen (credits)
Eingangsrechnungen (incominginvoices)
Artikel (articles)
Staffelpreise (articlestierprices)
Geräte & Betriebsmittel (materials)
Zeiterfassung (timetickets)
Leistungen (posts)
Anspruchserklärungen (claimstates)
Serviceaufträge / Abonnements (subscriptions)
Diese finden Sie unter Einstellungen > Import.
In dieser Vorlage können Sie die Daten, die Sie importieren möchten, in das richtige Tab einfügen. In der obigen Liste können Sie zu den jeweiligen Modulen klicken, um zu sehen, worauf Sie beim Einfügen der Daten achten müssen.
Die meisten Module arbeiten mit mehreren Tabs. Zum Beispiel verwenden Sie zum Importieren eines Angebots sowohl den Tab „Angebote“ (offers) als auch den Tab „Angebotszeilen“ (offerlines).
Sobald die Daten in der Excel-Datei korrekt sind, können Sie sie über die Schaltfläche „Importieren“ in Robaws hochladen.
Eine Leiste erscheint in der Übersicht mit Datum, Anzahl der Zeilen und Fortschritt. Wenn der Import abgeschlossen ist, ändert sich der Status.
Wenn der Import falsch abgeschlossen wurde oder Sie die geladenen Daten entfernen möchten, um den Import mit einigen Anpassungen erneut durchzuführen, können wir den letzten Import für Sie rückgängig machen.
Bitte beachten Sie, dass nur der letzte Import rückgängig gemacht werden kann. Wenn Sie in der Zwischenzeit einen neuen Import durchgeführt haben, können Sie den vorherigen nicht rückgängig machen.
Beim Rückgängig machen werden alle neu hinzugefügten Elemente gelöscht. Wenn ein Update durchgeführt wurde, betrifft das Rückgängig machen nur neu hinzugefügte Elemente, nicht aktualisierte.
Wenn Sie während eines Imports auf Fehler und/oder Warnungen stoßen, können Sie den Fehler über den Bericht einsehen. Wenn der Fehler nicht sofort klar ist, können Sie den Support per Chat oder per E-Mail an [email protected] kontaktieren, und sie werden Ihnen weiterhelfen, den Fehler zu beheben.
Mit der Importvorlage kann auch eine Aktualisierung bestehender Datensätze durchgeführt werden. Das häufigste Beispiel hierfür ist eine Preisaktualisierung. Dafür können Sie die Spalte UPDATE_BY in der Excel-Datei verwenden. In dieser Spalte geben Sie den Namen der Spalte ein, anhand derer Sie die Aktualisierung durchführen möchten. Sie geben also nicht den Wert des Feldes ein; dies geschieht in der Spalte selbst.
In dem obigen Beispiel wird ein Artikel basierend auf der Artikelnummer aktualisiert. Wenn ART123 bereits besteht, werden die Preise dieses Artikels aktualisiert. Wenn kein Treffer mit dem Wert gefunden wird, wird ein neuer Artikel mit den Informationen in dieser Zeile hinzugefügt.
Die Werte, auf deren Grundlage Sie die Aktualisierung durchführen können, finden Sie auf den Seiten der einzelnen Module.
Wenn die Spalte UPDATE_BY leer bleibt, wird standardmäßig ein neues Element zum System hinzugefügt.
Module, die zusätzliche Felder in Robaws enthalten, haben zusätzliche Spaltentitel in der Importvorlage, sodass Sie diese zusätzlichen Felder in den Import einbeziehen können. Wenn Sie die Vorlage bereits heruntergeladen haben und die Titel für die zusätzlichen Felder in der Datei nicht sehen, liegt dies wahrscheinlich daran, dass die zusätzlichen Felder nachträglich hinzugefügt wurden. Wenn Sie die Vorlage erneut herunterladen, werden Sie diese sehen.
In der Importvorlage müssen alle Tabs vorhanden bleiben. Tabs, die Sie für Ihren Import nicht benötigen, können einfach unverändert bleiben; dies wird Ihren Import nicht beeinträchtigen. Wenn Sie die Tabs löschen, wird der Importservice blockiert und die Daten werden nicht in Ihre Umgebung geladen.
Dieses Tool ist auch nützlich, wenn Sie z. B. eine große Anzahl von Kunden hinzufügen oder schnell eine Massenänderung vornehmen möchten.
Welche Module können Sie importieren?
Kontenrahmen (accountancycodes)
Kunden + Ansprechpartner (clients)
Lieferanten + Ansprechpartner (suppliers)
Mitarbeiter (employees)
Projekte (projects)
Bestellungen (purchases)
Angebote (offers)
Aufträge (orders)
Rechnungen (invoices)
Gutschriften & Stornorechnungen (credits)
Eingangsrechnungen (incominginvoices)
Artikel (articles)
Staffelpreise (articlestierprices)
Geräte & Betriebsmittel (materials)
Zeiterfassung (timetickets)
Leistungen (posts)
Anspruchserklärungen (claimstates)
Serviceaufträge / Abonnements (subscriptions)
Wie funktioniert das?
1) Importvorlage herunterladen.
Diese finden Sie unter Einstellungen > Import.
In dieser Vorlage können Sie die Daten, die Sie importieren möchten, in das richtige Tab einfügen. In der obigen Liste können Sie zu den jeweiligen Modulen klicken, um zu sehen, worauf Sie beim Einfügen der Daten achten müssen.
Die meisten Module arbeiten mit mehreren Tabs. Zum Beispiel verwenden Sie zum Importieren eines Angebots sowohl den Tab „Angebote“ (offers) als auch den Tab „Angebotszeilen“ (offerlines).
2) Daten in Robaws importieren
Sobald die Daten in der Excel-Datei korrekt sind, können Sie sie über die Schaltfläche „Importieren“ in Robaws hochladen.
Eine Leiste erscheint in der Übersicht mit Datum, Anzahl der Zeilen und Fortschritt. Wenn der Import abgeschlossen ist, ändert sich der Status.
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Fertig | Import wurde korrekt ausgeführt, Daten sind im System zu finden. |
| Fertig mit Warnungen: | Import wurde ausgeführt, aber einige Felder konnten nicht gefunden werden. Mögliche Probleme sind: ein Hauptdatensatz wurde nicht gefunden, Datum nicht im richtigen Format, Spaltentitel existiert nicht, etc. |
| Fertig mit Fehlern | Import wurde unterbrochen und fehlgeschlagen. |
3) Rückgängig machen (Rollback des Imports)
Wenn der Import falsch abgeschlossen wurde oder Sie die geladenen Daten entfernen möchten, um den Import mit einigen Anpassungen erneut durchzuführen, können wir den letzten Import für Sie rückgängig machen.
Bitte beachten Sie, dass nur der letzte Import rückgängig gemacht werden kann. Wenn Sie in der Zwischenzeit einen neuen Import durchgeführt haben, können Sie den vorherigen nicht rückgängig machen.
Beim Rückgängig machen werden alle neu hinzugefügten Elemente gelöscht. Wenn ein Update durchgeführt wurde, betrifft das Rückgängig machen nur neu hinzugefügte Elemente, nicht aktualisierte.
4) Bericht anfordern
Wenn Sie während eines Imports auf Fehler und/oder Warnungen stoßen, können Sie den Fehler über den Bericht einsehen. Wenn der Fehler nicht sofort klar ist, können Sie den Support per Chat oder per E-Mail an [email protected] kontaktieren, und sie werden Ihnen weiterhelfen, den Fehler zu beheben.
Aktualisieren von Daten
Mit der Importvorlage kann auch eine Aktualisierung bestehender Datensätze durchgeführt werden. Das häufigste Beispiel hierfür ist eine Preisaktualisierung. Dafür können Sie die Spalte UPDATE_BY in der Excel-Datei verwenden. In dieser Spalte geben Sie den Namen der Spalte ein, anhand derer Sie die Aktualisierung durchführen möchten. Sie geben also nicht den Wert des Feldes ein; dies geschieht in der Spalte selbst.
In dem obigen Beispiel wird ein Artikel basierend auf der Artikelnummer aktualisiert. Wenn ART123 bereits besteht, werden die Preise dieses Artikels aktualisiert. Wenn kein Treffer mit dem Wert gefunden wird, wird ein neuer Artikel mit den Informationen in dieser Zeile hinzugefügt.
Die Werte, auf deren Grundlage Sie die Aktualisierung durchführen können, finden Sie auf den Seiten der einzelnen Module.
Wenn die Spalte UPDATE_BY leer bleibt, wird standardmäßig ein neues Element zum System hinzugefügt.
Zusätzliche Felder
Module, die zusätzliche Felder in Robaws enthalten, haben zusätzliche Spaltentitel in der Importvorlage, sodass Sie diese zusätzlichen Felder in den Import einbeziehen können. Wenn Sie die Vorlage bereits heruntergeladen haben und die Titel für die zusätzlichen Felder in der Datei nicht sehen, liegt dies wahrscheinlich daran, dass die zusätzlichen Felder nachträglich hinzugefügt wurden. Wenn Sie die Vorlage erneut herunterladen, werden Sie diese sehen.
In der Importvorlage müssen alle Tabs vorhanden bleiben. Tabs, die Sie für Ihren Import nicht benötigen, können einfach unverändert bleiben; dies wird Ihren Import nicht beeinträchtigen. Wenn Sie die Tabs löschen, wird der Importservice blockiert und die Daten werden nicht in Ihre Umgebung geladen.
Aktualisiert am: 10/10/2024
Danke!